Seneste nyt

Bestyrelsesmøde 26. nov 2019

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Dagsorden for bestyrelsesmøde 26. november 2019

Bestyrelsesmøde: tirsdag den 26. oktober 2019, hos Helge, kl. 19.00

Tilstede: Lena, Allan, Jef, Jan, Helge & Ellen-Margrethe

Afbud: Michaell

 

Referat/Dagsorden

Referent: Ellen-Margrethe

1. Godkendelse af dagsorden -> OK

2. Referat fra sidste møde godt pr. mail og offentliggjort på hjemmesiden -> OK

3. Valg af referent -> Ellen-Margrethe

4. Økonomi Budgetoversigt med forecast udsendt -> de forskellige afvigelsesposter blev forklaret. Et antal uforudsete mindre poster gør, at vi ikke kan holde budgettet. Beslutning om elevatorer senere på mødet afgør det endelige Forecast for 2019.

5. Ejendommens drift

a. Elektronisk kommunikation og opdatering af foreningens ejerkartotek -> Bestyrelsen udsender information herom til alle og sætter opslag i gangene. Alle som er/bliver tilmeldt til at modtage elektronisk kommunikation fra bestyrelse og administrator vil modtage en flaske vin Smile - da det sparer foreningen for mange penge.

b. Vand- og varmeforbrug -> Appen forventes at blive rullet ud inden for de næste par uger. Her kan ejerne få mulighed for dagen igennem at følge med i det løbende forbrug af varmt og koldt vand og varme døgnet rundt. Det er kun muligt at tilmelde sig, hvis man har tilmeldt sig elektronisk kommunikation (da der benyttes e-mailadresse) og har en Apple/Android tablet og /eller en smartphone.

c. Status på elevatorer -> Notat udsendt fra vedligeholdelsesudvalget sammen med mailtråde med vores servicepartner og et konkurrerende firma.

-> De to servicetilbud og status på elevatorerne blev drøftet grundigt. Vi besluttede ved afstemning, at det sikkerhedsmæssige vægter mest, og at Bestyrelsen ikke var parat til at arbejde med 2 forskellige leverandører og de kontraktuelle vanskeligheder, det potentielt kan medføre. Valget faldt på vores nuværende servicepartner Schindler med en udgift på et betragteligt beløb til nødvendige sikkerhedsforanstaltninger på alle 6 elevatorer. Desuden besluttede vi, at renovering af dørautomatikker med henblik på optimeret driftssikkerhed for et beløb på ca. 240.000 DKK henlægges til beslutning på den ordinære generalforsamling i marts 2020.

-> Konsekvensen af beslutningen er en samlet budgetoverskridelse i 2019 på ca. 202.000 DKK, svarende til ca. 17 pct. af det ordinære ejerbidrag og dermed inden for Bestyrelsens vedtægtsbestemte mandat. Arbejdet finansieres i første omgang af egenkapitalen, idet det lægges op til generalforsamlingen at beslutte den endelige finansiering.

d. Vandindtrængning -> Notat vedr. vandindtrængning 6, 4. tv og 4, 4. tv

 ➔ Tilsynsnotat er blevet udsendt. Udbedring af de to forskellige problemer bliver igangsat i henhold til anbefalingen. Der afsættes 15.000 kr. til reparationerne.

6. Oversigt over forsikringstilbud - > De blev drøftet, og vi valgte en 5-årig aftale med Købstædernes Forsikring, som træder i kraft 1. januar 2020.

7. Nyt fra Grundejerforeningen -> der henvises til referat på foreningens hjemmeside

8. Beboerhenvendelser

a. Dørsikring – en beboer har valgt en ny yderdør og fået tilbud om, at ved flere bestillinger kan prisen reduceres. Beboeren opfordres til at sætte opslag om tilbuddet op i opgangene og på Etape 1’s egen Facebook-side, så andre beboere får mulighed for at drage nytte af tilbuddet.

b. Gulvvarme i lejlighed -> henvendelse ang. etablering af gulvvarme i en lejlighed ->bestyrelsen har bedt ejeren om dokumentation fra en rådgivende ingeniør omkring løsningen, idet varmecentralen som udgangspunkt ikke er dimensioneret til gulvvarme ud over på badeværelserne.

c. Ønske om udvidelse af terrasser -> Bestyrelsen tilslutter sig det reviderede forslag og sender det til Grundejerforeningen til evt. udtalelse i henhold til den beskrevne beslutningsprocedure. Dernæst kommer forslaget op på den kommende ordinære generalforsamling ultimo marts 2020.

9. Næste møde: tirsdag 28. januar kl. 19.00 – 21.00, hvor?

Foreløbige mødedatoer: (tirsdage i lige uger foretrækkes) – tidspunkt: kl.19 - ca. 21.

- mandag 24. juni -> afholdt

- tirsdag 20. august -> afholdt som flere udvalgsmøder

- tirsdag 29. oktober -> afholdt

- tirsdag 26. november -> afholdt

- tirsdag 28. januar 2020 ->

- tirsdag 25. februar 2020

- Generalforsamling tirsdag 31. marts 2020 -> i Sundby Sejls Pejsestue

- Første møde hvor den ny bestyrelse konstitueres tirsdag 21. april 2020.

 

Mødet hævet kl. 23.05

 


Bestyrelsesmøde 29. okt 2019

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Dagsorden for bestyrelsesmøde 29. oktober 2019

Bestyrelsesmøde: tirsdag den 29. oktober 2019, hos Allan, kl. 19.00

Tilstede: Lena, Allan, Jef, Michaell, Jan, Helge & Ellen-Margrethe

Afbud:

 

Referat/Dagsorden

Referent: Ellen-Margrethe

1. Godkendelse af dagsorden -> OK

2. Referat fra sidste møde godt pr. mail og offentliggjort på hjemmesiden

3. Valg af referent -> Ellen-Margrethe

4. Ejendommens drift

a. Vand- og varmeforbrug – > Ved en fokuseret – men manuel – indsats igennem sidste varmesæson har Etape1 sparet ca. 68.000 DKK (14%) på den samlede varmeregning og sparet miljøet for endnu mere af CO2.
Med digitalisering forventer vi at skære yderligere ca. 6% af varmeforbruget, primært gennem bedre oplysning via Beboer App og optimeret styring af varmecentralen.
Vandforbruget ligger stabilt.
Allan gav introduktion til den kommende app, som bestyrelsen skal begynde at prøve i entest-/udviklingsversion.

b. IT -> Vurdering af ny struktur for bestyrelsens interne mailadresser og ’udefra-ind’ adr.

 i. Det synes, at der er generel tilfredshed med den nye funktionsstruktur for vores mail

c. Forsikringer -> Bilag 1+2 -> forsikringspræmierne er varslet til at stige ca. 42% - hvilket betyder en stigning i ejerbidraget på årsbasis på plus 2 %.

i. Forsikringsudvalget undersøger et par selskabers tilbud, og herefter vil gruppen indstille sit forslag til bestyrelsen.

Vedligeholdelse:

d. Elevatorer -> Vi har (endelig efter 8 måneder) fået tilstandsrapporter fra Schindler og har afholdt møde med dem. Der består sikkerhedsrisici, ligesom mindst 3 af dørmekanismerne bør skiftes til en helt ny servo-baseret type. For at sikre driften, anbefaler vedligeholdelsesudvalget at skifte alle 6 dørmekanismer. Sikkerhedsrisici blev drøftet, da vi har levet med dem i længere tid, og først nu er opmærksomme på dem. Vores prioritering er sikkerhed, stabil drift og økonomi i nævnte rækkefølge. Gennemførelse af tilbud fra Schindler vil kræve afholdelse af ekstraordinær generalforsamling pga. budgetoverskridelse. -> Bestyrelsen besluttede at tage dialogen med Schindler en gang til,og om nødvendigt at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling inden jul for at få mandat til at gennemføre de nødvendige reparationer på elevatorerne.

e. Nye vand- og varmemålere:

 i. Vi har fået nye vand- og varmemålere. Arbejdet er næsten færdiglavet og oversteg budgettet noget. Overordnet set forløb arbejdet godt, dog med en relativ alvorlig vandskade og et par småuheld. Arbejdet er stort set færdiglavet også reparation efter vandskaden/-erne.

ii. Vi har fået opgørelse på varmeregnskab -> hvad har det betydet? -> se under varmeforbrug. Med de nye målere og digital adgang giver vi beboerne mulighed for at spare endnu mere ved at blive mere bevidst om forbruget af vand og varme. Målingerne hjemtages med ca. 15 minutters interval og muliggør løbende opgørelse af varmeregnskabet i overensstemmelse med EU's energi effektivitets direktiv, derindfases over de kommende år. Bestyrelsen forventer at overgå til varmeregnskab på månedsbasis, så snart vores partnere er klar til det. Konsekvensen er, at de, der bruger varme om sommeren, betaler for den.

iii. Hvordan informerer vi beboerne om, hvordan de følger med i eget vand- og varmeforbrug, efter det nu er slut med det årlige aflæsningsbesøg? På mødet præsenterede Allan den nye App og Dashboard. Appen har i en uge været i test hos 8 beboere i 5 lejligheder og forventes frigivet til alle beboere medio november. Dem, der har brugt app’en, synes den er næsten ”magisk”!

f. Tag: inspektion -> Ekstern vurdering: generel god stand, vurderet restlevetid + 10 år. Forebyggende vedligehold er foretaget, men blev noget dyrere end budget, da det blev konstateret, at der lå meget vand under tagpappet (4-8m2) over opgang 2. Skaden er nu repareret – og der kom ikke vand ned gennem loftet. Samlet omkostning ca. 90.000 DKK.

g. Vinduer -> termorude i opgang 5 udskiftes. Ved regnvejret i uge 41/42 kom der vand af gavlvinduerne i en lejlighed i opgang 6 og af et sydvendt vindue i en lejlighed i opgang 4. Vores rådgivende ingeniør er på sagen.

h. Ventilation i opgang 5 Vi har modtaget resultatet af blowertesten og denne viser, at der ikke er utætheder der kan give anledning til lugtgener.

i. Gulvskader -> En beboer har skader på gulv, hvor fineren løsner sig. Bestyrelsen anser ikke, at vi kan gøre noget i den henseende.

j. Vandskade i kælderrum -> ingen af de berørte ejere har efterfølgende rapporteret om beskadigede genstande -> sagerne lukkes.

k. Forslag om græsarmering ved bagudgange pga. ”smat” -> Samlet pris ca. 50.000 DKK. Stilles som forslag til ordinær generalforsamling.

5. Generationsskifte og sikring af kontinuitet via bestyrelsens sammensætning

 a. Over de seneste 3 år har vi optimeret drift og vedligehold, opnået betragtelige besparelser, samt etableret en langsigtet økonomisk helhedsplan funderet i en 10-årig vedligeholdelsesplan.
Majoriteten af bestyrelsesmedlemmer har en høj anciennitet i bestyrelsen. Formand Lena meddelte, at hun ikke genopstiller hverken som formand eller til bestyrelsen i 2020, da hun får mere og mere rejseaktivitet.
Næstformand Allan (i vedligeholdelses- og økonomiudvalgene) meddelte, at han genopstiller i 2020, men næppe i 2021 og andre er ikke afklarede endnu.

6. Brugsret til terrasser for stuelejlighederne – ang. 30-årsfrist -> Bilag 3

a. Efter opfordring fra en ejer af en stuelejlighed, samt dialog med DEAS, besluttede bestyrelsen at stille forslag til kommende ordinære generalforsamling om en vedtægtsændring, der ændrer det nuværende datofastsatte udløb af enebrugsret til terrasser, så der fremover skal være et 30-årigt opsigelsesvarsel fra foreningens side. Dette er standard i nyere ejerforeningsvedtægter og fristen på 30 år følger af udstykningsloven. -> bestyrelsen er enig om at fremme forslaget.

b. Det blev drøftet, at andre bestemmelser i vedtægterne med fordel kunne ændres/opdateres. Bestyrelsen besluttede derfor at forsøge at nedsætte en arbejdsgruppe af interesserede beboere. Det er således ønsket, at det evt. forslag til vedtægtsændringer, som bestyrelsen får af den endnu ikke etablerede arbejdsgruppe, også vil blive stillet som et forslag til vedtægtsændringer på den ordinære generalforsamling.

i. Bestyrelsen efterlyser således interesserede beboere til at se på foreningens vedtægter og fremkomme med ændringsønsker hertil

7. Budget opfølgning -> økonomi -> Bilag 4 +5

 a. Forslag: Afholdelse af møde i private hjem. Mødeholderen får 300 kr. til dækning af fortæring (fx kaffe/te/brød/chokolade/vin/øl) og andet arbejde i forbindelse med mødeafholdelsen – meget billigere end på restaurant -> Forslaget blev vedtaget

8. Beboer henvendelser / - sager

a. En ejer af en stuelejlighed ønsker at udvide terrassen. Forslag -> Bilag 6 Efter præsentation fra beboeren og spørgerunde ser bestyrelsen positivt på forslaget – dog med et par mindre tilretninger. Derfor vil bestyrelsen få et nyt forslag til videre behandling. Når bestyrelsen ser ny tegning af forslaget – og kan acceptere dette – vil næste skridt være at opnå principiel tilslutning fra Grundejerforeningen, godkendelse på Etapens Generalforsamling samt tinglysning. Alle udgifter i forbindelse med udvidet brugsareal, etablering af ny hæk mv. bliver på lejlighedens ejers regning.

b. Ang. henstilling sko og andre genstande i opgangene; bestyrelsen anmoder beboerne til at holde sine sko og sager inden for lejligheden. Arealet under trappen må ikke benyttes til opbevaring.

9. Persondataforordningen – igen -> blev diskuteret og vurderes yderligere-> databehandlingsaftalen med North Q samt vores privatlivspolitik skal opdateres. Det vurderes om der behøves præsentation på Generalforsamlingen.

10. Grøn strategi -> grønt regnskab allerede nu? -> udsættes til næste møde.

11. Nyt fra Grundejerforeningen:

 Overordnet henvises til referaterne på Grundejerforeningens hjemmeside.Den kommende lille miljøstation blev diskuteret. Parkering og evt. nye regler herom blev diskuteret.

12. Juletræet tændes – er der nogle, som vil hjælpe. Uden frivillige ingen ’komsammen’ på Grønningen! Forslag til dato -> fredag den 29. november kl. 17.00. Ellen-Margrethe vil en sidste gang forsøge af være tovholder på arrangementet, herefter må andre træde til. Frivillige ønskes!

13. Sommerfesten den 31. august -> den gik godt og deltagerne (ca. 22) hyggede sig. Natten efter blæste det op, og det betød at vores relativ gamle partipavillon havarerede og kan derfor ikke bruges mere.

14. Evt. Hvilke personlige kontaktmuligheder skal der stå på vores hjemmeside -> emnet blev diskuteret. Private telefonnumre og mailadresser fjernes.

15. Næste møde: tirsdag 26. november kl. 19.00 – 21.00, hvor?

Foreløbige mødedatoer: (tirsdage i lige uger foretrækkes) – tidspunkt: kl.19 -ca. 21.

  • mandag 24. juni -> afholdt
  • tirsdag 20. august -> afholdt som flere udvalgsmøder
  • tirsdag 29. oktober -> afholdt
  • tirsdag 26. november ->
  • ?? december -> eventuel ekstraordinær generalforsamling??
  • tirsdag 28. januar 2020 ->
  • tirsdag 25. februar 2020
  • Generalforsamling tirsdag 31. marts 2020 -> i Sundby Sejls Pejsestue
  • Første møde hvor den ny bestyrelse konstitueres tirsdag 21. april 2020.

Mødet hævet kl. 23.00-isch

 

 


Bestyrelsesmøde 24. jun 2019

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Referat af bestyrelsesmøde 24. juni 2019

Referat af bestyrelsesmøde 24. juni 2019 Bestyrelsesmøde: mandag den 24. juni 2019, i Couloir, kl. 19.00

Tilstede: Lena, Allan, Jef, Michaell, Helge & Ellen-Margrethe

Afbud: Jan

Referat & Dagsorden

Referent: Ellen-Margrethe

1. Godkendelse af dagsorden -> OK 

 

2. Referat fra sidste møde godt pr mail og offentliggjort på hjemmesiden 


3. Valg af referent -> Ellen-Margrethe 

 

4. Ejendommens drift

a. Vand- og varmeforbrug – >

Overordnet ligger vi ca .100 m3 (2%) under forrige år – men da blødgøringsanlægget bruger ca.110 m3, har husholdningerne brugt ca. 200 m3 (4%) mindre. Når vi får de nye vand- og varmemålere vil vi kunne regulere varmvandsbeholderen, så mængden af det varme vand passer bedre til forbruget over døgnet/ugen/året.Bestyrelsen har til hensigt at fremlægge en klimapolitik på næste generalforsamling til beslutning. Fra enkelte beboere har der eksempelvis været ytret ønske om varme i badeværelset i den varme sommerperiode. Derfor vil der ikke blive slukket for varmen denne sommer, selvom det er bekosteligt. Vi tager emnet op på generalforsamlingen 2020.

b. IT og GDPR -> Nyt web-domæne set-up blev diskuteret og besluttet.

Persondataforordning GDPR

Ejerforeningen har en privatlivspolitik tilgængelig på hjemmesiden, hvor man kan læse,vores politik i forhold til personlige data, personhenførbare data og andre data.

i. Foreningen har databehandleraftaler med flere forskellige leverandører, herunder DEASog ISTA og North Q.

ii. De nye målere leverer samme data som de gamle, men mere detaljerede og medtime/minut intervaller i stedet for år. Målerne og dataene tilhører foreningen, opbevares og indgår i vores regnskabsmateriale samt til optimering af ejendommens energiforbrug som led i vores klimaindsats.

iii. Dataene for de enkelte lejligheder stilles til rådighed for ejerne/beboerne i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser om forbrugsmålinger og fordelingsregnskaber, og kun i den periode ejerne/beboerne bor i ejendommen.

iv. Vores privatlivspolitik omfatter allerede forbrugsdata og vil blive opdateret i nødvendigt omfang.

c. Forsikringer -> fortsætter efter sommerferien

Vedligeholdelse:

d. Elevatorer -> Efter forhandling, har vi opnået en refusion på ca. 70.000 kr. fra den tidligere servicepartner. Tilstandsrapport bliver udført den 27. juni 2019, hvorefter der tages stilling til dør-automatikken.

e. Nye vand- og varmemålere: I overensstemmelse med lovgivningen og beslutning på generalforsamlingen installerer vi nye vand- og varmemålere og overgår til digital og trådløs forbrugsaflæsning.

Det betyder:

 Slut med det årlige aflæsningsbesøg.

 Detaljerede forbrugsdata så de klima- økonomibevidste kan optimere eget energi- ogvandforbrug.

 Dataene indgår i den samlede energi-optimering og klimaindsats for ejendommen.

 Nye funktioner som alarmer, eks. hvis et toilet løber eller varmen ikke udnyttes.

 Fugt- og temperaturmåling i kælderen for overvågning af indeklima, lækager mv.

 Vi er parate til EUs-Energieffektivitetsdirektiv, herunder fordelingsregnskab på måneds- eller kvartalsbasis.

 Foreningen sparer penge på administrationen – i takt med at vi slipper for papiret.

Vi har valgt at skifte servicepartner fra ISTA til North Q. North Q har arbejdet med digital energistyring, -visualisering og -optimering af ejendomme i mange år. Selskabet er leverandør til store energiselskaber og har vundet flere priser i Danmark og EU. North Q deltager i flere udviklingsprojekter med bl.a. DTU, Danfoss og store boligselskaber – og os.

i. Sammenkoblingen af data fra varmecentralen og lejlighedsmålerne og fordelingsregnskabet er ny – det findes ikke på markedet i dag, men digitaliseringsbølgen og ”klimatosseriet” driver efterspørgslen i vejret. Vi er forrest i udviklingen og App- funktionerne vil derfor blive udviklet løbende i det kommende år.

ii. Selve målerne produceres i Skanderborg af Kamstrup og forventes at have en fysisk levetid på 16 år.

iii. Det er lavet en monteringsplan og alle lejlighederne får udskiftet måler i perioden 1. – 5. juli 2019. Der er mulighed for at booke eftermiddags-/aftentider, mod tillægsbetaling (ca. 350 kr.) direkte med montøren. Montøren aflæser, afmonterer og indsamler de gamle målere til ISTA, som udarbejder fordelingsregnskabet (2018/19) for sidste gang.

iv. Beboerne opfordres til at lave ’nøgleaftaler’ med søde naboer fra etapen eller venner, så arbejdet også kan udføres, selvom man ikke selv er på matriklen. Vi håber, at beboerne har den nødvendige fleksibilitet. Planen er sat op i opgangene.

f. Tag: inspektion -> general god stand, vurderet restlevetid + 10 år. Forebyggende vedligehold foretages i løbet af sommeren.

g. Vinduer: Oliering af vinduer – udføres samtidigt med udskiftning af målere (se ovenfor). For at opnå det pæneste resultat, set fra indefra, følges maleren med VVS-montøren rundt i blok 1, og maler håndlisterne indefra – forudsat tørvejr. Vi slår altså to fluer med ét smæk og omkostninger til liften sparet!

h. Ventilation -> Ventilation i opgang 5 er videoinspiceret og der rapporteres ”ingen utætheder”.

i. Gulvskader ->der er udført fugtmåling af firmaet Ruskol under gulv i en stuelejlighed grundet mistanke om fugt. Ved målingen fandtes, der er ikke fugt. Skaderne består i, at fineren skaller af/slipper bærelaget. Det vurderes indtil videre at høre under beboerens egen vedligeholdelsespligt.

j. Andet vedligehold /drift -> intet at bemærke 

 

5. Budget opfølgning -> økonomi -> intet at bemærke 

 

6. Beboer henvendelser / - sager -> Ulovlig parkering. Vi har fået henvendelse ang. ulovligt parkerede biler og kan fortælle, at Grundejerforeningen har fulgt op på sagen. Det indskærpes, at alle beboere føler vores p-regler – se reglerne på Grundejerforeningens hjemmeside. 

 

7. Grøn strategi -> grønt regnskab allerede nu? -> se punkt 3a. 

 

8. Nyt fra Grundejerforeningen:

Ellen-Margrethe og Jef informerede om situationen inden og efter det første bestyrelsesmøde i den nye bestyrelse for de fem etapers fælles Grundejerforening. Formanden (fra etape 5), der blev valgt,
på ”det ordinære bestyrelsesmøde” = generalforsamling i maj, fratrådte og det samme gjorde etape 2s repræsentant. Det betød en ny situation, og derfor blev der på bestyrelsesmødet valgt en konstitueret formand frem til medio august. På Grundejerforeningens møde i august er det ambitionen at få valgt en formand for resten perioden og få påbegyndt arbejdet med bl.a. en overordnet vedligeholdelsesplan og helhedsplan for udvikling af området. 

 

9. Bestyrelsesgodtgørelse -> udbetales til dækning af kontorartikler, møder, telefoni, internet. I overensstemmelse budget.  

 

10. Evt. 


11. Næste møde: tirsdag 20. august kl. 19.00 – 21.00

Foreløbige mødedatoer: (tirsdage i lige uger foretrækkes) – tidspunkt: kl.19 -ca. 21.

o mandag 24. juni -> afholdt

o tirsdag 20. august

o tirsdag 29. oktober

o tirsdag 26. november

o tirsdag 28. januar 2020

o tirsdag 25. februar 2020

o Generalforsamling tirsdag 31. marts 2020 -> i Sundby Sejls Pejsestue

o Første møde hvor den ny bestyrelse konstitueres tirsdag 21. april 2020.

HUSK: sommerfest den 31. august – Sally er tovholder. Sæt kryds i kalenderen. Mere info følger!

Mødet hævet kl. 21.20 

 


Bestyrelsesmøde 14. maj 2019

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Referat af bestyrelsesmøde 14. maj 2019

Bestyrelsesmøde: Tirsdag den 14. maj 2019, hos Jef Holm ØP 4, kl. 19.00-21:00

Tilstede: Lena, Allan, Jef, Helge, Jan & Ellen-Margrethe

Afbud: Michaell

Referat & Dagsorden

Referent: Ellen-Margrethe

1. Godkendelse af dagsorden og referat -> ok

 

2. Konstituering af bestyrelsen: Formand Lena, som er generalforsamlingsvalgt

Næstformand: Allan
Sekretær: Ellen-Margrethe
Følgende udvalg nedsat:

  • Vedligeholdelsesudvalg: Allan, Jef, Michaell
  • Økonomiudvalg: Allan, Jef
  • Grundejerforeningsrepræsentant: Ellen-Margrethe & Jef suppleant
  • IT-udvalg: Jef – (mere næste gang)
  • Forsikring: Lena, Jef

3. Ejendommens drift

a. a. Vand- og varmeforbrug – > opfølgning

b. Vedligeholdelse: Restarbejder fra oliering af vinduer og håndlister på altaner bliver fortagetultimo maj primo juni – malerfirmaet varsler! Malerfirmaet skal ind i to lejligheder i opgang4, alt andet udføres fra lift.

c. Nye vand- og varmemålere leveres af Kamstrup og installeres af RJ VVS i perioden 1.-4. juli;der varsles allersnarest. Vand – og varmeregnskab 2018-19 udføres af ISTA som sædvanligt. Herefter overgår opgaven til et andet firma, som håndterer ejendommens samlede digitale energistyring. Samtidig med udskiftning af vand- og varmemålere færdiggøres optimering og digitalisering varmecentralen. Back up mv etableres via FTP-servere.

d. Taginspektion: som opfølgning på vedligeholdelsesplanen er inspiceret og fundet i særdeles god stand. Enkelte steder vil der blive foretaget forebyggende vedligeholdelse.

e. Vedrørende vinduer foretages selvregistrering af tilstand med henblik på at skabe overblik over småfejl og mangler, og til det formål udsendes skema til alle beboere. Cykelstativer ud for nr. 4 og 6 Bestyrelsen var meget tilfredse med placeringen af det omflyttede cykelstativ og med udførelsen af arbejdet. Tak til Peter.

 

4. Budget opfølgning -> økonomi. Tyveri af udelamper – 20.000 kr. er ikke blevet dækket af forsikringen.[nbsp

 

5. Nyt fra Grundejerforeningen: Ellen-Margrethe orienterede fra det Ordinære bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen, hvor regnskab for 2018, formandens beretning og budget 2019 blev godkendt. 

 

6. Beboer henvendelser / - sager -> blev gennemgået og diskuteret. Pågående sager i opgang 5 og 1 angående ventilation blev gennemgået. 

 

7. Udarbejdelse af årsplan for bestyrelsens arbejde samt sociale arrangementer ->

a. Sommerfest er fastsat til 31. august - ændret i forhold til det, der står i referatet frageneralforsamlingen. Sally opgang 1 er tovholder.

b. Juletræet tændes. Her vil etape 1 melde sig som ‘medarrangør’ til Grundejerforeningen,formentlig fredag den 29. november kl. 17.00 (?)

c. Foreløbige mødedatoer: (tirsdage i lige uger foretrækkes) – tidspunkt: kl.19 -21.

mandag 24. juni
tirsdag 20. august
tirsdag 29. oktober
tirsdag 26. november
tirsdag 28. januar 2020
tirsdag 25. februar 2020
Generalforsamling tirsdag 31. marts 2020 -> husk at booke DEAS + Sundby Sejl. Første mødehvor den ny bestyrelse konstitueres tirsdag 21. april 2020. 
 
8. Evt. 
 


9. Næste møde: mandag 24. juni

 

 

Bestyrelsesmøde 28. jan 2019

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Bestyrelsesmøde – Referat

Torsdag den 28. februar 2019, hos Allan ØP 1, kl. 18:30 

Tilstede: Lena, Allan, Peter, Michaell, Jan & Ellen-Margrethe

Afbud: Helge

Referent: Ellen-Margrethe

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden og referat -> ok

2. Godkendelse af årsberetningen -> ok

3. Godkendelse af budgettet for 2019/2020 -> ok

4. Godkendelse af agendaen for Generalforsamlingen 2. april 2019

1. Forslag der stilles af bestyrelsen:

• Flytning af cykelstativ ud for nr. 4 til langs hækken ved endelejligheden i nr. 6 og nyt dobbeltsidet cykelstativ ud for nr. 4 samme placering som nuværende ensidet.

• Obligatorisk tilmelding til e-boks 

2. Lena; Allan; Ellen-Margrethe genopstiller til bestyrelsen. Michaell opstiller til bestyrelsenJan genopstiller som suppleant og Helge opstiller som suppleant

5. Evt.

 

Næste møde er generalforsamlingen den 2. april 2019 kl. 18.30

Umiddelbart efter generalforsamlingen er der et kort konstituerende møde i den nye bestyrelse.

 

Bestyrelsesmøde 22. jan 2019

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Bestyrelsesmøde – Referat

Tirsdag den 22. januar 2019

Tilstede: Lena, Allan (på telefon), Helge, Peter & Ellen-Margrethe

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden og referat -> ok

2. Årsplan for Bestyrelsen

Kommende mødedatoer

  • Torsdag den 28. februar 2019 – regnskab, budget, GF
  • Tirsdag den 2. april 2019 ugen før påske – Generalforsamling – alt booket.
  • Tirsdag den 2. april 2019 ugen før påske / konstituerende møde
  • Torsdag den 2. maj 2019 – Forslag til første møde i ny bestyrelse

3. Ejendommens Drift

3.1. Vedligehold

  • Varme- og vandmålere. Gennemgang af oplæg til beslutning. Tages under punkt 3.5
  • Varmtvandsforsyningen. Tages under punkt 3.5
  • Elevatorer: Der er kommet oplæg fra Schindler omkring renovering og service. KONE har givet et par mundtlige indikationer, men har indtil nu ikke givet et reelt oplæg. Vedligeholdelsesudvalgets anbefalinger blev diskuteret. Udvalget går videre med udgangspunkt i dets anbefalinger. Stor ros til udvalget!
  • Ventilation/brandtætning i nr. 5 – Der indhentes tilbud for en kameragennemgang, som også kommer til at kræve indgang til omkringliggende lejligheder.
  • Teknologisk institut var forbi i efteråret for at tjekke afskalninger fra altanerne. TI vurderede, at afskalningerne ikke har betydning for altanernes generelle bæreevne eller rækværkernes fastgørelse. Sagen afsluttet.
  • Nøgler: Der er ikke kommet tilbagemeldinger vedrørende nøgler. Låsebussen er blevet spurgt –> rykker dem

 

3.2. Forbedringer og forslag fra beboere

  • Cykelparkering nr. 4 og 6 udvides – der vil komme et oplæg til generalforsamlingen

3.3. Driftens årscyklus - Abonnementer og løbende kontrakter

  • Vi har samlet al information og opdateret flere af kontrakterne. Når igangværendeprojekter mv er overstået, skal vi have opstillet en ”årscyklus” sammen med SundbyRengørings Service, så vi får en samlet oversigt.
  • Der er lavet et kæmpe arbejde med en omfattende og detaljeret information specieltmed hensyn til vand og varmemålerne.

3.4. Forsikringer og skadesager
  • Vi fik stjålet udendørslamperne udfor nr. 2, 3, 4 og 5 i december. Tyveriet er anmeldt tilpolitiet og forsikringen.

3.5. Energistyring

  • Der er allerede opnået markante effektiviseringer og besparelser, både på energiforbrugog drift/tilsyn.
  • Vi er enige om at udføre optimerende vedligehold af varmecentralen, som gør, at energistyringen af vand og varme er ”state of the art” for området. Investeringen forventes tjent hjem på 1 – 11⁄2 år og iværksættes straks.

Allan fremlagde oplæg og anbefaling vedrørende nye vand og varmemålere opdateret til den nye lovgivning og med flere forskellige alternativer. Der var enighed om at gå videre med anbefalingen og slutforhandle løsningen. Vi satser på at gå over til den nye leverandør pr 1. juli 2019.

 

3.6. Opfølgning på vedligeholdelsesplanen

  • Opdateres sammen med budget.
  • Der er fokus på besparelser/stordrift, eks kan der spares el for flere tusinde kroner pr ventilator pr. år når disse skiftes, ligesom en samlet udskiftning kan gøre det noget billigere end enkeltvis.
  • Der er ny information om forventet levetid på elevatorer, der må forventes en hoved- renovering indenfor 10-15 år. 

4. Grundejerforeningen

Økonomisk helhedsplan for G/F -> det er besluttet, at der skal iværksættes tiltag på området. Anbefaling fra etapernes ERFA gruppe/Formandsinitiativet. 

 

5. Økonomi og administration

5.1. Generelt

  • Formandsinitiativet/ERFA – status – Allan.
  • Der udveksles erfaringer om drift mv. Ved seneste møde var der bred enighed om, at pålægge bestyrelsen i G/F at udarbejde en «2030-vision» og inddrage beboere mfl i arbejdet.

5.2. Kvartalsregnskab og Budgetopfølgning 2018

  • Udkast til årsregnskab er modtaget - Allan gennemgik. Alt er helt efter planen, men vihar realiseret en del besparelser, og har udsat visse vedligeholdelsesopgaver til 2019.

5.3. Budget for 2019 og 2020

  • Der er ikke udsigt til budgetændringer, der påvirker ejerbidraget udover almindeligprisregulering.

 

6. Beboersager, Husorden, Kommunikation

6.1. Bestyrelsesmail er gennemgået iht. GDPR retningslinjer!

6.2. Investering i eget domæne og egne mailadresser?

  • Hjemmesiden opdateres

 

7. Festudvalget

7.1. Sommerfest er planlagt til lørdag den 24. august 2019! Dvs. lørdag i uge 34, eller 4. lørdag i august!

 

8. Evt.