Bestyrelsesmøde 10. maj 2023

Referat, bestyrelsesmøde 19. maj 2023 kl. 19 på Couloir 

Til stede: Annette Smith, René Kornum, Johnny Kryger Sørensen, Peter Koefoed, Frank Johansen, Ulla Krogshede 

Dagsorden:

1. Valg af referent (fastlagt ved sidste møde: E1) 

2. Godkendelse af referat fra sidste møde (se fremsendte reviderede referat fra seneste bestyrelsesmøde)

3. Evt. Opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 

4. Konstituering af bestyrelse.

5. Bestyrelseshonorar

6. Godkendelse af regnskab for 2022 og budget for 2023 + 2024 (råbudget)

7. Fordeling af arbejdsopgaver

8. Status Udestående aktioner/sager 
   1. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighthing (Behrooz)
   2. Lille miljøstation – status (Peter)
   3. Skraldesug hos Balder – orientering om status (Peter)
   4. Legeplads (Johnny)
   5. Vedligeholdelsesplan
   6. Ny hjemmeside
   7. Beplantningsplan
   8. Ladestationsudvalg (Peter)

9. Aktionsliste – opdatering

10. Forslag/indlæg fra E1 om udeområders vedligehold 

11. Ansøgning til privat fællesvej

12. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E2 efter plan) 

13. Eventuelt 

Referat:

Ad 1. Valg af referent 
Efter referentliste: Ulla Krogshede fra Etape 1 blev valgt som referent. Referent ved næste møde vil være fra Etape 2 

Ad 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 
Referat fra sidste møde blev formelt godkendt. 

Ad 3. Evt opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter  
E1: Fortsat Ole og Ulla. Blot ændring at Ulla er bestyrelsesmedlem og Ole er suppleant 
E2: Uændret 
E3: Uændret 
E4: Uændret 
E5: Uændret. Samal har fået nyt tlf.nr. som vil blive opdateret på hjemmesiden 

 
Ad 4. Konstituering af bestyrelse 
Formand 2023-2024: Peter Koefoed, Etape 5, valgt uden modkandidater 
Sekretær: René Kornum, Etape 3, valgt uden modkandidater 

Ad 5. Bestyrelseshonorar 
Det blev besluttet, at alle medlemmer og suppleanter modtager den maksimale godtgørelse på 3.950 kr.; beløbene udbetales ultimo november 2023 for at sikre, at medlemmer og suppleanter først honoreres, når de har haft hvervet i en vis tid 

 
Ad 6. Godkendelse af regnskab for 2022 og budget for 2023 + 2024 (råbudget) 
Regnskab for 2022 samt budget for 2023 + 2024 blev formelt godkendt. 

Ad 7. Fordeling af arbejdsopgaver 
Da, der ikke er ændret væsentligt i bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter, er det besluttet, at fordelingen af arbejdsopgaver i 2022, fortsætter i 2023 

Ad 8. Status Udestående aktioner/sager* 

1. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighthing (Behrooz erstattes af Frank) 
   Betaling godkendt Retten forventes at godkende i nær fremtid således at Syn & Skøn kan starte  

2. Lille miljøstation – status (Peter) 
   Lille miljøstation er så tæt på at være færdig. Eneste udestående er en nøglebox. Jeppe foreslås som opsynsmand. 

3. Skraldesug hos Balder – orientering om status (Peter)  
   Dialog fortsætter. Der er stadigvæk lugtgener 

4. Legeplads (Johnny) 
   Der afventes et tilbud på udskiftning af stolper, ruller o.a.  Det blev påpeget at der er brug for udskiftning af sand, hvorfor der vil blive bedt om et tilbud.  Der er for længe siden indgået en aftale med SRS om at tilse sandet hver dag. Denne aftale bør genopfriskes overfor SRS da der er en klar opfattelse af at den er gået i glemmebogen.  

5. Vedligeholdelsesplan (Peter) 
   Det er nødvendigt med en plan for at kunne forholde sig økonomisk og praktisk til større/mindre projekter for at vedligeholde og udvikle fællesarealer mm. 
   Et møde med Holmsgaard vil snarest komme i kalenderen.

6. Ny hjemmeside (Behrooz) 
   Samal overtager som tovholder  

7. Beplantningsplan (Rene) 
   Fra efteråret 2023 har et team af repræsentanter fra de forskellige etaper arbejdet på en beplantningsplan for fællesarealer. Dette arbejde er ikke færdiggjort, hvorfor gruppen opfordres til at fortsætte, indtil én eller flere planer kan fremlægges. 
   Indtil en ny plan ligger klar, vil René gennemgå områdets status pt. med vores gartner og sikre, at kontrakten følges. Der var enighed i bestyrelsen om, at flere opgaver trænger til et løft. 

8. Ladestationsudvalg (Peter) 
   Fra efteråret 2023 har et team af repræsentanter fra de forskellige etaper arbejdet på en plan for lade standere. Dette arbejde er ikke færdiggjort og fortsætter derfor en tid endnu. 

Ad 9. Aktionliste – opdatering 
Grundet tidsnød aftaltes det at cirkulere aktionslisten elektronisk og aftale en prioritering af disse. 

Ad 10. Forslag/indlæg fra E1 om udeområders vedligehold 
Forslaget blev taget ad notam og det aftaltes at give den store miljøstation en make-over samt komme den på aktionslisten.  Et tilbud hvor udtrykket skal ligne den nye miljøstation ved etape 5 indhentes og prioriteres ift. budget for 2024.  Derudover blev det aftalt at drøfte det med både gartner samt SRS for udførelse af vedligehold (jvf. pkt. 8. g) 

Ad 11. Ansøgning til privat fællesvej 
Sundby Parkvej samt Øresund Parkvej er begge registreret som privat fællesvej. Det blev aftalt at bede de enkelte etapers bestyrelser om at godkende at GF søger Københavns Kommune om tilladelse til at administrere parkering på disse private fællesveje. 

Ad 11. Dato for kommende møde / valg af referent til kommende møde (E2 efter plan) 
Dato for bestyrelsesmøde 21. juni 2023 kl. 19 på Couloir. 
Referent til kommende møde bliver fra Etape 2, jf. plan.   

Eventuelt 
Under eventuelt blev det foreslået at sætte gang i formandsinitiativet. Peter vil sende en mail til formændene fra de enkelte etaper og opfordre til at mødes og dele erfaringer samt gå sammen om fælles projekter hvor der er en oplagt synergi. 

Der er 2 ejere der har meldt sig til at påtage sig kontakten til gartner og tilsikre at kontrakten bliver overholdt samt eventuelle nye aktiviteter bliver udført. 

Etape 1 vil anmode Ellen-Margrethe om at holde opsyn med den store miljøstation.