Bestyrelsesmøde

Referat fra bestyrelsesmøde onsdag d. 30. oktober 2019

Referat

Sted: Couloir, Amager Strandvej 100; 

Tid: kl. 18.30

Til stede: Bodil (E5), Martin (E5 supp), Heidi (E4), Ronnie (E4 supp), René (E3), Karsten (E2), Lennart (E2 suppl), Ellen-Margrethe (E1), Jef (E1 supp)

Fraværende: Johnny (E3 supp);

Referat/Dagsorden:

1. Valg af referent -> Ellen-Margrethe

2. Udskudt punkt fra 3.10.19

Legeplads.

a. Trampolin – > tilbagemelding. Der er en vis bekymring for sikkerheden. Grundejerforeningen går ikke videre med sagen, førend etape 4 eller en anden etape har vedtaget et ønske herom på en generalforsamling til at få forslaget i Grundejerforeningen.

b. Årlig legepladsinspektion – samt bænke -> ifølge rapporten skal flere småting repareres. Desuden skal bænkene olieres. Nyt legehuset påtænkes et af de nærmeste år. -> Bodil iværksætter reparationerne.

3. Gmail og hjemmeside

a. Status -> René opretter en ny g-mail til bestyrelsen. DEAS får ”administrationen” heraf.

b. Ny hjemmeside -> Heidi og Ronnie kommer med oplæg til, hvordan vi kan etablere et nyt set-up, som kan håndteres/opdateres af Grundejerforeningen selv.

c. Databehandleraftale -> Grundejerforeningen vil lade sig inspirere af etapernes egne aftaler på området.

4. Miljøstation

a. Placering -> der er indkommet en række ændringsforslag, som bestyrelsen har vurderet. Bestyrelsen har ikke kunne gå ind for nogle af ændringsforslagene. Dvs. at en ny lille miljøstation bliver etableret ved Sundby Parkvej 7, som ansøgt (ønsket) af bestyrelsen i etape 5.

b. Videre plan – > De beboere, som er kommet med kommentarer til en anden placering af den lille miljøstation, vil modtage svar fra bestyrelsen. Der vil tillige komme opslag op i opgangene. Martin kontakter vores konsulent og vil i øvrigt gerne hjælpe med denvidere proces.

c. Skrivelse fra DEAS ang. lovlighed -> Bodil undersøger sagen med DEAS 

d. Nedgravet affaldsstation.
https://www.zenzo.dk/zenzo-miljo/nedgravede-affaldssystemer/lumio-nedgravet-miljostation – interessant forslag, men løsningen kan ikke håndtere fx pap, og vil derfor ikke være relevant i forbindelse med etablering af den ny lille miljøstation.  

5. De grønne områder

a. Vedligeholdelsesaftale- tilbagemelding. (evt. debat sker på særligt møde) -> René har indhentet et alternativt tilbud og endnu et kommer snart. Vi diskuterede det nye forslag og sammenlignede med det med vores aktuelle aftale. På næste møde vil vidiskutere de tilbud, vi har fået.

b. Efeu – tilbagemelding -> afventer og tænkes ind i en kommende ny aftale

c. Klip af beplantning ved- og renholdelse af- cykelskure -> vil indgå i en ny aftale

d. Beboerhenvendelse- erstatning af træer ved etape 5 -> det vil indgå i vurdering af hækplanter

e. Udskifningsplan for udgåede fyrtræer -> plan iværksættes, når alternative tilbud er behandlet jf. pkt. 5.a.

6. Udendørs belysning

a. Svigt i belysning -> bestyrelsen fik tilbagemelding om problemerne af Lennart

b. LED-lys – tilbagemelding -> Lennart gav en status og forklarede om nogle af de mange teknikaliteter, der er i lyssætningen

c. Reparation/udskiftning af lys /+ evt. kabler -> Lennart indhenter to til tre tilbud.

7. Parkering

a. Parkering generelt- tilbagemelding fra udvalg

b. Administration af parkeringsregler ->Forretningsorden af 10. september 2019 udarbejdet af P-gruppen blev forelagt (Bilag A.) og vedtaget. Herefter kontaktes P-Zone om håndtering af reglerne. Elektronisk parkeringssystem undersøges -> Jef P

c. Skrivelse ved misbrug af P-kort -> Advarsel skrivelse (Bilag B) blev vedtaget.

d. Etape 4 og etape 5 vil fremover også benytte sig af tre parkeringskort pr. lejlighed. Det gælder fortsat, at det kun er tilladt at låne P-kort til gæster, der besøger én på matriklen.

 
8. Økonomi

a. Bestyrelseshonorar -> tages op i de enkelte bestyrelser, og medlemmerne herfra kommer tilbage med den respektives etapes synspunkt. Ingen får i år godtgørelse i forbindelse med arbejdet i grundejerforeningen.

b. Budget for 2020 og 2021 -> vil være en almindelig fremskrivning af nuværende regnskab og budget

c. Vedligeholdelsesplan -> den bliver skitseret, når vi har fået tilbagemelding fra gartneraftalen, hvorefter det undersøges, hvor meget og hvordan Grundejerforeningen kan/skal hensætte til kommende vedligeholdelsesarbejder af veje, lys og de grønne områder mv. 

9. Forsikring

a. Bestyrelsesansvar -> valgt og tegnet

10. Juletræet tændes- arrangement? – er der nogle, som vil hjælpe? Uden frivillige ingen ’komsammen’ på Grønningen! Frivillige søges! Ellen-Margrethe vil forsøge at være tovholder, hvorefter opgaven må gå til andre – også gerne beboere, som ikke er medlem af en etape-bestyrelse! Fredag den 29. november kl. 17.00 -17.30

11. Møde plan

a. Næste møde tirsdag den 14. januar kl. 19.00 på Couloir

b. Ordinært møde i maj 27. maj 2020 kl. 19.00

c. Evt. øvrige møder onsdag 4. marts 2020

 
12. Eventuelt

 Ekstra bøgetræer?Fyrtræer har ikke godt af at blive klippet i toppen, da de enten dør eller bliver ’busk-agtige’. 

Optegning af ’haj-tænder’. Miljø-affald i opgangens ’skralderum’ – et forslag.