Skrevet af: Samal Samuelsen Slags: Bestyrelsesmøder Dato: 15. November 2023

Bestyrelsesmøde 15. november 2023

Dagsorden, ordinært bestyrelsesmøde 15. november 2023, kl. 19 (La Madelene) 

  1. Valg af referent (fastlagt ved sidste møde: E4) 
  2. Godkendelse af referat fra sidste møde (er sket online) 
  3. Evt. Opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 
  4. Fordeling af arbejdsopgaver (nogen ændringer?) 
  5. Status Udestående aktioner/sager* 
    1. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighthing (Behrooz) 
      1. Kan vi iværksætte reparationer efter syn og skønsforretning? 
    2. Skraldesug hos Balder – orientering om status (Peter)  
    3. Store Miljøstation 
      1. klipning af hæk indenfor 
      2. udskiftning til låsefri papcontainere 
      3. vaskning af biocontainer 
    4. Ny miljøstation – opfølgning/erfaringer (Peter) 
    5. Legeplads (Johnny) 
    6. Vedligeholdelsesplan (Peter) 
      1. Se vedhæftede. 
    7. Ny hjemmeside – status (Samal) 
      1. Herunder underskrift af 2022 årsregnskab (Peter) 
    8. Beplantningsplan/grønne områder – noget nyt? (René) 
    9. Parkeringsudvalg 
      1. Status på retssag anlagt af beboer i E1; herunder udfald af forberedende retsmøde 2/11 (Peter) 
      2. Diskrepans mellem skiltning og parkeringsafgifter fra Parkzone. Status? 
    10. Ladestationsudvalg (Peter) 
    11. Samarbejde med SRS/TipTop Rengøring 
  6. Spørgsmål om snitflade mellem Grundejerforenings og Etapers ansvar, forpligtelser og beføjelser  
    1. Opfølgning fra sidste møde; Relevans? (Peter) 
  7. Maling af asfalt forår 2024 
    1. Status? (René) 
  8. Ansøgning til privat fællesvej 
    1. Status? 
  9. Ønske fra E5: fjernelse af (død) hæk mod vest ved parkeringsplads ud for SP 7, og anlæg af en række fliser. 
    1. Parkeringsplads for smal og ubrugelig pt på grund af hækken. 
  10. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E5 efter plan) 
  11. Eventuelt 

Referat:

Deltagere: Peter Koefoed (E5), Samal Samuelsen (E5), Frank Johansen (E4), Johnny Kryger Sørensen (E3), René Kornum (E3), Mette Vaaben Mortensen (E2), Annette Smith (E2), Ulla Krogshede (E1) og Ole Svane Dam (E1) 

Afbud: Behrooz Arvanaghi (E4) 

GF er beslutningsdygtig, når 3 etaper er repræsenteret som det er tilfældet på dette møde. 

  1. Valg af referent (fastlagt ved sidste møde: E4) 
    Frank Johansen 
  2. Godkendelse af referat fra sidste møde (er sket online) 
    Da den nye hjemmeside for G/F desværre endnu ikke er oppe at køre, rundsendes de 3 seneste referater til bestyrelsen i G/F for eventuel distribution blandt etapebestyrelserne og ejerne  
  3. Evt. Opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 
    Ingen opdateringer 
  4. Fordeling af arbejdsopgaver (nogen ændringer?) 
    Peter erstatter Frank omkring ladestanderudvalget på aktivitetslisten. 
  5. Status Udestående aktioner/sager
    1. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighthing (Behrooz) 
      1. Kan vi iværksætte reparationer efter syn og skønsforretning?  
        Frank deltog i syn og skønsforretningen 10. oktober. Retten har forlænget tidsfristen for aflevering af skønserklæring til den 20. november. Vi afventer skønserklæringen førend G/F beslutter næste skridt. Der er dog behov for mere lys hurtigst muligt. Peter kontakter vores advokat for afklaring omkring, hvilke muligheder vi juridisk har for at løse denne udfordring.  Etape 1 har en kortslutning der medfører, at samtlige lys-pullerter ikke fungerer. Etape 1 kontakter elektriker for fejlfinding og udbedring.   
    2. Skraldesug hos Balder – orientering om status (Peter)  
      Balder følger stort set den plan de har sat os i udsigt. Lugtgener forsøges reduceret/elimineret ved mere rengøring og indsætning af kulfilter på skorsten. Godkendelse af Københavns Kommune vedr. ny løsning til erstatning af nuværende skraldesug er forsinket pga. af lang ekspeditionstid 
    3. Store Miljøstation 
      1. klipning af hæk indenfor. Rene tager fat i Egedal 
      2. udskiftning til låsefri papcontainere. Ole kontakter relevant instans 
      3. vaskning af biocontainer. Ole kontakter relevant instans  
         
    4. Ny miljøstation – opfølgning/erfaringer (Peter) 
      Der er stor tilfredshed med resultatet. Låsen fungerer nu fint.  
    5. Legeplads (Johnny) 
      Vi har haft udfordringer med at finde håndværkere og korrekt materiale til reparation af diverse udstyr på legepladsen til en fornuftig pris. Mette og Johnny gennemgår sammen legepladsen og forsøger at få udbedret manglerne. Forslag fra etape 4 om opstilling af bord og grill blev godt modtaget i G/F og indgår i Mette og Johnnys arbejde. 
      Juletræ tændes 1.12. 
    6. Vedligeholdelsesplan (Peter) 
      1. Se vedhæftede. 
        Ulla udarbejder oplæg til næste møde.  
    7. Ny hjemmeside – status (Samal) 
      1. Samal tager fat på Behrooz og duckwise. Vi forventer, at G/F ’s hjemmeside kører inden årets udgang. Etape 1 oplyste, at de har indgået aftale med duckwise således de også kommer med på samme løsning som G/F, Etape 5 og Etape 4 
      2. Herunder underskrift af 2022 årsregnskab (Peter) 
        Relevante bestyrelsesmedlemmer underskrev årsregnskabet og Peter sørger for, at Deas får dokumentet. 
    8. Beplantningsplan/grønne områder – noget nyt? (René) 
      Diskussion om, hvordan vi kommer videre med nyt beplantningsudvalg. Opgaven skal være bedre defineret end sidste gang. G/F udbeder sig forslag fra de enkelte bestyrelser til områder som ønskes belyst/undersøgt nærmere fx. Ændring i træer, blomster på højene, ændring/supplering med planter, der blomster på andre tider end hybenroserne. 

      Der er stor tilfredshed fra alle etaper med resultatet af Egedals indsats i sensommer/efteråret. Der på går dialog om omkostningsbyrden for reducering af hækhøjden, der flere steder er markant over 180 cm. Rene oplyste, at Egedal har fremsendt ny kontrakt og vil snarest blive distribueret til bestyrelsen.  
    9. Parkeringsudvalg  
      1. Status på retssag anlagt af beboer i E1; herunder udfald af forberedende retsmøde 2/11 (Peter) Retten har fastsat en frist til den 30. november for vores modpart til at antage en advokat i sagen og indlevere et omformuleret processkrift. 
      2. Diskrepans mellem skiltning og parkeringsafgifter fra Parkzone. Status? Opgaven er givet videre. Ej tjekket om det faktisk er gennemført. Rene kontakter Egedal 
    10. Ladestationsudvalg (Peter) Oplæg forventes leveret inden årets udgang til videre behandling i bestyrelserne.  
    11. Samarbejde med SRS/TipTop Rengøring Der holdes internt møde 16.11 og møde 2 den 18. januar med SRS/TipTop Rengøring.  
  6. Spørgsmål om snitflade mellem Grundejerforeningens og Etapers ansvar, forpligtelser og beføjelser  
    1. Opfølgning fra sidste møde; Relevans? (Peter) Aftalt at dette punkt udskydes til næste møde 4. januar  
  7. Maling af asfalt forår 2024 
    1. Status? (René) Foretages i foråret når det er billigere. 
  8. Ansøgning til privat fællesvej 
    1. Status? Aftalt at dette punkt udskydes til næste møde 4. januar  
  9. Ønske fra E5: fjernelse af (død) hæk mod vest ved parkeringsplads ud for SP 7, og anlæg af en række fliser. 
    1. Parkeringsplads for smal og ubrugelig pt på grund af hækken. Frank indhenter accept fra bestyrelsen i Etape 4 
  10. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E5 efter plan) 
    4. januar (E5 referent) og 29. februar (E1 referent) 
  11. Eventuelt
    Ingen emner blev taget op.