Bestyrelsesmøde
Referat af bestyrelsesmøde 20. juni 2019
Dagsorden for bestyrelsesmøde torsdag d. 20. juni 2019
Sted: Couloir, Amager Strandvej 100,
Tid: 19.00
Tilstede: Bodil Sørensen – etape 5, Heidi Bligaard og Ronnie Bremer – etape 4, René Kornum og Johnny Sørensen – etape 3, Ellen-Margrethe Soelberg og Jef Holm-Hansen – etape 1. Førstnævnte er medlem, andet medlem suppleant.
Fraværende: Etape 2.
Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3. Fordeling af arbejdsopgaver og ansvarsområder
4. De grønne områder
5. Parkering
6. Økonomi
7. Legeplads
8. Miljøstation
9. Udendørs belysning
10. Vedligeholdelsesplan
11. Næste møde
12. Eventuelt
Ovennævnte dagsorden blev fravalgt grundet fratræden af den tidligere formand og et bestyrelsesmedlem inden denne bestyrelses første møde og den dermed nye situation, som Grundejerforeningen står i.
Vi blev enige om nedenstående reducerede dagsorden
1. Valg af konstitueret formand
2. Valg af referent
3. Diskussion af bestyrelsens situationen og fremtidige arbejds- og samarbejdsformer
4. Godkendelse af referat fra ”ordinært bestyrelsesmøde”, som er at sammenligne med en generalforsamling.
5. Nogle af de udestående opgaver
6. Næste møde
Referat af mødet
1. Valg af konstitueret formand
Efter megen diskussion blev en konstitueret formand valgt frem til næste møde den 14. august. Den nye repræsentant fra etape 5, den tidligere formands suppleant, Bodil Sørensen blev valgt med stemmerne fra etape 5, 4 og 1. Etape 3 var imod.
2. Valg af referent – Ellen-Margrethe
3. Diskussion af bestyrelsens situationen og fremtidige arbejds- og samarbejdsformer
Her besluttede vi på den korte bane frem til august-mødet, at
a. Flere medlemmer skal have indsigt i de enkelte områder, mindst to fra bestyrelsen (inklusive suppleanter)
b. Mail håndtering -> Rene sletter de ukendte modtagere af Grundejerforeningens mailboks -> den konstituerede formand, Bodil, skal overgå som ejer af mailboks
c. René ændrer og sender en kode til Grundejerforeningens mailboks til os i bestyrelsen
d. Økonomiudvalg -> den konstituerede formand og Heidi. Formanden sender evt. regninger til administrator/DEAS, og Heidi skal altid være CC på disse mails førend DEAS gennemfører betaling. Bodil informerer DEAS om denne nye procedurer ved betaling af regninger.
e. Generelt skal al mailkorrespondance, der vedrører grundejerforeningen (DEAS, HN-service, parkZone, mv.), gå via grundejerforeningen Gmail.
f. P-udvalg -> to medlemmer -> Bodil & Jef. P-udvalget besvarer evt. mails ang. parkeringsspørgsmål.
4. Godkendelse af referat fra ”ordinært bestyrelsesmøde”, som er at sammenligne med en generalforsamling.
Blev godkendt med følgende tilføjelse til punkt 10 ” De nye mere fremadrettede opgaver, som der er enighed om, som f.eks. arbejdet omkring etablering af LED-lys, elbil-parkering, revision af parkeringsregler m.v. overdrages som udestående opgaver til ny bestyrelse.” Under evt. tilføjes ” Etape 3 vil foreslå den nye bestyrelse at undersøge om bygningen med skraldesug på Balder grunden er lovlig opført.
Ellen-Margrethe sender det godkendte referat til administrator til endelig behandling.
5. Nogle af de udestående opgaver -> skitseres
a. Miljøstation -> den kommende ved etape 5, forskellige forhold skal undersøges
b. Forskellige forhold angående miljøstationen -> viceværten kontaktes
c. Mange – men ikke alle – andre opgaver blev diskuteret og vendt. På næste møde er det håbet, at vi kan få prioriteret og fordelt drift- og vedligeholdelsesopgaverne.
d. Revision af gartneraftale
6. Næste møde på Couloir -> den 14. august 2019 kl. 19.00
Mødet hævet kl. 21.35