Bestyrelsesmøde
Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 6. marts 2019 kl. 19.00
Deltagere: Flemming(formand) og Bodil (fra 5. etape), Peter(1.), Niels Jørgen og Henrik (3) samt Kurt (4.).
Der var afbud fra Susanne(3), Ellen Margrethe(1) samt Lennart og Kirsten(2).
Dagsorden:
1) Valg af referent
2) Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3) De grønne områder
4) Parkering
5) Økonomi
6) Legeplads
7) Miljøstation
8) Udendørs belysning
9) Opsætning af skilte/bomme ved cykelsti
10) Vedligeholdelsesplan
11) Næste møde
12) Eventuelt
1) Valg af referent
Niels Jørgen blev valgt som referent.
2) Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet af mødet den 13. december 2019 var blevet godkendt elektronisk og lagt ud på hjemmesiden. Der var ingen yderligere bemærkninger til referatet.
3) De grønne områder
Indeksering af honoraret for sommervedligeholdelsen af de grønne områder jf. kontraktaftale med HN-service blev drøftet. Bestyrelsen blev enig om at tilbyde 3 pct, regulering af honoraret svarende til løn- og prisudviklingen over de sidste to år. Honoraret blev senest reguleret for 2 år siden. Formanden vil kontakte HN herom.
Formanden oplyste, at HN-service endnu ikke havde plantet 2 nye fyrretræer i stedet for de to, som blev klippet ned ud for etape 5 jf. referat fra sidste møde.
Beskæringen af hybenbuskene var blevet sat i gang på foranledning af formanden og efter godkendelse pr. mail fra bestyrelsen. Det er 5 år siden at buskene sidst blev skåret ned.
4) Parkering
Ingen bemærkninger
5) Økonomi
Forslag til budget for 2019 blev fremlagt. Der budgetteres med et underskud på 60.000 kr. bl.a. som følge af den ekstraordinære beskæring af hybenbuskene. Underskuddet dækkes af egenkapitalen.
6) Legeplads
Niels Jørgen havde indhentet tilbud fra HN-service om levering af ekstra grus og sand til henholdsvis klatrestativområdet og karruselområdet, ialt 8 kbm. Derudover skulle der foretages efterspænding af samtlige skruer og bolte på legepladsen samt smøring af karrusellerne Tilbuddet på godt 10.000 kr. ex. Moms blev godkendt.
HN-service undersøger om gummibelægningen ved klatrestativ kan gøres fast uden at udskifte hele belægningen.
Kappen som beskytter leje ved den lille stangkarrusel er revnet og sand er trængt ind så den ikke roterer så godt. Reparation er formentlig for dyrt efter HNs vurdering sammenholdt med skift til en ny. Bodil kontakter fabrikken Kompan for at høre nærmere om reparationsmulighederne. Karrusellen bliver foreløbigt stående, da den stadig fungerer nogenlunde.
7) Miljøstation
Bodil og Ellen Margrethe har haft møde med Kommunen vedr. affaldshåndteringen og en eventuel ny station. Kommunen havde en ny medarbejder på sagen. Han lovede at undersøge hvilke lovkrav, som nu er gældende for affaldshåndteringen med eventuelle forslag til løsninger. Bestyrelsen finder f.eks., at indsamling af bioaffald fungerer dårligt, da der for de fleste er langt til biocontainerne.
8) Udendørs belysning
Lennart, som er tovholder på projektet om LED lys havde meldt afbud til mødet. Emnet tages op på næste møde.
9) Opsætning af skilte/bomme ved cykelsti
Skiltene mod hundeluftning på vores områder blev fjernet kort efter opsætningen af ukendte personer og bestyrelsen havde modtaget mails fra utilfredse beboere/hundeejere. Bestyrelsen besluttede ikke at opsætte nye skilte, men ønskede heller ikke at ændre på reglerne, som foreslået af en gruppe beboere.
Beslutning om opsætning af en tværbom ved udkørsel til cykel-/gangstien mod vest ved etape 4 blev udskudt indtil der forelå en afklaring om behov og regler herfor hos ejerforeningerne. Se også under punktet eventuelt.
10) Vedligeholdelsesplan
Mødet med landskabsarkitekt Julie Kierkegaard, som har været med til at lave den oprindelige beplantningsplan for området for Skanska er flyttet, så det nu afholdes den 30. April. Forventede deltagere fra grundejerforeningen Henrik og Flemming.
11) Næste møde
Næste bestyrelsesmøde den ordinære med deltagelse af administrator afholdes torsdag den 9. maj kl. 19.00 på Couloir.
12) Eventuelt
Grundejerforeningen havde modtaget et forslag fra nogle beboere i etape 3 om opsætning af et rækværk i passagen ud mod cykelstien mod vest. Bestyrelsen mener, at opsætning af eventuel rækværk først skal drøftes i ejerforeningen etape 3. Hvis ejerforeningen kan tilslutte sig forslaget kan den gå videre til grundejerforeningen.
Henrik oplyste, at etape 3 overvejer at etablere ekstra parkeringspladser til ladcykler for enden af cykelskurene tilsvarende, hvad andre etaper har gjort. Hvis ejerforeningen beslutter sig herfor vil grundejerforeningen modtage forslaget til godkendelse.
Mødet hævet/Niels Jørgen