Bestyrelsesmøde
Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 13. december 2018 kl. 19.00
Deltagere: Flemming(formand) og Bodil (fra 5. etape), Peter(1.), Niels Jørgen og Henrik (3) samt Kurt og Susanne (4.). Der var afbud fra Ellen Margrethe(1) samt Lennart og Kirsten(2).
Dagsorden:
1) Valg af referent
2) Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3) De grønne områder
4) Parkering
5) Økonomi
6) Legeplads
7) Miljøstation
8) Udendørs belysning
9) Opsætning af skilte/bomme ved cykelsti
10) Vedligeholdelsesplan
11) Næste møde
12) Eventuelt
1) Valg af referent
Niels Jørgen blev valgt som referent.
2) Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet af mødet den 8. oktober 2018 var blevet godkendt elektronisk og lagt ud på hjemmesiden. Der var ingen yderligere bemærkninger til referatet.
3) De grønne områder
Som følge af det varme vejr har det været nødvendigt med klipning af græs og fjernelse af ukrudt mm i november måned. Dette arbejde er ikke omfattet af kontrakten med HN-service og derfor en ekstra omk. for foreningen. Kurt tager kontakt med HN Service for en drøftelse af betalingen for arbejder gennemført i november måned og en evt. ændring af hovedkontrakten med en måned mere.
Bestyrelsen besluttede at plante nye fyrretræer ved etape 5 mod syd ud for den østvendte blok i stedet for de to træer, som fejlagtigt har fået toppen klippet af. Det er stadig uafklaret, hvem som skal betale for træerne. (HN-service har efterfølgende oplyst, at de planter 2 nye uden beregning).
4) Parkering
Nye røde parkeringskort fra Parkzone for 2019/2020 er omdelt. Kortkvaliteten er desværre ikke blevet forbedret. Afgiften for ulovlig parkering er øget fra 750 kr. til 790 kr., som følge af oprettelsen af en særlig klageinstans for parkeringsbøder. Beboere i grundejerforeningens område skal dog fortsat kontakte grundejerforeningen i tilfælde af eventuel klage over parkeringsbøde på vores område.
5) Økonomi
De ekstra vedligeholdelsesomkostninger for november kan betyde en mindre overskridelse af budgettet for 2018. Det afhænger dog igen af, om der kommer ekstra omkostninger til saltning og snerydning i december. Der blev efterspurgt budgetforslag for 2019. Formanden oplyste, at forslaget bliver fremlagt til godkendelse på det ordinære møde i maj 2019. Der var ikke planer om forhøjelse af ejerforeningernes bidrag. Bestyrelsen var enige om, at eventuelle forhøjelser af bidrag skulle baseres på en vedligeholdelsesplan fra grundejerforeningen. Der henvises til drøftelserne under pkt. 9.
6) Legeplads
Bestyrelsen har modtaget rapporten fra legepladsinspektionen foretaget den 16. oktober af Michael Øsbæck Jensen. Rapporten viser, at der er behov for følgende mindre reparationer/renoveringer på området.
- Stolpe med babygyng har flossede kanter
- Gummibelægning ved klatrestativ er løsnet ud mod sti
- Faldunderlag (grus) for tyndt under klatrestativ
- Den lave stangkarrussel skal renses og smøres (kører trægt)
Rapporten gør desuden opmærksom på, at vi skal være mere omhyggelig med at efterspænde bolte på klatrestativet, da han kunne konstatere et par løse bolte.
Niels Jørgen sørger for, at de nødvendige reparationer og renoveringer foretages inden foråret 2019.
7) Miljøstation
Flemming og Bodil har skrevet breve til kommunen, men ikke modtaget svar. Bodil rykker. Problemet er manglende afklaring på, om der skal være en lille miljøstation ved etape 5. Center for Byggeri administrerer efter planloven og Affaldsservice administrerer efter en affaldsbekendtgørelse. De 2 afdelinger i kommunen taler tilsyneladende ikke sammen. Flemming har orienteret SKANSKA om problemstillingen.
8) Udendørs belysning
Det modtagne tilbud lever ikke op til kravene, hvorfor Lennart, som er tovholder på projektet havde anmodet om udsættelse af behandlingen til næste møde, hvor han også selv forventer at kunne være til stede.
Peter meddelte, at etape 1 havde fået stjålet flere af de udendørs lamper, som hænger ved indgangsdøren. Alle beboere anmodes om at holde øje med lamperne og kontakte bestyrelsen i ejerforeningerne, hvis de ser mistænkelig adfærd.
9) Opsætning af skilte/bomme ved cykelsti
Grundejerforeningen besluttede at opsætte skiltning, for at gøre alle opmærksom på at hundeluftning på vores områder ikke er tilladt og at hunde føres i snor.
10) Vedligeholdelsesplan
Bestyrelsen besluttede, at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan for området med hjælp fra en ekstern konsulent. Henrik foreslog at tage kontakt til landskabsarkitekt Julie Kierkegaard, som har været med til at lave den oprindelige plan for området for Skanska. Der er aftalt møde til foråret. (Mødet med Julie er bekræftet til torsdag den 25 april kl. 11:15).
11) Næste møde
Næste bestyrelsesmøde afholdes onsdag den 6. marts kl. 19.00 på Couloir. Bestyrelsens såkaldte ordinære møde er aftalt til torsdag den 9. maj Kl. 19.00. (Couloir)
12) Eventuelt
Intet til referat
Mødet hævet/Niels Jørgen