Bestyrelsesmøde 21. juni 2023

Referat af ordinært bestyrelsesmøde 21. juni 2023, kl. 19 (Couloir) 

1. Valg af referent: E2 

2. Godkendelse af referat fra sidste møde:
Godkendt online. 

3. Opdatering af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter: 
Ingen ændringer. 

4. Fordeling af arbejdsopgaver. 
Nuværende opgavefordeling er uden ændringer.  

Ny opgave: Opfølgning på den lille miljøstation:  
Jeppe fra Etape 5, har taget opgaven på sig ift. behov for tilretninger, evt. flere containere.
Der skal etableres nøgleboks.
Bestyrelsen i etape 5 følger det til dørs. 

5. Status Udestående aktioner/sager* 

a. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighthing (Behrooz) 
Syn og skøn forventes gennemført til efteråret. 

b. Skraldesug hos Balder – orientering om status (Peter) 
Advokat (og Peter etape 5) er på sagen.  Det er fortsat målet at anlægget skal nedlægges på længere sigt. På det kort sigt er det fra Balders side accepteret at der etableres kulfilter for at reducere lugtgenerne. Balder er ikke stævnet, da mødet med dem gav en tilkendegivelse af at Balder heller ikke selv er tilfredse med løsningen. Samlet set er vurderingen at der er fremdrift i sagen.  

c. Legeplads (Johnny) 
Tilbud er modtaget, som umiddelbart virker meget dyrt. 
Det var i planen at Egedal (nuværende gartnerfirma) skulle komme med et alternativt tilbud. Set i sammenhæng til det aktuelle kritiske samarbejde med Egedal – afventes dette.  
Det kan derfor blive relevant at bede andet firma om et alternativt bud. 

d. Vedligeholdelsesplan (Peter) 
Gennemgang og afklaring af hvad der skal med i vedligeholdelsesplan for vejarealer mm, som henhører under GF, forventes afholdt i august efter sommerferien.  

Peter udsender Doodle for deltagelse fra etaperne til møde i august. 

e. Ny hjemmeside – status (Samal) 
Samal har fået adgang og alle dokumenter er overført, – der mangler: dokumenterne fra årsskiftet og frem til nu, links skal opdateres, og derudover en endelig kvalitetssikring. 

f. Beplantningsplan – noget nyt? (René) 
Der er ikke noget nyt.  

Det grønne udvalg har fremsendt en række forskellige forslag, men ikke nået til enighed om hvilke ideer, som skal indgå i en fælles plan for området.  

GF kan således ikke på baggrund af gruppens arbejde tage stilling til hvilke forslag der skal arbejdes videre med. 

GF enige om at der skal udarbejdes en mere klar opgavebeskrivelse, hvor rammen for opgaven kravspecificeres tydeligere, herunder hvilke forhold kan ikke ændres, hvilke er spil, for at tydeliggøre hvad der er handlerummet. Der nedsættes en ny gruppe med 1 repræsentant fra hver etape, og den nye gruppe får 3 mdr. til at udarbejde et samlet forslag. 

g. Ladestationsudvalg (Peter) 
Gruppen fortsætter og er gået videre med at afklare yderligere forhold. Der er dialog med mulige leverandører. Forventningen er at der vil være et forslag klar inden udgangen af året.  

Der må på det tidspunkt tages stilling om afgørelsen skal afvente behandling på de ordinære generalforsamlinger til foråret eller der skal indkaldes til ekstraordinære. 

6. Aktionsliste – opdatering 
Peter vender tilbage med opdatering og prioritering af listen til næste møde. 

7. De grønne områder, oplæg fra E4, se vedhæftede 
Behrooz redegjorde for etapens lange klageliste over gartnerfirmaets manglende indsatser. 

Etape 4 ønsker møde med firmaet Egedal for en alvorlig drøftelse – der er ikke tålmodighed til at der ikke er sket markante forbedringer frem til næste generalforsamling. 

Rene enig i at der leveres ikke de aftalte opgaver, og at opgaverne ikke løses tilfredsstillende. Der skal afholdes møde og det skal gøres tydeligt at et videre samarbejde forudsætter at der sker de forbedringer, som svarer til kontraktens indhold, og ikke mindst til den forventede kvalitet. 

Møde holdes TORSDAG den 29.6 kl. 10 hos René (ØP 20, st.th) – der holdes endnu et evalueringsmøde igen i august. Tid og sted følger. 

Herudover er der behov for en tydelig forventningsafstemning hos os som ejere (-foreninger) i forhold til, hvad er firmaet betalt for at løse, og hvad er de ikke, uagtet at de forskellige etaper/ejere kunne ønske andet eller mere. Der er en kommunikationsopgave, som skal tydeliggøre hvad der kan forventes.  

Kontrakten, uden priser, skal på hjemmesiden, så alle kan orientere sig og ikke mindst at der kan henvises til det aftalte ved konkrete henvendelser. 

a. Bekæmpelse af uldlus i fremtiden?  
GF er enige om at der er ikke en sikker effektfuld løsning, derfor må vi desværre melde ud, at det er op til den enkelte ejer, om man vil forsøge at løse det og på hvilken måde.  

OBS ift. klipning af hækkene: Enighed om de skal klippes i 180 i højden – målt inde fra terrassen. 

OBS: Der er set flittig plukning af blomsterne på hybenbuskene både ud til amagerstien, Øresundsvej, og Amager Strandvej. 

Alle beboere opfordres til at tage fat i de enkelte personer, der ribber vores fine hybenbuske, og få dem til at stoppe. 

8. Ansøgning til privat fællesvej – tilbagemelding fra etaperne 
Etape 2, 3, og 5 bakker op om forslaget om at overtage parkeringsadministrationen.  

GF afventer at Etape 1 og 4 tager drøftelse på kommende bestyrelsesmøde. 

9. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E3 efter plan) 
30.08 kl. 19 
15.11. Kl. 19 

10. Eventuelt 
a. Fælles cykelpumpe
Den nuværende er defekt. Der er indhentet nyt og billigere tilbud og enighed om at pumpen bliver ordnet.  

b. Tip Top Ejendomsservice
Behrooz har haft dialog med Tip Top Ejendomsservice (Ken) med deltagelse af Flemming og Bodil (etape 5). 
Behrooz tydeliggjorde at der ikke er tilfredshed med standarden og serviceniveauet skal være svarende til kontraktens indhold – og der ønskes konkrete ændringer, som tydeligt viser at der er vilje til at sikre det niveau, som er vores behov og forventning. 

I slutningen af august skal der holdes møde igen mhp. evaluering af forløbet fra nu og hen over sommeren. Alle etaper skal gerne deltage i evalueringsmødet. 

Prisstigningen blev taget op med henvisning til, at vi ikke ønsker at betale for det, så længe niveauet ikke er svarende til kontraktindholdet. Tip Top indvilgede i at annullere prisstigning indtil videre.  

Behov for at der løbende holdes møder (fx hver 3. md) med Tip Top om udviklingen og ind til der sikkerhed for at der leveres den aftalte forbedring af service og indsatser.  

Etape 4.  ​Blomsterkassen ved cykelskur over for SP 9​ -beplantningsareal med trækanter (som er i forlængelse af jernkanter) skal udskiftes.  
GF afholder udgiften.