Bestyrelsesmøde
Referat, bestyrelsesmøde 23. august 2022 kl. 19 på Couloir
Til stede: Ole Svane, Ulla Krogshede, Mette Vaaben Mortensen, René Kornum, Johnny Kryger Sørensen, Behrooz Arvanaghi, Peter Koefoed, Frank Johansen
Dagsorden:
1. Valg af referent (fastlagt ved sidste møde: E1)
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
3. Evt. Opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
4. Ordensregler for fælles områder – skiltning på Grønningen
5. Parkeringssituation
6. GDPR
7. De grønne områdera. Japansk pileurtb. Klipning af høje – fjernelse af bynke – andet?
8. Status Udestående aktioner/sager – opdatering af aktionsliste*
a. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighting (Behrooz)
b. Lille miljøstation – status (Peter)
c. Skraldesug hos Balder – status (Peter)
d. Legeplads (Johnny)
e. Vedligeholdelsesplan
f. Ny hjemmesideg. Beplantningsplan
9. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E2 efter plan)
10. Eventuelt
Referat:
1. Valg af referent
Efter referentliste: Ulla Krogshede fra Etape 1 blev valgt som referent. Referent ved næste møde vil være fra Etape 2.
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
Referat fra sidste møde blev formelt godkendt; dog allerede godkendt via e-mail kort efter seneste møde, og er derfor lagt på hjemmesiden.
3. Evt opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Der er ingen ændringer.
4. Ordensregler for fælles områder – skiltning på Grønningen
Det er besluttet og kommunikeret, at hunde må luftes i snor og at evt efterladenskabninger skal fjernes. Ole sender et oplæg på skilte, der skal placeres ved indgange. Skiltene ønskes kommunikativt enkelt, klart og piktogram
5. Parkeringssituation
a. Vores parkeringsregler siger højt og tydeligt at ’parkeringskortet ikke må udlånes til personer der ikke opholder sig på adressen’.
Hvis man får mistanke om at en ejer har udlånt sit parkeringskort til personer der ikke opholder sig på adressen; så kan man rette henvendelse til Rene der vil undersøge hvorvidt der er tale om et brud af vores parkeringsregler.
b. Grundejerforeningen vil gerne tage initiativ til at nedsætte et udvalg der skal undersøge vilkår for etablering af lade stationer. Hver etape udpeger højst 2 personer til udvalget. Frank vil forfatte en skrivelse om opgaven. De enkelte etapers bestyrelser står for kommunikationen til egne ejere.
c. Etape1 er tydeligt generet af udefra kommende biler, der holder længere tid end det tilladte 30 minutter.
Det kunne måske afhjælpes af et tydeligere skilt. Rene kommunikerer med Parkzone. Den aftalte beplantning af hæk vil formentlig også afhjælpe problemet – da området vil fremstå som ’Privat’.
6. GDPR
Der er en ejer der har henvendt sig og bedt om at få slettet sit navn på GF’s hjemmeside – i referater o.a. hvor navnet optræder. Peter vil skrive til DEAS juridiske afdeling og få oplyst retningslinjerne for GDPR.
7. De grønne områder
a. Japansk pileurt.
b. Klipning af høje – fjernelse af bynke – andet?
– Tilbuddet fra Egedal er godkendt af Grundejerforeningens bestyrelse. Tilbuddet omfatter bla genplantning af hybenbuske, beplantning af hæk i etape 1.
– Ifølge vores vedtægter må hække maximalt være 1,80m høje.
– Der står meget ukrudt oa som burde fjernes / holdes nede
– Tidligere år er tidspunkt for klipning af hække blevet kommunikeret – dette er ikke sket i år – hvorfor hækken der vender ud mod parkeringspladsen, ikke er blevet klippet.
René vil sammen med Egedal gennemgå området for evt mangler ift. kontrakten.
8. Status Udestående aktioner/sager – opdatering af aktionsliste*
a. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lightings – (Behrooz)
Behrooz oplyste at der, som led i syn og skøn processen, pågår en diskussion om, hvilke kvalifikationer skønsmand skal besidde.
b. Lille miljøstation – (Peter)
Holmsgaard har anvendt et Matrikelkort der ikke angiver de faktiske skellinjer. Det medfører at der er bygget ind over skel. Københavns kommune har givet lov til at bygge til skel.
Holmsgaard har fået afslag på en dispensationsanmodning, har derefter lavet et nyt design af skuret, og har nu anmodet om godkendelse fra Københavns kommune.
c. Skraldesug hos Balder – (Peter)
Skraldesug hos Balder er fortsat et problem så Retshjælpsforsikring aktiveres. Grønt lys for advokat til at udarbejde stævning.
d. Legeplads – (Johnny)
Der gives tilladelse til at indkøbe 2 stk ruller samt reservedele til karrusel. Når det er på plads, er legeplads sikkerhedsmæssigt forsvarlig. Peter informerer hvortil faktura skal sendes.
e. Vedligeholdelsesplan
Punktet behandles på næste møde da ikke alle tilbud er modtaget.
f. Ny hjemmeside – (Behrooz)
Behrooz informerede at transition til ny hjemmeside kan starte. Etape 5 vil gerne starte.
g. Beplantningsplan –(Rene)
Som tidligere aftalt bliver der nedsat et udvalg bestående af 1-2 person fra hver etape, der skal arbejde med en plan for fremtidig beplantning på hele området. Rene vil forfatte en skrivelse om opgaven. De enkelte etapers bestyrelser står for kommunikationen til egne ejere.
9. Datoer for kommende møder
Datoer for kommende møder blev 24/10-2022 og 3/1-2023. Referent til kommende møde bliver fra Etape 2, jf. plan.
10. Eventuelt
Under eventuelt blev en række yderligere fremtidige aktionspunkter diskuteret.
– De enkelte etaper skal melde tilbage om parkeringspladser der skal males op.
– Vedrørende Kloakbrønde – skal der tegnes en serviceaftale på kig/spuling af stistrenge? Skal det gøres som en fælles aktivitet eller skal det være op til den enkelte etape? Der er muligvis en fordel ved at gøre det samlet.
– Hjertestarter er modtaget fra reparation. Fremadrettet er Frank Johansen fra Etape 4 kontaktperson.