Bestyrelsesmøde

Referat fra bestyrelsesmødet torsdag, den 20. januar 2011 kl. 19.00.

Sted:  Kurt Henriksen, Sundby Parkvej 18, 2.tv. 

Til stede var: bestyrelsesmedlem Jeanette Rosenberg, Etape 1
                        bestyrelsesmedlem Jørgen Andreasen, Etape 2
                        bestyrelsesmedlem Lone Jarlholm, Etape 3
                        bestyrelsesmedlem Kurt Henriksen, Etape 4
                        formand Kirsten Jørgensen, Etape 5
                        suppleant Arne Jacobsen, Etape 2
                        suppleant Peter Kjær Venøe, Etape 3
                        suppleant Leif Rørbæk, Etape 4

Afbud: bestyrelsesmedlem Erik Hjulmand, Skanska, suppleant Flemming Sørensen, Etape 5

Uden afbud: Gitte de Linde

Dorte Storgaard deltog i mødet under pkt. 1 og 2 om de grønne områder og vinterarbejdet.

Ad 1.  De grønne områder.
Udkast til ny kontrakt vedrørende udførelse af gartnerarbejde blev forelagt.  Kontraktudkastet blev gennemgået og vedtaget med mindre ændringer.  Endeligt kontraktgrundlag vil blive tilsendt bestyrelsen.  Der vil blive indhentet tilbud på gartnerarbejdet hos firmaerne JKS Anlæg, Nygaard og Skælskør Anlægsgartnere.
Der er ved udvælgelsen af mulige leverandører lagt vægt på, at de skal være medlem af Danske Anlægsgartnere og dermed have samme betingelser og forbehold.

Ad 2.  Vinterarbejdet.
Udkast til kontrakt vedrørende vinterarbejdet blev diskuteret og vedtaget med mindre ændringer. Endeligt kontraktgrundlag vil blive fremsendt til bestyrelsen.  Der vil blive indhentet tilbud på vinterarbejdet hos firmaerne JKS Anlæg, Nygaard og Skælskør Anlægsgartnere.

Ad 3.  Den lille miljøstation.
Grundejerforeningens krav vedrørende en eventuel forlængelse af dispensation for den lille miljøstation mellem Etape 4 og 5 var blevet forelagt Skanska, der kunne acceptere Grundejerforeningens krav til bygning, størrelse og udseende, men ikke garanti for eller sikkerhedsstillelse for fremtidig bygning af den projekterede miljøstation, der var indeholdt i lokalplanen for Etape 4, 5 og 6.  
Der afventes udspil fra Skanska.

Ad 4.  Afslutning på pullertlampeprojektet.
Arbejdet er meldt færdigt og betalt.  Skanska har tilbudt en refusion på i alt kr. 125.000.  Grundejerforeningen har accepteret tilbuddet.

Ad 5.  Parkeringsregler i Øresund Strandpark.
Parkeringsreglerne er med følgebrev blevet uddelt til alle beboere og lejlighedsejere, ligesom reglerne er blevet sat op i alle opgange i lamineret udgave.  Parkeringsreglerne er gældende pr. 1. januar 2011 og afløser tidligere udsendte parkeringsregler.  
Der arbejdes på en engelsk udgave af reglerne.

Ad 6.  Administration af klager over parkeringsafgifter.
Klager over, at lejlighedsejere fik tildelt parkeringsafgifter, blev diskuteret.  
De regler for parkering i området, der netop er blevet uddelt, er regler, der har til hensigt at sørge for bedst mulig udnyttelse af de forhåndenværende alt for få parkeringspladser, hvorfor det er vigtigt, at de bliver overholdt.
Der blev nedsat et udvalg til vurdering og endelig afgørelse af klager over udstedte parkeringsafgifter.
Det blev besluttet at tilføje Grundejerforeningens e-mailadresse til listen over klageadgang samt ”Grundejerforeningen” øverst ved logo.
Det vil medføre et nyt opslag i opgangene med disse tilføjelser.  
Der vil yderligere blive gjort opmærksom på tilføjelserne på hjemmesiden. 

Ad 7.  Skader opstået i forbindelse med vintertjenestens udførelse. 
Under sidste snefald var en rude blevet knust og en pullert kørt i stykker. Udbedring af pullerten vil koste ca. kr. 1500 eksklusive moms. 
Ansvarsfordeling blev diskuteret.  
Der var enighed om, at Grundejerforeningen betalte småskader, der ikke havde været vidner til,
mens øvrige skader, der bevisligt var sket under snerydningen, skulle tilstilles Skælskør Anlægsgartnere.

Ad 8.  Stophane ved miljøstationen frostsprængt.
Der blev informeret om frostsprængning af vandledning i forbindelse med stophanen til miljøstationen.  
Der var enighed om at undersøge omfanget af det vandspild, frostsprængningen havde medført, ved en sammenligning af Etape 1’s vandforbrug for 2009 med vandforbruget for 2010 i berørte tidsrum med henblik på fordeling af udgiften herfor.
Opsætning af ny stophane vil ske til foråret.

Ad 9.  Budget.
Budgettet for det kommende år vil blive lagt på et møde den 2. februar med Lone Stausgaard, Dan-Ejendomme.  
Der er ikke større kommende arbejder.
Forventede større udgifter til udbedring af asfaltskader, etablering af ny frostsikret stophane. De ønskede bænke til Grønningen er allerede i budgettet for i år.  Vi skal ligeledes forvente en større udgift til snerydning end budgetteret i år.

Ad 10.  Udsendelse af ”reminder” i forbindelse med affald.
Der var enighed om at sætte en vejledning i fjernelse af juletræer op i alle opgange.
Et opslag fremsendes til etaperne til kopiering og opsætning i opgangene.
Der ønskes undersøgt: tidspunkt for opsættelse af en container til fjernelse af storskrald samt omkostninger og forholdsregler at tage hensyn til ved placering af en container. 

Ad 11.  Brev fra ParkZone vedrørende omsætning i forbindelse med parkeringsafgift.
Ifølge brev fra ParkZone vil der blive overført kr. 20.000 til Grundejerforeningen som vores andel af omsætningen for 2010. Omsætningen for 2010 (april-december) har været 170.000 kr.
Det, der har været mest problematisk i parkeringssammenhæng, har været sommerparkering, parkering på adkomst- og stikveje og indarbejdelsen af 10 m-afstanden til fortovskant. ParkZone vurderer, at omsætningen for 2011 vil blive mindre – ca. 100.000 kr. – på grund af indarbejdelsen af parkeringsreglerne.
Den vurdering er sat lavt set i lyset af omsætningen for 9 måneder sidste år og en kommende 12 måneders omsætning næste år.
Bestyrelsen vil derfor se nærmere på ParkZones udspil.

Ad 12.  Næste møde.
Næste møde afholdes onsdag, den 9. februar kl. 19.00.

Ad 13. Eventuelt.
Stikord til bestyrelsens beretning sendes ud inden næste møde til overvejelse.  Input modtages gerne.
Badmintonhallen er bestilt til afholdelse af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag, den 3. maj kl. 19.00.
Regeringen har besluttet, at administrationshonoraret ikke kan forudbetales.
Pullertlamper ved Etape 1, der ikke fungerer, skal efterses og repareres.
De pullerter, der står for enden af Sundby Parkvej, lider hvert år under snerydningen og ser ikke for godt ud.  Pris for fjernelse af dem undersøges.
En information fra Grundejerforeningen var ønskelig.  Den kunne bl.a. omhandle: Hundeluftning og boldspil på Grønningen, skitse til beplantning på Grønningen etc., nedsættelse af parkeringsudvalg,  opmærksomhed på 10 m’s afstand til fortovskant, parkeringskort, udlevering af plastlommer og brug af Miljøstationen.

Kirsten Jørgensen
9. februar 2011.