Bestyrelsesmøde

Mødetid:    13. april 2010 kl. 19.00
Mødested:    Lone Jarlholm
Deltagere:    Formand Morten Truelsen, etape 1
    Bestyrelsesmedlem Liselotte Klug Andersen, etape 2
    Bestyrelsesmedlem René Kornum, etape 3
    Bestyrelsesmedlem Mona Hansen, etape 4
    Bestyrelsesmedlem Flemming Sørensen, etape 5
    Suppleant Torben Schødt, etape 2
    Suppleant Lone Jarlholm, etape 3
    Suppleant Kenneth Juhl Nielsen, etape 4
Afbud:     Suppleant Gitte de Linde, etape 1. Suppleant Marianne Pedersen, etape 5
Udeblev:     Bestyrelsesmedlem Jacob Garder Skanska Bolig
Referent:    Morten Truelsen
Fordeling: Liselotte Klug Andersen, Morten Truelsen, René Kornum, Mona Hansen, Kenneth Juhl Nielsen, Jacob Garder (Skanska), Marianne Pedersen, Torben Schødt, Lone Jarlholm, Flemming Sørensen, Gitte de Linde, Helle Luther (Kuben).

1. Valg af referent        
Ansvarlig/deadline Morten
Morten blev valgt.

2. Godkendelse af referat        
Ansvarlig/deadline Alle
Referatet fra bestyrelsesmødet den 23. februar blev godkendt.

3. Økonomi        
Ansvarlig/deadline Flemming/ongoing
Flemming informerede om at vi i første kvartal havde et mindre underforbrug.
Budget for 2010 blev gennemgået, og skal besluttes på det kommende ordinære bestyrelsesmøde. 

4. Grønning m.v.        
Ansvarlig/deadline René/ASAP
Legepladsen bliver godkendt af en certificeret inspektør inden for 2 uger.

Ansvarlig/deadline Mona & Flemming/asap
Det blev besluttet at opsætte ståltrådshegn i midten af beplantningen ud mod Amager Strandvej og Amagerbanens trace mellem etape 3 og 4.
Mona laver en skitse over hegnet, som Morten sender til bestyrelsens medlemmer.

Ansvarlig/deadline René/ASAP
Det er besluttet at opsætte en bænk ved grønningstien og en ved legepladsens cirkel 1. eller 2.

Ansvarlig/deadline Dorte/Maj
Vi har problemer med støj og boldspil på legepladsen. Dorte kommer med input til en opdatering af ordensreglementet.

Ansvarlig/deadline Dorte/Maj
Det blev besluttet at få afsluttet beplantningen af de grønne arealer, hvor Dorte havde lavet et rigtigt godt udkast.
Der skal beplantes med 18 skovfyr, 225 hybenroser og rettes op på skovfyr som står skævt efter den kraftige efterårsstorm.
Nogle steder har det omfattende snevejr presset fælles bøgehække skæve, hvilket skal rettes.

5. Parkeringsrestrektioner        
Ansvarlig/deadline Morten/ongoing
ParkZone A/S administrerer nu vores parkeringsregler, og går forsigtigt frem med at udskrive parkeringsafgifter. 
Skiltene der er opsat bliver udskiftet på grund af, at der mangler max. egenvægt for personbiler.

Desværre er det konstateret, at en beboer som har underskrevet en Tro og love erklæring på 3 bortkommet parkeringskort, anvender det ene af de først udleverede parkeringskort. Bestyrelsen har besluttet at rette henvendelse til den pågældende beboer og anmelde forseelsen til politiet.
ParkZone kontroller med jævne mellemrum, at der ikke anvendes bortkommende parkeringskort der er underskrevet en Tro og love erklæring på. 

6. Rapporten fra Duus EL        
Ansvarlig/deadline Morten/?
Skanska har modtaget en komplet rapport fra DUUS EL.
Manglerne er nu blevet udbedret.
Dog har Skanska afvist at udbedre lamper som er monteret på facaderne i etape 1 & 3, hvor forbruget ikke bliver registreret på bimålerne, men på de enkelte etapers målere.
Bestyrelsen accepterer ikke Skanska’s afvisning og foreslået at alle facadelamper bliver forbundet ens på den ene eller den anden måde..

7. Skanska byggegrund Etape 6        
Ansvarlig/deadline Jacob/1. oktober
Der opbevares jord og andre materialer uden at der pågår byggeri på grunden.
Jordbunkerne er blevet analyseret for forurening af Jord/Miljø, og de viser sig at være ”rene” (klasse 1).
Skanska fordeler jordbunkerne på byggegrunden og sår græs senest den 1. oktober 2009.
Ny termin 1. december.
Ny termin inden nytår.
Ny termin efterlyses.
Ny termin efterlyses igen
Ligeledes bliver grusbunken fjernet.
Skanska fjerner pavilloner når 1 års gennemgangen i etape 5 er gennemført.

8. Tinglysning af deklaration om fællesafløb mellem matrikel nr.1578 og de ejendomme, der bliver udstykket herfra, som Skanska pr. 22/3-2005 har givet indeståelse herfor.
Ansvarlig/deadline Jacob/ASAP
Københavns Kommune og Skanska’s advokat Carsten Ringgård fra Nielsen & Thomsen advokater er nået til enighed, at sagen afsluttes uden en tinglysning, men at deklarationen kommer op på det ordinære bestyrelsesmøde den 17. maj.

9. Miljøstationen ved etape 6
Ansvarlig/deadline Kenneth/ASAP
Bestyrelsen har rettet henvendelse til Københavns Kommune vedrørende etablering af miljøstation ved etape 6. Kenneth har sendt et anbefalet brev til Københavns Kommune, men vi har ikke modtaget noget svar endnu.
Kenneth har rykket Københavns Kommune for svar og rykker endnu engang.

Ansvarlig/deadline Jacob/ASAP
Skanska undersøger, hvor længe der er givet dispensation for den midlertidige miljøstation.

10. Pullert lamper og etablering af lys på grønningen stien
Ansvarlig/deadline Morten/afventer Skanska
Morten har indhentet tilbud på levering og etablering af lys.
Det blev besluttet at etablere lys på grønningestien med 5 lamper fra gæsteparkeringen og opsætning af 5 nye høje lamper ved gæsteparkeringen.
Projektet er blevet udskudt på grund af, at lamperne i etape 1 er forkert opsat. Derfor kan 36 af 41 lamper ikke adskilles for udskiftning af pære. Vi har reklameret til Skanska som nu undersøger sagen. Bestyrelsen kan derfor ikke sikre at lamperne lyser.
Skanska har tidligere forslået et forlig på 20.000 kr. men har trukket dette tilbage indtil situationen er afklaret.
Bestyrelsen har besluttet, at vi ikke vil betale Skanska for andet end udskiftning af pærer.
Bestyrelsen afventer fortsat svar fra Skanska.

11. Vinterforanstaltninger
Ansvarlig/deadline Mona & Kenneth/April 
Mona har lavet et nyt udkast til kontrakt om snerydning og saltning som entydigt definerer Skælskør Anlægsgartnere ydelse.
Den nye bestyrelse overtager udkastet og forhandler kontrakten færdig. 

12. Opdatering af gartneraftale
Ansvarlig/deadline Dorte/Maj
Vores gartneraftale trænger til en opdatering således at den klart definerer hvilken ydelse Skælskør Anlægsgartnere leverer.
Dorte leverer input til bestyrelsen så den nye bestyrelse kan indgå en ny aftale.

13. Petanquebane
Ansvarlig/deadline Dorte/?
Vi budgetterer at vi i 2010 vil anlægge en petanquebane på vores areal bag miljøstationen. Dorte kommer med forslag til en bane samt opsætning af bøgehæk og ståltrådshegn i skel.

14. Formandens beretning
Bestyrelsen har godkendt beretningen til det ordinære bestyrelsesmøde.

15. Henvendelser fra beboere
Ansvarlig/deadline Lone/April
Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en beboer om diverse forbedringer af grønningen.
Lone svarer tilbage samt informere om hvilke aktiviteter der allerede er planlagt.

Ansvarlig/deadline Morten/April
Bestyrelsen har modtaget den 11. april 2010 en 3 sider klage med diverse bilag fra en beboer.
På grund af klagens sene modtagelse og dens omfang, var det ikke muligt at behandle den på bestyrelsesmødet.
Den nye bestyrelse som sammensættes den 17. maj vil herefter behandle klagen.
Morten svarer den pågældende beboer, at vi har modtaget klagen, samt hvornår den bliver behandlet.

16. Eventuelt

17. Næste bestyrelsesmøde 
Næste bestyrelsesmøde er planlagt til torsdag den 27. maj kl. 19.00.

Ordinært bestyrelsesmøde er planlagt mandag den 17. maj hos Café la Suéde, Strandlodsvej 69.