Bestyrelsesmøde

Referat af Bestyrelsesmøde
Mødetid:    1. september 2008 kl. 19.00

Mødested:    Tony
Deltagere:    Formand Morten Truelsen, etape 1
                   Bestyrelsesmedlem Torben Schødt, etape 2
                   Bestyrelsesmedlem Kenneth Juhl Nielsen, etape 4
                   Bestyrelsesmedlem Tony Bak, etape 5
                   Suppleant Steen Bjørn Nielsen, etape 1
                   Suppleant Ditte Andreasen, etape 3
                   Suppleant Mona Hansen, etape 4
Afbud:         Bestyrelsesmedlem René Kornum, etape 3
                   Bestyrelsesmedlem Mads Thisted Skanska Bolig
                   Suppleant Martin Falborg, etape 2
                   Suppleant Marianne Pedersen, etape 5
Referent:     Morten Truelsen
Fordeling: Ditte Andreasen, Morten Truelsen, Steen Bjørn Nielsen, René Kornum, Mona Hansen, Kenneth Juhl Nielsen, Jacob Garder (Skanska), Mads Thisted (Skanska), Marianne Pedersen, Torben Schødt, Tony Bak, Martin Falborg, Heidi Jørgensen (Datea).
 
1. Nyt medlem i bestyrelsen
Bestyrelsen bød Ditte velkommen i bestyrelsen.

2. Valg af referent                
Ansvarlig/deadline Morten
Morten blev valgt.    

3. Godkendelse af referat
Referatet fra mødet den 14. juli blev godkendt.        

4. Amagerbanens trace
Den ansvarlige projektleder fra Skanska har informeret om status for etablering af ny spildvandsledning. 
Skanska forventer at afslutte projektet ultimo september med reetablering af miljøstationen.

Ansvarlig/deadline Kenneth
Kenneth har sendt indsigelse om anvendelse af Amagerbanens trace som tilkør¬sels¬vej til byggeri af etape 6 til Københavns Kommune.
Grundejerforeningen anbefaler at anvende den i lokalplanen definerede ad¬gangs¬vej til arealet fra Lergravsvej.
Vi afventer svar fra Københavns Kommune.    

5. Miljøstation    
Skanska er i følge Københavns Kommune pålagt at opføre en midlertidig miljøstation.
Mikkel har fremsendt skitse til Skanska over, hvor den midlertidige miljøstation skal placeres ved etape 5.

Ansvarlig/deadline Mads/ASAP
Der udestår nu, at den midlertidige miljøstation bliver opført.    

Ansvarlig/deadline Tony/ASAP
Tony eller Mikkel har sendt tegninger over den midlertidige miljøstation til Morten, som efterfølgende skal sende den til orientering i bestyr¬elsen af Grundejerforeningen.        

6. Økonomi
Ansvarlig/deadline Morten
Morten informerede om den økonomiske situation.    
 
DUUS EL har afsluttet undersøgelsen af installationerne i etape 1, 2, 3, 4 og 5. Denne beskriver fejl og mangler ved installationen, bl.a.
•    Udendørsbelysningen er opkoblet forskelligt i de enkelte etaper.
•    Dokumentationen ikke up to date.
•    Der er fundet sikkerhedsmæssige brister i installationen.

Samtidig er det blevet klarlagt, at forbruget på bimålerne skal multipliceres med en faktor 1 for alle etaperne.
Forbruget på Etape 1’s bimåler har altid været multipliceret med en faktor 1 og er derfor korrekt afregnet.
Etape 2 og 3 har således fået refunderet for meget fra Grundejerforeningen i de tidligere år, dette skal reguleres med tilbagevirkende kraft.

Datea har fremsendt ny opgørelse for refundering, men Morten har stillet spørgsmål om opgørelsen er korrekt.

Ansvarlig/deadline Morten
Skanska har modtaget en komplet rapport fra DUUS EL.    

Grundejerforeningen har nu rettet henvendelse til Skanska for udbedring af fejl og mangler. Vi afventer en handlingsplan for udbedring.        

8. Grønning mv.
Ansvarlig/deadline Rene/ASAP
René har modtaget et nyt tilbud på legepladsen. Vi afventer at René fremsender dette tilbud til bestyrelsens medlemmer.
Københavns Kommune kræver dokumentation for at det er godkendt barkflis der er som underlag for legepladserne, hvilket tilsyneladne ikke er tilfældet.
Når denne dokumentation forefindes kan vi søge om byggetilladelse.     

Ansvarlig/deadline René
Status på certificering af legepladsen før den kan igangsættes, pris ca. 2.300 kr. + moms.    
Status på tegninger skal efterfølgende sendes til Københavns Kommune for godkendelse.    
Grønningen gruppen udarbejdede et idekatalog over mulige legeredskaber herunder en edderkop gynge ved blok 5.
En beboer har rettet henvendelse til bestyrelsen om placering af denne edderkop gynge. Bestyrelsen har ikke til hensigt at investere i en edderkop gynge på nuværende tidspunkt, idet vi har disponeret over vores budget. Ligeledes mener bestyrelsen, at såfremt der senere skal opføres en edderkop gynge skal denne placeres ved de øvrige legeredskaber så det fremstår som en helhed. 

Ansvarlig/deadline Kenneth/01.09.2008
Der skal udarbejdes ordensregler for grønningen.    
Torben og Morten har fredag den 18. juli haft møde med Skælskør Anlægsgartnere. Baggrund er at vi ikke er tilfreds med vedligeholdelse af vores arealer.
Vi fik medhold i vores klager, og Skælskør Anlægsgartnere lovede at forbedre indsatsen.
Vi meddelte Skælskør Anlægsgartnere de ønskede ændringer, som blev besluttet på sidste bestyrelsesmøde den 14. juli.

Skælskør Anlægsgartnere kunne ikke overtage etape 4’s grønne arealer på grund af at Skanska’s underleverandør ikke har afleveret arealet i acceptabel plejemæssig stand.

René har fået en aftale på plads med Bdr. Hansen der har lovet at udbedre det meste af arealerne i etape 4.
Bdr. Hansen har iværksat udbedring af arealerne i etape 4.
René indhenter tilbud fra Skælskør Anlægsgartnere på udbedring af de resterende arealer.
Mads Thisted sendte dagen efter vores møde en mail til Tony, hvori de bekræftiget at at Bdr. Hansen ikke har færdiggjort etape 5’s arealer til acceptabel plejemæssig stand.
Efterhånden som Bdr. Hansen afleverer arealerne i plejemæssig stand, overtager Skælskør Anlægsgartnere.

René og Torben har fået mandat til at anvende kreditnotaen fra Skælskør Anlægsgartnere til udbedring af de arealer som ikke er omfattet af aftalen med Bdr. Hansen i etape 4.

Vi er stadig ikke tilfreds med Skælskør Anlægsgartnere på trods af, at vi har haft møde med dem den 14. juli.
Det er bestyrelsens klare indtryk, at græsset ikke bliver klippet i henhold til kontrakten, idet vi har konstateret, at der går 14 dage imellem hver klipning. Det resulterer i større mængder græsaffald som bliver slæbt med ind i opgangene.
Desuden er vi ikke tilfreds med vedligeholdelse af arealerne. De holdes ikke fri for ukrudt. 
Torben tager kontakt med dem for at reklamere over kvaliteten.
Vi besluttede at Torben står for den daglige kontakt med Skælskør Anlægsgartnere, og René for kontakten med Bdr. Hansen.

Ansvarlig/deadline Rene/ASAP
René undersøger, hvad en bænk med ryglæn koster. Den opsættes forsøgsvis opsættes ved stien.    

9. Beslutning af etablering af tag over miljøstationen
Tony har indsendt ansøgning til Københavns Kommune om etablering af tag over miljøstationen.
Københavns Kommune har bedt om beregninger på tagkonstruktionen samt afløbsplan.

10. Beslutning af parkeringsrestriktioner
Kenneth og Morten informerede om status.

Informationsmateriale og forretningsgang for administration af parkeringsregler er 99 % færdigt. Vi afventer tilbud på parkeringsbeviser som Kenneth forventer at modtage inden kort tid.
Når materialet bliver klart, vil Datea fremsende det til ejerne af lejlighederne.
Det er således ejerne som har ansvaret for at informere deres eventuelle lejere om reglerne.
Ditte har tilbudt at oversætte informationsmaterialet til engelsk som vil blive placeret på hjemmesiden. 

Ansvarlig/deadline Kenneth/ASAP
Vi har modtaget tilbud på skiltning for parkeringsrestrektioner.
 
Ansvarlig/deadline Kenneth/ASAP
Kenneth har fået godkendelse om skiltning hos Københavns Politi.    

Ansvarlig/deadline Morten/ASAP
Det blev besluttet at etablere MC parkeringspladser ved blok 4 vest og for enden af adkomstvejen Sundby Parkvej.    

Vi har modtaget et tilbud på 24.375 kr. for flytning af 5 pullerter ca. 2,00m ind ved indgangene til etape 1 parkeringspladser. Dette for at reducere omkost¬ningerne til reparation af pullerter ved påkørsel.

Ansvarlig/deadline Morten/ASAP
Vi besluttede, at udskyde denne flytning fordi det viser sig, at der er hærværk på flere af pullerterne, de bliver med vold lagt ned.    

Bestyrelsen besluttede at anmelde en ulovligt parkeret sort kassevogn på gæsteparkeringen til politiet. Vi har talrige gange forsøgt at komme i kontakt med ejeren.

11. Skiltning i etape 4 & 5
Vi har modtaget tilbud på etablering af skiltning i etape 4 & 5, og korrigering af skilte i etape 1-3, således at skiltningen fremstår ensartet.

Ansvarlig/deadline Morten/ASAP
Skiltning bestilles i henhold til ovenstående.    

Ansvarlig/deadline Kenneth/ASAP
Kenneth søger tilladelse til, med skiltning, at opsætte skilte med hastighedsbegrænsning på 15km i området på de to adkomstveje.
Der indhentes derefter tilbud og bestilles skilte til hastighedsbegrænsning.    

Kenneth og Morten koordinerer etablering af skiltning

13. Hjemmeside for grundejerforeningen
Det blev besluttet at bestille hjemmeside fra Rybak IT for grundejerforeningen.
Formatet af hjemmesiden ønsker vi skal være identisk med etape 1 og 2’s hjemmesider.
Vi skal definere indholdet på hjemmesiden:
Parkeringsrestrektioner, legeplads, vicevært og gartner aftale, ordensregler for grønningen, regler for miljøstationen ect.
Kenneth og Morten kontakter Rybak IT for et møde.
Tony var ikke enig i denne afgørelse og stemte således imod.

14. Eventuelt
Det blev besluttet at få en dialog i gang med Datea med det formål at forbedre samarbejdet.
Bestyrelsen vil derfor invitere vores kontaktperson Heidi Jørgensen med til næste møde for at diskutere dette.    

15. Næste bestyrelsesmøde
Næste møde er planlagt til tirsdag den 28. oktober 2008 kl. 19.00 hos Torben Schødt, Øresund Parkvej 13, 3 th.