Bestyrelsesmøde

Referat bestyrelsesmøde 19. november 2020

Deltagere: 

Etape 5: Peter Kofoed, Bodil B. Sørensen, & Samal Samuelsen 

Etape 4: Behrooz Arvangahi & Heidi Bligaard GODKENDT 

Etape 3: René Kornum & Johnny Kryger Sørensen GODKENDT 

Etape 2: Bent Pedersen

Etape 1: Jens Jønholt & Per Krogshede

Fraværende: Etape 2: Lennart Nordstedt 

Referent: Heidi Bligaard

Dagsorden:

1. Valg af referent.

2. Opdatering af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 

3. Konstituering af bestyrelsen med formand og sekretær. 

4. Fordeling af arbejdsopgaver og ansvarsområder.

A: De grønne områder 

B: Parkering

C: Legeplads

D: Miljøstation og affald 

E: Gmail og hjemmeside 

F. Udendørs belysning 

G: Økonomi

5. Opdatering af forretningsorden.

6. Opdatering af aftale om kommunikationen i bestyrelsen. 7. Bestyrelseshonorar.

8. Datoer for kommende møder.

9. Eventuelt.

 
Referat:

Pkt. 1: Referent

Heidi blev valgt som mødets referent. Heidi laver referentliste, så opgaven fremadrettet fordeles mellem samtlige bestyrelsesmedlemmer.

Pkt. 2: Opdatering af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Bodil indledte mødte og meddelte, at hun trak sig som formand og forlod herefter mødet. Præsentation af samtlige repræsentanter samt kort forventningsafstemning fra hver etape omkring det fremtidig samarbejde i Grundejerforening. Bred enighed om ønsket om at sikre en velfungerende grundejerforening med et godt samarbejde repræsentanterne imellem.

Pkt. 3: Konstituering af bestyrelsen med formand og sekretær

Etape 5 og Etape 3 præsenterede hhv. Peter Kofoed og René Kornum som formandskandidater, hvor formandsvalget gik til Peter Kofoed, Etape 5.

Heidi Bligaard, Etape 4 blev valgt som sekretær.

Pkt. 4: Fordeling af arbejdsopgaver/ansvarsområder samt aftalte aktiviteter indenfor områderne

Grundejerforeningens hovedopgaver blev gennemgået og ansvarsområdefordelingen blev fastlagt med følgende fordeling:

Ansvarsområde:	Ansvarlig:	Aftalt aktivitet:
De grønne områder	René Kornum
Parkering	Parkeringsudvalget, bestående af René Kornum, Lennart Nordstedt samt Jens Jønholt	René og Lennart sikrer, at Jens opdateres på parkeringsudvalgets arbejde og formål. Gruppen igangsætter formidling af parkeringsudvalgets opgaver samt sikring af implementering af gældende parkeringsregler.
Legeplads	Johnny Kryger & Jens Jønholt
Miljøstation og affald	Bent Pedersen
Gmail. og hjemmeside	Behrooz Arvangahi & Per Krogshede	Behrooz og Per laver beslutningsoplæg på ny hjemmesideløsning. Oplægget fremlægges på kommende bestyrelsesmøde René sikrer opdatering af modtagere på grundejerforeningens mail, således at det fremadrettet alene er den siddende bestyrelse, der udgør på mailens distributionsliste
Udendørs belysning	Bent Pedersen
Økonomi	Peter Kofoed (1. godkender) Jens Jønholt (2. godkender)	Forretningsgang i forhold til indkøb og fakturagodkendelse vil blive fastlagt ifb. med udarbejdelse af gældende forretningsorden.

Pkt. 5 Opdatering af forretningsorden.

Etape 1 udarbejder oplæg på forrentningsorden, som fremlægges på kommende bestyrelsesmøde den 9. december 2020. Materiale udsendes til bestyrelsen senest den 2. december 2020.

Pkt. 6: Opdatering af aftale om kommunikationen i bestyrelsen.

Etape 1 indarbejder kommunikationsretningslinier i oplæg til forretningsorden jfr. pkt. 5.

Pkt. 7: Bestyrelseshonorar.

Ét bestyrelsesmedlem fra hver etape vil modtaget 1.925 kr. i bestyrelseshonorar for indsatsen i indeværende bestyrelses-år. Beløbet er i år fastsat til ”halv takst”, idet bestyrelsen først netop er konstitueret, og således alene får virke i et halvt bestyrelses-år. Formanden igangsætter udbetaling via DEAS.

Pkt. 8: Datoer for kommende møder.

Næste bestyrelsesmøder:

Onsdag den 10. december kl. 19.00. Sted: Couloir, Amager Strandvej 100 

Onsdag den 20. januar 2021 kl. 19.00. Sted: Couloir, Amager Strandvej 100 

Heidi har booket lokale

Pkt. 9: Eventuelt.

Peter Kofoed informer DEAS om den nye bestyrelse. 

Peter Kofoed sikrer, at DEAS kontakter samtlige bestyrelsesmedlemmer med henblik på bestyrelsesidentifikation i forhold til krav fra Danske Bank 

Heidi Bligaard kontakter Egedal Ejendomsservice i forhold til ønske om medlemskab af Øresund strandparks Facebookgruppe. Der sikres, at gruppen ikke anvendes til reklame, samt at Facebook ikke må stå alene som kommunikationskanal, idet ikke alle ejere er på Facebook. 

René Kornum kontakter Egedal Ejendomsservice med henblik på levering og opsætning af juletræ, ligesom der laves aftale omkring nøgle til Etape 2 

Behrooz Arvangahi udfordrer el-opgave faktura fra Fischer, idet bestyrelsen undrer sig over det fakturerede beløb, som ikke umiddelbart står mål med leverancen 

Følgende punkter er indmeldt til fremtidig drøftelse:

Parkering

Metrolarm

Skraldesug(Nabobygning) 

Miljøstation

OPLÆG: Dagsorden bestyrelsesmøde 10. december 2020

Sted: Couloir

Dagsorden:

1. Mødets referent er Heidi Bligaard.

2. Opdatering af forrentningsordning incl kommunikationsregler.

Oplæg fra Etape 1

3. Etablering af aktivitetsliste

4. Status fra følgende ansvarsområder.

De grønne områder v/ René Kornum

Parkering v/ Parkeringsudvalget,

Legeplads v/ Johnny Kryger & Jens Jønholt

Miljøstation og affald v/ Bent Pedersen

Gmail og hjemmeside v/ Behrooz Arvangahi & Per Krogshede

Udendørs belysning v/ Bent Pedersen

Økonomi v/ Peter Kofoed

5. Miljøstation

6. Datoer for kommende møder 

7. Eventuelt