Skrevet af: Samal Samuelsen Slags: Bestyrelsesmøder Dato: 28. March 2023

Bestyrelsesmøde 28. marts 2023

Referat, bestyrelsesmøde 28. marts 2023 kl. 19 på Couloir

  1. Valg af referent (fastlagt ved sidste møde: E5)
  2. Godkendelse af referat fra sidste møder (er sket online)
  3. Diskussion om mulig vedtægtsændring
    1. Deltagelse af Thomas Valentin fra Øens Advokater
    2. Behov for Tinglysning?
  4. Evt. Opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
  5. De grønne områder
    1. Opdatering om aktuelle planer
    2. Nyt vedr. beplantningsudvalget?
    3. Status på årets opgaver
    4. Rydning af områder for skrald
  6. Ladestationsudvalg (Peter)
    1. Plan for indlæg fra udvalget på ejerforeningers generalforsamlinger
      1. Hvad er datoer for de enkelt ejerforeningers generalorsamlinger
  7. Status Udestående aktioner/sager – opdatering af aktionsliste*
    1. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighting (Behrbooz)
    2. Lille miljøstation – status (Peter)
    3. Skraldesug hos Balder – status (Peter) 
    4. Legeplads (Johnny)
    5. Vedligeholdelsesplan
    6. Ny hjemmeside – status
  8. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E1 efter plan)
  9. Eventuelt

Referat :

Fremmødte: Ulla Krogshede (Etape 1), Mette Vaaben Mortensen (Etape 2), René Kornum + Johnny Kryger Sørensen (Etape 3) , Frank Johansen (Etape 4), Peter Koefoed (Etape 5)

Gæst: Thomas Valentin, Øens Advokater

  1. Valg af referent (fastlagt ved sidste møde: E5: Peter Koefoed)
  2. Godkendelse af referat fra sidste møder. Referater blev begge godkendt.
  3. Diskussion om mulig vedtægtsændring
    1. En beboer i Etape 1 har anlagt retssag ved Byretten og anfægter Grundejerforeningens beføjelser, konkret med hensyn til at opkræve parkeringsafgift på Etape 1s matrikel.
      Da også Parkzone er sagsøgt, undersøger vi om sagen kan køres af Parkzones advokat.
    2. Da Etape 1 med seneste vedtægtsændring i 2022 har fjernet oprindelige §2.4, er der opstået tvivl om, hvorvidt det er tydeligt at Grundejerforeningen fortsat kan administrere og drive fællesområderne. Det blev diskuteret med Thomas Valentin fra Øens Advokater. Advokat betonede at Grundejerforeningens vedtægter allerede er tinglyst på Etape 1′ matrikel og derfor er bindende for medlemmerne i foreningen. Grundejerforeningens vedtægter forpligter alle Etapers ejerforeninger til at respektere, at grundejerforeningen driver, vedligeholder og administrerer udenomsarealerne. Det fremgår direkte af grundejerforeningens vedtægter § 2.1, at grundejerforeningens formål er at forestå drift af ”… fællesarealer … herunder … p-anlæg”. Det må være en sædvanlig del af driften af et p-anlæg at fastsætte sædvanlige og rimelige rammer, inden for hvilke, parkering kan ske.
    3. Forslag om at implementere ordlyd af ejerforeningernes oprindelige §2.4 i Grundejerforeningens vedtægter for at fjerne eventuelle uklarheder blev diskuteret med deltagelse af Thomas Valentin fra Øens Advokater. Det vil kunne lade sig gøre med det fornødne antal stemmer i Grundejerforeningens bestyrelse, men vil efterfølgende kræve tinglysning, hvad der komplicerer tingene. Advokat mener ikke, at det i sig selv vil løse problemet, men mener i øvrigt også, at vedtægtsændringen i Etape 1 ikke bør have nogen konsekvenser for Grundejerforeningens beføjelser og ansvar.
    4. Aftalt at advokat under alle omstændigheder kontaktes til håndtering af søgsmål, når det er blevet forkyndt.
  1. Evt. Opdatering af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter – ingen.
  2. De grønne områder
    1. Opdatering om aktuelle planer 
      Trådhegn ved Etape 1 opsættes. Udgåede bøgehække udbedres. Stort træ ved Etape 2 og Etape 3 bliver beskåret. Afklaring af Egedals og KKs ansvar for klip af beplantning mod Strandvejen Ekstra bøgehæk opsættes ved Etape 2 efter anmodning. I øvrigt følger Egedal de kontraktlige forpligtelser – vi vil dog gerne høre om svigt eller mangler ift. kontrakt. Den del af kontrakten med Egedal, der rummer opgavedefinitionen, bliver lagt ud på ny hjemmeside.
    2. Nyt vedr. beplantningsudvalget?
      Der er desværre ikke kommet et samlet oplæg fra udvalget. Der er dog kommet en række idéer og forslag som bestyrelsen vil tage stilling til (evt til næste møde. Evt. inviteres Sebastian fra udvalgte med til næste møde.
    3. Status på årets opgaver – intet nyt at bemærke.
    4. Rydning af områder for skrald. Det bliver gjort, men blæst et problem. Generelt problem med serviceniveau fra Sundby RS. Møde arrangeres for at få strammet op. Frank oplyste, at Etape 4 er i dialog med SR. 
  1. Ladestationsudvalg (Peter)
    1. Plan for indlæg fra udvalget på ejerforeningers generalforsamlinger. Aftalt at medlemmer fra ladestationsudvalget fremlægger resultater af udvalgets arbejde ved generalforsamlingerne i E2, E4 og E5, mens E1 og E3 ønsker et mere færdigt forslag til fremlæggelse på en senere generalforsamling.
    2. Status Udestående aktioner/sager – opdatering af aktionsliste* 
    3. Udendørs belysning – sag mod Fischer Lighting . Syn og skøn er nu klar til gennemførelse.
    4. Lille miljøstation – status (Peter) Færdig om kort tid. Lås og belysning mangler.
    5. Skraldesug hos Balder – status (Peter) Møde m. Balder torsdag d. 30/3-23
    6. Legeplads (Johnny) – besigtigelse bestilt; start primo april
    7. Vedligeholdelsesplan – kontakt til Holmsgaard om igangsættelse. Aktion: Peter
    8. Ny hjemmeside – Sitet er klar, der mangler uddelegering af administratorrettigheder, for at indhold kan redigeres inden siden går i luften.
  2. Datoer for kommende møder / valg af referent til kommende møde (E1 efter plan)
    Ordinære møde afholdes 10. maj 2023
  3. Eventuelt – Intet diskuteret