Bestyrelsesmøde

Referat fra bestyrelsesmødet mandag, den 10. januar 2011 kl. 19.00

Hos Kirsten Jørgensen, Sundby Parkvej 4, st.tv.

Til stede var: Peter Nyholm Jensen, Arne Jensen, Flemming Sørensen, Pernille Poulsen, Kirsten Jørgensen.

Afbud: Thorkild Lykke

Ad 1. Godkendelse af referat fra sidste møde.
Referatet blev godkendt med mindre ændringer.

Ad 2. Nyt fra Grundejerforeningen.
a.  Den lille miljøstation og forlængelse af fortov rundt om hjørnet Øresundsvej/Amager Strandvej.
Møder aftalt med advokat Thomas Damsholt, Grundejerforeningens formænd og Etape 4 og 5 til forberedelse af holdning/krav til eventuel forlængelse af dispensation for miljøstationen mellem Etape 4 og 5. 

b. Møde med Grundejerforeningens formænd – Formandsinitiativet – afholdes 11. januar 2011.
I denne sammenhæng kan kun informeres og diskuteres emner af fælles interesse – der kan ikke vedtages noget gældende Grundejerforeningens opgaver.
Følgende emner ønskes diskuteret: 
Parkeringshus, Den lille miljøstation, udarbejdelse af fælles husorden gældende hele Grundejerforeningen, holdning til parabolantenner, fælles internetudbyder, fremløbs- og tilbageløbstid for det varme vand, 1-års-/5-års gennemgangen, parkeringsproblemer.

c. Udsendelse af ”Parkeringsregler i Øresund Strandpark” gældende fra 1. januar 2011.

Ad 3. Møde med Skanska den 9. december 2010.
Referat fra mødet den 04.11.2010 med Skanska blev udleveret til bestyrelsen.
Der blev orienteret om mødet med Skanska den 9. december 2010.  Referat herfra vil blive fremsendt senere.

Ad 4. Rengøring.
Mail af 17.12.2010 til bestyrelsen vedrørende gennemgang af rengøringsarbejdet i nr. 2 og 4 blev diskuteret.  
Det blev understreget, at rengøringsfolkene kun skulle gøre rent – ikke flytte effekter sat uden for lejlighederne – for at kunne gøre rent.
Oversigt over rengøring blev uddelt.
Oversigten blev godkendt til ophængning (lamineret) i Etapens opgange.
Flemming Sørensen og Arne Jensen påtog sig at holde øje med kvaliteten af rengøringsarbejdets udførelse.
Fremtidige/ugentlige afkrydsningsskemaer fra Sundby rengørings Servise skal afleveres til Arne Jensen.
Flemming Sørensen undersøger prisen for udførelse af rengøringsarbejdet i Etape 5.

Ad 5. Snerydning.
Der var almindelig tilfredshed med snerydningen.

Ad 6. Den lille miljøstation.
På baggrund af udleverede dokumenter i sagen gav bestyrelsen bemyndigelse til at gå videre med forhandling med Skanska om en midlertidig, tidsbestemt miljøstation i gode materialer og i en mere æstetisk udførelse.

Ad 7. Tilbagemelding om Rafn & Søn.
Det blev oplyst, at kun ca. 50 medlemmer havde tilsluttet sig et eventuelt søgsmål mod SKAT om nedsættelse af den pålignede ejendomsskat.
Ved henvendelse til Kirsten Boutrup, Rafn & Søn blev det oplyst, at fristen for indlevering af søgsmål var udskudt til den 30. april.
Der var enighed om at foretage endnu en runde i opgangene i forsøg på at give flere medlemmer mulighed for at deltage i søgsmålet.  
Kirsten Jørgensen sender reminder med tilmeldelsesblanket ud til beboerne om dette.

Ad 8. Referent fra bestyrelsesmøderne.
Pernille Poulsen og Flemming Sørensen tilbød at dele referatskrivning mellem sig.

Ad 9. Hjemmesiden.
Der var enighed om flere informationer lagt ud på etapens hjemmeside.
Pernille Poulsen tilbød at formidle informationerne til Thomas Rybak, der er Etapens webmaster.
Kirsten Jørgensen sender snarest forslag til information om de afholdte bestyrelsesmøder ud til bestyrelsen til kommentarer med henblik på hjemmesiden.

Ad 10. Afslutning af 1-års gennemgangen og forberedelse af 5-års gennemgangen.
Eksempel på skema udleveret til ejere til brug for 5-årsgennemgangen fra EKJ blev uddelt og kommenteret.
Det besluttedes at uddele skemaet til ejerne med opfordring til at udfylde det og i tilfælde af eventuelt tilbagestående mangler at sende kopi til Skanska samt kopi til bestyrelsen med henblik på et overbliksbillede af tilbagestående mangler og arten af disse.
Skemaet vil derudover kunne være et godt udgangspunkt for den enkelte ejer til notering af nye/kommende skader i forbindelse med den kommende 5-års gennemgang.
Kirsten skriver følgebrev til skemaet, der uddeles til alle ejere.

Ad 11. Parkeringsregler.
10 m’s afstand til adgangsvej og stikvej fra fortovskant blev diskuteret set i lyset af Grundejerforeningens få parkeringspladser.  En håndhævelse af 10 m-afstanden betyder 4 færre parkeringspladser i Etape 5.
10 m-afstanden er lovmæssigt bestemt af hensyn til uhindret adgang for redningskøretøjer.
Peter Nyholm undersøger lovgrundlaget for dette.

Ad 12. Serviceaftale med henblik på eftersyn af varme/varmtvandsanlæg.
Det besluttedes at tegne en serviceaftale.
Allan Trane, EKJ undersøger aftalens indhold.  Nogle af de arbejdsopgaver, der er indbefattet i det foreliggende tilbud bliver allerede udført af Sundby Rengøring.
Flere tilbud indhentes.

Ad 13. Budget.
I det kommende års budget skal indarbejdes 40.000 kr. til døre i de to cykelskure samt 25.000 kr. til den under punkt 12 vedtagne serviceaftale.

Ad 14.  Navneskilte.
Det besluttedes at lade Sundby Rengøring udfærdige nye navneskilte i fremtiden.  
Bogstaverne på navneskiltene skal være lig bogstaverne på de oprindelige skilte med henblik på efterhånden at få ens navneskilte over alt.

Ad 15. Næst møde.
Næste bestyrelsesmøder afholdes:
torsdag, den 10. februar, torsdag, den 10. marts og onsdag, den 6. april 2011.

Ad 16. Eventuelt.
Ruder, der dugger – forsikringsforhold lægges på hjemmesiden.
Det skal undersøges, om der er tilgængelige parabol-boxe samt pris for sådanne.
Regning fra Thomas Damsholt på kr. 21.875,00 for advokatbistand i forbindelse med vandskaderne i sommeren 2009 – sammenbygningen af penthouse-lejlighederne med 4. sals lejlighederne.  
Regningen bør deles med en trediedel til Etape 4 (1 penthouse-lejlighed) og Etape 5 (2 penthouse-lejligheder).
Det oplystes, at det vil være klogt at udarbejde en vedligeholdelsesplan for Etape 5 indeholdende et budget.  Der arbejdes videre med forslaget.
Forslag til krav i forbindelse med afståelse af areal til det kommende fortov rundt om hjørnet Øresundsvej/Amager Strandvej:  snerydning foretages af Københavns Kommune, opsætning af standere med hundeposer og tømning af samme.
Der afventes orientering om nødvendig arealafståelse fra Københavns Kommune.

Kirsten Jørgensen
4. februar 2011.