Bestyrelsen

Fælles e-mail – etape1@oresund-strandpark.dk Fra den 29. april 2025 består bestyrelsen af:

Ulla Krogshede, Øresund Parkvej 5,5
Hans Mørch Jensen, Øresund Parkvej 2, 3 th.
Irene Skov, Øresund Parkvej 1, 1 th.
Filip Koch, Øresund Parkvej 1, st. th.

Suppleant: Ellen-Margrethe Soelberg, Øresund Parkvej 6, 4 tv.
Suppleant: Helle Jønholt, Øresund Parkvej 5, 2 tv.

Forretningsorden

Ny forretningsorden.
§ 1. Bestyrelsens beføjelser og forventninger til samarbejde

Bestyrelsen varetager foreningens interesser i valgperioden og er ansvarlig herfor over for generalforsamlingens beslutninger.

Efter hver generalforsamling vedtager bestyrelsen forretningsorden.

Bestyrelsen skal varetage medlemmernes interesser og repræsentere disse udadtil. Bestyrelsen skal endvidere vedligeholde gode relationer til alle i ejendommen.

Bestyrelsen skal søge effektive og mindelige løsninger på opståede problemer og vise åbenhed i forhold til medlemmer, beboere og samarbejdspartnere.

Bestyrelsen skal dokumentere væsentlige dele af sit arbejde, så efterfølgende bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at sætte sig ind i beslutningsgrundlag, væsentlige argumenter og trufne beslutninger.

Bestyrelsen benytter primært e-mail i sin interne skriftlige kommunikation mellem møderne. Bestyrelsens medlemmer er forpligtet til at følge deres email jævnligt og give deres mening til kende overfor de andre bestyrelsesmedlemmer.

§ 2. Konstituering

På det første bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling, eller hvis der ifm. ekstraordinær generalforsamling sker udskiftning af bestyrelsesmedlemmer, skal dagsordenen indeholde konstituering af bestyrelsen.

Hvis der ikke er en formand ved det første møde, ledes dette af det bestyrelsesmedlem der har længst anciennitet.

Der vælges en formand og en næstformand. Ønsker ingen at blive valgt til disse poster vælges der 2 bestyrelsesmedlemmer til at bestride formandsposten i fællesskab.

§ 3. Bestyrelsens møder

Der vælges et bestyrelsesmedlem som skal have ansvaret for at der indkaldes til bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsen afholder møder efter behov. Dog aftales en møderække frem mod næste generalforsamling på det første konstituerende møde. Der tages hensyn til bestyrelsesmedlemmernes individuelle planlægning.

Ekstra bestyrelsesmøder indkaldes når formanden eller mindst to bestyrelsesmedlemmer anser det for nødvendigt,

Indkaldelse skal ske med senest 7 dages varsel og være skriftlig pr. e-mail. Varslet kan dog forkortes hvis det er nødvendigt af hensyn til sagens hastende karakter. Indkaldelse med kortere varsel af hensyn til evt. hastende karakter, kan ske med mindst 1 dags varsel, med dagsorden, der udfærdiges af den rekvirerende part. Indkaldelse kan ske med kortere varsel, hvis ingen af de fremmødte og indkaldte gør indsigelse.

Indkaldelsen skal indeholde tid og sted, samt en dagsorden og evt. bilagsmateriale, som er nødvendigt for at kunne vurdere og behandle emner. Alle skal have sat sig ind i materialet inden bestyrelsesmødet.

Supplerende forslag skal fremsendes til hele bestyrelsen senest 4 dage inden mødet afholdes. Nye punkter kan optages på dagsorden senere. Den samlede bestyrelse skal dog være enig om at behandle nye punkter med kort varsel.

Et medlem der er forhindret i at deltage i et møde, kan skriftligt tilkendegive sit standpunkt. Dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:

• Valg af referent
• Godkendelse af referat fra sidste møde
• Igangværende sager/opgaver (orientering vedr. tidligere beslutninger, hændelser, korrespondance mv.)
• Emner til behandling og beslutning (indkomne forslag, hvortil der kan træffes beslutning) Nyt fra viceværten/ejendomsservicefirma og orientering til disse Nyt/opgaver fra administrator
• Nyt fra evt. udvalg
• Status økonomi og godkendelse regninger mv.
• Status vedligeholdelsesplanlægning og evt. igangsætning opgaver Planlægning næste møde
• Evt.

§ 4. Afholdelse af møder

Bestyrelsesmøder ledes af den der har indkaldt til bestyrelsesmødet Personen skal sikre at formalia er overholdt.

Bestyrelsesmøder afholdes ved fysisk fremmøde, men kan afholdes virtuelt/elektronisk hvis det er aftalt og tilkendegivet på indkaldelsen.

Bestyrelsen kan træffe beslutning, når over halvdelen af medlemmerne er til stede. Hvert bestyrelsesmedlem har 1 stemme.

Alle beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal ved håndsoprækning. Hvis blot et medlem i bestyrelsen stiller krav om en skriftlig afstemning skal dette respekteres.

Når et bestyrelsesmedlem begærer det, skal det sættes under afstemning om taletiden skal begrænses eller om dialog afsluttes, så der kan stemmes om det der har været drøftet.

Afbud til bestyrelsesmøder skal senest skriftligt pr. e-mail meddeles den øvrige bestyrelse 24 timer inden afholdelse af bestyrelsesmødet.

Suppleanter har mulighed for at deltage i bestyrelsesmøder med høringsret, men ikke stemmeret, medmindre suppleanten har modtaget fuldmagt til at stemme fra et bestyrelsesmedlem. Suppleanter modtager indkaldelse mv. på linje med øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Dertil kan medlemmer af foreningen, som stiller forslag til bestyrelsen, eller andre indbudt af bestyrelsen deltage i bestyrelsesmødet under de punkter som de alene måtte være indkaldt til.

§ 5. Referat af bestyrelsesmøder

Der skal på hvert møde være en referent, som også skal angives i referatet.

Af referatet skal der fremgå mødetidspunkt, samt hvem der har deltaget i mødet, hvad dagsorden for mødet har været, og hvad drøftelserne og beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsorden har været.

Referenten sørger for, at referatet udsendes pr. e-mail til medlemmerne seneste 7 dage efter afholdelsen af mødet. Senest 3 dage efter modtagelse af referat skal dette af de deltagende i mødet være godkendt eller afvist.

Når referatet således er godkendt af alle deltagende medlemmer af bestyrelsen, lægges det op på foreningens hjemmeside.
Referatet skal indeholde en aktivitetsplan med aftaler om opgaver og ansvarlige for deres udførelse indtil næste bestyrelsesmøde eller anden aftalt tidsfrist. De ansvarlige for opgaven har pligt til løbende at orientere/konsultere den øvrige bestyrelse ved e-mail. Hvis et spørgsmål i den forbindelse dukker op, kan et flertal i bestyrelsen forlange, at det sættes til dagsorden på et bestyrelsesmøde i stedet for at blive behandlet på e-mail.

Et bestyrelsesmedlem som har været til stede på mødet, og som er uenig i en truffet beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. Evt. bemærkninger til referatet, skal meddeles formanden og referenten seneste 3 dage efter modtagelse af referatet.

Alle bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i et bestyrelsesmøde, skal godkende referatet på næste bestyrelsesmøde, eller skriftligt meddele dette til formanden og referenten der kan sikre dette indføjes i næste referat. Bestyrelsesmedlemmer der ikke har deltaget i et bestyrelsesmøde, meddeler på næste møde om de har læst referatet. Dette føres til referat med tilføjelsen ”læst” under punktet godkendelse af referat fra sidste møde.

Bestyrelsen skal drage omsorg for, at foreningens medlemmer får orientering om den del af bestyrelsens arbejde, der ikke behandles som fortroligt. Dette kan være udsendelse af nyhedsbrev, eller publicering på hjemmeside eller administrators intranet.

Referat sendes til administrator med henblik på dokumentation over for denne af beslutninger, igangværende sager, bemyndigelser til godkendelse af betalinger mv.

Referaterne er til rådighed for de til enhver tid valgte bestyrelsesmedlemmer.

Referater publiceres på foreningens hjemmeside.

Der kan være indhold i referatet som bør anonymiseres eller slettes inden evt. publicering. For eksempel skal alle referencer til sager om/fra ejere eller beboere kun omtales ved adresse og ikke navns nævnelse.

§ 6. Særlige beslutninger

Når sager ikke uden risiko kan udsættes til et bestyrelsesmøde, kan et bestyrelsesmedlem helt eller undtagelsesvis beslutte på bestyrelsens vegne. Bestyrelsesmedlemmet skal dog om muligt forinden – evt. telefonisk – søge godkendelse hos andre bestyrelsesmedlemmer, så foreningens tegningsregel som minimum er overholdt. Er dette ikke muligt skal bestyrelsesmedlemmet straks efter beslutning er taget orientere den øvrige bestyrelse skriftligt og per E-mail om det passerede og hvad der er truffet beslutning om, samt estimat på evt. beløb det koster foreningen.

§ 7. Bestyrelsesmedlemmers forpligtelser

Bestyrelsens medlemmer har pligt til at deltage i bestyrelsesmøder og til at deltage i beslutningsprocesser og til loyalt at følge de af bestyrelse vedtagne beslutninger.

Bestyrelsesmedlemmer kan kun disponere eller udtrykke sig i bestyrelsens navn efter bestyrelsens samtykke, eller under udførelsen af bestyrelseshvervet herunder udførelsen af en af bestyrelsen given opgave, det være sig stort som småt, økonomisk eller andet. Med samme forbehold må der ikke, overfor personer udenfor bestyrelsen, refereres fra bestyrelsesarbejdet.

Under udførelsen af bestyrelsesarbejdet har et hvert bestyrelsesmedlem og suppleant pligt til at være objektiv og ansvarlig overfor denne forretningsorden såvel som overfor foreningens vedtægter.

Bestyrelsen har desuden ansvaret for at foreningen ledes på en ansvarlig måde, herunder at der er styr på vedligeholdelsen og økonomien i foreningen.

Samtlige bestyrelsesmedlemmer er gensidigt ansvarlige overfor hinanden i forbindelse med arbejdsopgaver og lign.

§ 8. Habilitet

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen af en sag, hvis han/hun, eller en person som han/hun er beslægtet eller besvogret med eller har en lignende tilknytning til, kan have væsentlig interesse i sagens afgørelse eller blot kan betragtes som inhabil. Lignende tilknytning dækker over familie, ægtefælle/sambo og dennes familie, samt andre med lignede tilknytning som bl.a. venner, bekendte, kollegaer eller tilknytning til administrator eller vicevært/ejendomsservicefirma.

Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til at underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet eller som kan give anledning til tvivl om hans/hendes inhabilitet. Dette skal meddeles senest ved behandling af det punkt hvor habiliteten kan blive et problem. Bestyrelsen afgør hvorvidt medlemmet skal vige under mødet under sagens behandling. Et bestyrelsesmedlem kan ikke deltage i afstemning om egen habilitet. Ved et bestyrelsesmedlems inhabilitet kan en suppleant deltage i medlemmets sted med stemmeret.

§ 9. Tavshedspligt og slettepligt

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer, medmindre der er tale om forhold, som efter sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab. Det påhviler desuden ethvert bestyrelsesmedlem at udvise loyalitet overfor foreningen, så man ikke ved sit virke skader foreningens interesser.

Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal han eller hun straks tilbagelevere alt materiale, som han eller hun er i besiddelse af, til formanden og må ikke beholde kopi af materialet. Administrator skal ligeledes gives besked om at et bestyrelsesmedlem er stoppet, så administrator i sine systemer kan opdatere adgang og rettigheder mv.

Persondata skal opbevares på en sådan måde, at det kan slettes, når det ikke længere er relevant – eller så det kan overdrages til foreningen.

§ 10. Betaling af regninger

Fakturaer, som foreningen skal betale, skal stiles til foreningen og sendes til administrator. Leverandører skal ved bestilling af opgaver gøres opmærksom herpå. Bemærk at rekvirenten skal også fremgå af fakturaen.

Bestyrelsen og administrator forventer, at fakturaer mv. fremsendes elektronisk hurtigst muligt.

Administrator sørger for, at fakturaer for udførte arbejder forelægges de underskriftsberettigede, der kontrollerer med rekvirenten, at ydelsen er leveret og korrekt faktureret, så evt. uoverensstemmelser mellem det rekvirerende medlem, det udførte og det fakturerede konstateres hurtigst muligt.

Alle omkostninger skal godkendes af to underskriftberettigede.

Administrator sørger for betaling af fakturaer af faste ydelser, som fx forsikring, renovation, revisor, administrationshonorar mv. Administrator sørger for, at andre fakturaer opnår godkendelse af underskriftberettigede i bestyrelsen.

Administrator sørger for betaling når bestyrelsens godkendelse foreligger.

Bestyrelsen bemyndiger to medlemmer af bestyrelsen til at godkende betaling for en konkret bestilt ydelse eller vare.

§ 11. Bestyrelsens arbejdsform og opgaver mv.

Fastlæggelse af foreningens politikker og uddelegering af ansvar og beføjelser foretages af bestyrelsen.

Ordinært bestyrelsesmøde afholdes efter mødeplan jf. § 3.

Bestyrelsens opgaver består bl.a. af følgende:

Dialog med ejendommens beboere (og evt. lejere) mv.

• Dialog med administrator
• Godkende regninger
• Tilsyn og dialog med viceværten/ejendomsservicefirma
• Overblik over økonomi
• Overblik over og igangsætning af projekter
• Efterlevelse af generalforsamlingsbeslutninger/drøftelser
• Deltagelse i grundejerforeningens bestyrelse og arbejde

Årligt bør bestyrelsen desuden overveje en drøftelse af:

• Målsætning og strategi for foreningen
• Forberedelse ordinær generalforsamling
• Ejendommens vedligeholdelsesmæssige stand og behov for en vedligeholdelsesplan
• Bestyrelsesgodtgørelse
• Gennemgang og opdatering af forretningsorden

Kommunikation sociale medier:

Bestyrelsen kommenterer ikke opslag mv. på de sociale medier. Bestyrelsens officielle kontaktflade (bestyrelses mail) bruges til at kontakte bestyrelsen. Kommenterer bestyrelsesmedlemmer på de sociale medier betragtes dette som personlige holdninger og meninger.

Foreningens dokumenter:

Et medlem af foreningen har ret til at se dokumenter, der vedrører medlemmet selv, medlemmets lejlighed, ejendommen som helhed eller foreningen.

Udvalg:

Bestyrelsen kan i nødvendigt omfang nedsætte udvalg til at varetage konkrete eller enkeltstående opgaver. Alle væsentlige beslutninger skal forelægges bestyrelsen.

§ 11 Øvrige bestemmelser

Hvis der er uoverensstemmelser mellem forretningsordenen og vedtægten, er det altid vedtægten, der gælder, ligesom forretningsordenen ikke kan tillægge bestyrelsesmedlemmer beføjelser og rettigheder, som de ikke er blevet tillagt i vedtægten.

Forretningsordenen er ikke stationært dokument i den forstand, at når forretningsorden er udarbejdet og vedtaget af bestyrelsen, så skal forretningsordenen ikke senere ændres. Forretningsorden bør gennemgås efter behov og mindst èn gang om året for at sikre, at den stadig er tilpasset foreningens behov.

Forretningsordenen kan ændres af den til enhver tid valgte bestyrelse ved almindelig flertalsbeslutning.

Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen på et møde den 20. juni 2022.