Bestyrelsesmøde

Mødetid:      3. september 2009 kl. 19.30
Mødested:    Hos Morten i nr. 4
Deltagere:    Formand Thomas Frisendal
                   Bestyrelsesmedlem Morten Truelsen
                   Næstformand Ole Søe-Pedersen
                   Bestyrelsesmedlem Marianne Bertelsen
Afbud:         Suppleant Gitte de Linde
Referent:      Thomas Frisendal

Velkomstrunde
Bestyrelsesmedlem Steen Bjørn Nielsen er udtrådt af bestyrelsen på grund af arbejdspres og efteruddannelse.

Bestyrelsen bød velkommen til Marianne Bertelsen, der i sommers vendte hjem fra en udstationering i Sydamerika. (Marianne blev valgt ind i bestyrelsen “in absentia” på generalforsamlingen).

Valg af næstformand
Ole-Søe Pedersen modtog valg som foreningens næstformand.

Fordeling af arbejdsområder
Bestyrelsen fordelte arbejdsopgaverne mellem sig på denne måde:

Ole-Søe Pedersen: Økonomi og administration.
Morten Truelsen: Grundejerforeningen samt opgaverne omkring ComX, el og belysning.
Marianne Bertelsen: Kontaktperson for vedligeholdelsesudvaget, opfølgning på leverandørerne (pt. primært rengøring og vinduespolering), tovholder for initiativgruppe omkring trafikstøj (se nedenfor).
Gitte de Linde: Sociale arrangementer, suppleant i Grundejerforeningen
Thomas Frisendal: Koordinering, 5-års gennemgangen, igangsætning af malerarbejdet, referater og hjemmesiden, Formandsinitiativet.

Status på økonomi
Ole har holdt møde med Kuben (Helle Luther). Kuben har først for ganske nylig modtaget de sidste ting fra Datea, så der går endnu nogle uger, inden alt er på plads. Vores indtryk af Kuben er meget positivt. Der er pt. et mindre driftsoverskud, men regnskabet er som sagt ikke helt på plads i regi af Kuben. 5-års gennemgangen har har været noget dyrere i ingeniør honorar end anslået. Ole følger nøje op på regnskabet i det næste stykke tid bl.a. med månedlig budgetkontrol.

Kuben har skaffet et tilbud på forsikring, der er en del billigere end vores nuværende. Ole foranlediger et skift.

Ole beder Kuben om at foranledige, at alle leverandører sender regninger til Kuben. Regningerne scannes så ind og emailes til os (Ole og Thomas) for godkendelse.

Grundejerforeningen
Morten redegjorde for beslutningerne på det sidste møde i Grundejerforeningen. Alle detaljerne kan ses på Grundejerforeningens hjemmeside (http://www.oresund-strandpark.dk/index.php/referater.html). Nedenfor fremhæves de vigtigste ting.

Der foreligger et tilbud om ekstern administration af den nuværende parkeringsordning (altså på vores nuværende vilkår). Morten går videre med det i Grundejerforeningen.

Etape 6 grunden forventes ryddet i løbet af de næste måneder. Jorden, som er blevet testet og fundet uden risiko, bliver fordelt, grusbunkerne bliver kørt væk, der bliver sået græs, og Skanska fjerner sine “pavilloner” (dog først når 1-års gennemgangen i etape 5 er afsluttet).

G/F tager initiativ overfor Kommunen til at få en miljøstation etableret på etape 6 grunden nede ved etape 4 / 5.

Der bliver plantet en del nye skovfyr. Der plantes hyben som afskærmning ud mod Amager Strandvej og ud mod Amagerbanens trace. 

Der er planer om at få opsat høje lamper ved vores gæsteparkering. De eksisterende, lave, lamper flyttes ud på stien mellem etape 3 og 4.

Formandsinitiativet
Der blev holdt møde i Formandsinitiativet den 2/9. Der var dog kun 3 fremmødte foreninger, så mødet blev ikke et egentligt møde. Etape 1 vil tage initiativ til der gøres noget ved:

–    Fælles evaluering på EKJ’s indsats
–    Fælles indkøb af energi (el)

ComX serviceaftale
På foranledning af ComX er serviceaftalen genforhandlet. Nettoresultatet er, at foreningen nu selv hæfter for udskiftning af den fælles hardware. For de beboere, der bruger ComX, betyder aftalen en mindre forhøjelse af serviceafgiften.

Maling af døre og vinduer udvendigt
Ud fra de indkomne tilbud har vi valgt at indgå aftale med malerfirmaet Viebke og West, som tilbød en fornuftig pris og som har gode referencer samt garantiordning og forsikring. Vi havde ikke råd til at få malet fals og kant – det ville blive en del dyrere, fordi alle døre og vinduer så skal åbnes. Arbejdet igangsættes i uge 38. Det vil være nødvendigt at få adgang til alle lejligheder, så malerne kan komme ud på altanerne. Der vil blive arrangeret nøgleindsamling i stil med den, vi havde under 5-års gennemgangen. Nærmere information følger.

Status på 5-års gennemgangen
Thomas gennemgik de vigtigste ting omkring 5-års gennemgangen. Boliggennemgangen er afsluttet med gode resultater – der er dog os bekendt nogle ejere, der har hængepartier overfor Skanska. Men ikke noget, der har generel karakter (udover VVS-tingene, som er fælles, se nedenfor).

Lejligheden, hvor der har været rapporteret mulig skimmelsvamp, er nu undersøgt igen af firmaet Bøgh og Helsted. Resultatet er, at der ikke kan konstateres skimmelsvamp af betydning i de udtagne prøver (“ingen til ringe vækst” i fagsproget). Det er muligt, at gulvet skal udskiftes af kosmetiske grunde. I det tilfælde tilbyder foreningen bistand fra en ekspert til inspektion og evt. fornyet prøveudtagning (når gulvet er fjernet), således at forløbet kan årsagsforklares bedre og at enhver tvivl kan fjernes.

Fællesarealerne og de tekniske installationer gennemgås i løbet af september. De større ting er primært vedr. reparationer af tag og murkroner, dårlig funktion af ventilationen (herunder unødig støj) samt varmeanlægget (dårlig afkøling) og de lange fremføringstider på varmt brugsvand i lejlighederne. Der kigges også på dørene, dørtelefonerne, spots mv. Nærmere information følger. 

Der afholdes regelmæssige statusmøder med Skanska, og alt er dokumenteret i form af mødereferater mv. Interesserede kan henvende sig til formanden.

Vedligeholdelsesudvalget
Marianne overtager posten fra Steen som vedligeholdelsesudvalgets kontaktperson i bestyrelsen. Thomas indkalder til møde med udvalget samt Marianne og Morten for at få fordelt alle opgaverne. Der har været en del omkring VVS mv. Københavns Energi har også været på en gratis energi inspektion, og de arbejder på en rapport om vores energiforbrug.

Elevatorservice
Thomas foranlediger afholdt et møde med Schindler med henblik på at få bedre opfølgning på tilkald, service og vedligeholdelse. Marianne er også indover. Vi skal også have justeret dørenes lukkehastighed.

Opfølgning på leverandører
Bortset fra ovenfor nævnte ting blev punktet udskudt til næste møde.

Trafikstøj
På baggrund af en henvendelse fra nogle medlemmer om støjen fra trafikken på Amager Strandvej besluttede bestyrelsen følgende:

–    Vi vil gerne bakke op om en initiativgruppe, der skal arbejde med disse ting, fx. kunne man forestille sig opstilling af fartkameraer (“stærekasser”) eller lignende
–    Gruppen skal forsøge at få etableret samarbejde med de andre etaper
–    Bestyrelserne skal indover ved henvendelser til Kommunen osv.
–    Vi består med kontakter, herunder at emnet tages op på næste møde i Formandsinitiativet
–    Marianne er bestyrelsens tovholder i dette arbejde.

Sommerfest
Der er dejlig mange tilmeldinger til sommerfesten – håber alle får en god fest!

Eventuelt
Der er cykler inde i opgangene, dette er ikke tilladt jf. husordenen. Der opsættes et opslag. Grundejerforeningens husorden sættes også op som opslag.

Der iværksættes en cykeloprydning i cykelskurene.

Næste møde
29/10 kl. 19:30.