Bestyrelsesmøde
Afholdt hos Povl Beenfeldt
Deltagere: Jeanette Rosenberg (JR), Marianne Bertelsen (MB), Bo Ablo Nielsen (BAN), Allan Ekstrøm (AE) og Povl Beenfeldt (PB)
Agenda
- Bemærkninger sidste referat
- Følges budgettet?
- Er ventilationsproblemerne nu løst
- Altanrapporten. Hvad nu?
- Er tætninger ved vinduer udført?
- Rengøring af affaldsskakte
- Håndtering af nøgler til fællesarealer og hoveddøre
- Belysning fællesarealer
- Beplantning fællesarealer
- Fugt top af facade- og gavlmurværk
- Diverse
Ad 1 Bemærkninger sidste referat
PB kontakter Lars Helms (tidligere formand) og hører om han har USB nøgle med materiale fra 5-års gennemgange.
AE checker hjemmeside om referater fra 8/5 og 12/6 er lagt på hjemmesiden.
Kontaktoplysninger skulle være rettet på hjemmesiden.
AE nyt telefonnummer (mobil) 41851652
Ref. i øvrigt godkendt
Ad 2 Følges budgettet?
Regnskab og forbrug: Vi har primært et overforbrug på elevatorservice og brug af rådgiver (BG Property Management (BGPM)). Vi har også fået regning fra Sundby Rengøringsservice på hovedrengøring på ca. 14.000 kr. MB kontakter Jimmi (vicevært) og afklarer om ”hovedrengøring” er blevet udført.
Desuden har ventilationsreparationen også kostet mere end forventet.
Budgetoverskridelsen er på ca. kr. 100.000 i 1. halvår.
På baggrund af budgetoverskridelsen bliver vi nødt til at udskyde enkelte aktiviteter for resten af året til 2013.
GRUNDET DE MEGET STORE SERVICEREGNINGER PÅ ELEVATORSERVICE SKAL VI ENDNU EN GANG OPFORDRE BEBOERNE OM AT BENYTTE ELEVATORERNE MED OMTANKE OG KUN TILKALDE SERVICE I PRESSERENDE TILFÆLDE.
SÆRLIGT TILKALD I AFTENTIMER/WEEKEND BØR UNDGÅS, DA DISSE ER MEGET DYRE.
Ad 3 Er ventilationsproblemerne nu løst?
Arbejderne er færdigmeldt fra entreprenøren.
Der er klager fra opgang 1 efter udskiftning af kontrolstyringssystem. BGPM kontakter klagerne og går i nærmere dialog med beboerne for at få beskrivelse af problemerne.
Vedr. lugtgener i opgang 5: Den kan godt være, at det ikke er ventilationen, men måske badeværelsesudsugningen, madlugten kommer fra. BGPM skal kigge på sagen rent teknisk og har teori om, at udluftningsskakten til badeværelserne bør trykprøves og evt. tætnes.
Vi håber, at de sidste justeringer kan sætte et foreløbigt punktum for vedligeholdelsen af ventilationssystemet, da alt ser ud til at være udført efter de tekniske anbefalinger og kravbeskrivelsen.
Ad 4 og 10 Altanrapporten og fugt i murkroner, gavl og vægge
Murkronerne (metalinddækningen) er utæt og de rustne bærerør i altanerne bør skiftes for at undgå risiko for afskalning af betonen ifbm. korrosion.
Vi (PB) vil forsøge at gå sammen med de øvrige etaper via formandsinitiativet i et samlet sagsanlæg mod Skanska Danmark (som bygherre). PB sætter gang i sagen den vej rundt.
PB kontakter Lar Börner fra BGPM for at indhente tilbud på
A) Reparation af murkroneafdækning
B) Altanudbedringer
Såfremt vi skal/vil rejse erstatningskrav, skal dette (sandsynligvis) ske inden 1/11 2013 – måske tidligere.
Prissætning og aftale med formandsinitiativet afgør den videre fremgangsmetode.
Ad 5 Er tætninger ved vinduer udført?
Vinduer er tætnet vha. udbedring af huller i ilmodbåndet i vinduessiderne i de sydvendte vinduespartier i juni måned. Pris kr. 7.500 ex. moms.
Ad 6 Rengøring affaldsskakte
Højtryksrens af skaktrum foretages d. 10/9.12 af Krüger Aquacare. Pris kr. 6.100 ex. moms.
Ad 7 Håndtering af nøgler til fællesarealer og hoveddøre
Vi har en idé om, at der er udleveret ca. 36 hoveddørsnøgler til leverandører m.v. Vi drøftede metode for kontrol med udleverede hoveddørsnøgler, men konkluderede, at alt andet end en dyr udskiftning af låsene næsten vil være umuligt, fordi der ikke ligger en komplet og sikker registrant over, hvem nøglerne er udleveret til.
MB afleverede en systemnøgle (hovednøgle) til PB.
Ad 8 Belysning på fællesarealer
A) Grundejerforeningen ønsker at få fjernet pullerterne ved stierne ud for etape 1, da de ikke virker og kun er i vejen for snerydning og saltning. Bestyrelsen ønsker at høre generalforsamlingen før vi melder tilbage til grundejerforeningen.
B) Belysning: Duus el er hyret til at kigge på ordning af nedlagt belysning. Udgiften hertil vil ligge i G/F regi.
Ad 9 Beplantning fællesarealer (Etape1)
Grundejerforeningen har en gartner på opgaven som har analyseret jorden og kommer med oplæg til udbedring. Vi har taget alle henvendelser fra beboerne med i betragtningerne om reetablering af beplantning. Bestyrelsen i etape 1 drøfter et fælles oplæg til et G/F-møde (d. 5/9) hvor emnet bliver drøftet. Beslutning kommer hurtigst muligt derefter.
Ad 10 – se under pkt. 4
Ad 11 – Diverse
- Vedligeholdelsesplanens punkt 6,7 og 8 er udført . Pris i alt ca. kr. 27.000 ex moms.
- En varmeveksler i varmecentralen er repareret
- Glasforsikring og sp. om mattering af altanglas: Vi er i dialog med Dan-ejendomme om vores forsikringer. BAN tager den op mlm. beboeren og Dan-ejendomme. Hvis vi ikke har en fælles glasforsikring vil vi undersøge, hvad det koster at tegne en sådan.
- Ekstra cykelstativer. Bestyrelse overvejer ekstra cykelparkering – evt. i forbindelse med renovation af beplantning. JR undersøger priser. Mere herom senere.
- Vejbump (G/F-regi). AE har indhentet tilbud på vejbump som JR tager med på næste G/F møde. AE mangler byggemøde med tilbudsgiver og informerer JR og G/F herefter.
- Næste best.møde d. 30/10 kl. 19.30 hos PB
Referant AE