Bestyrelsesmøde
Bestyrelsesmøde Etape 1 – 12/6, 2012
Til stede: Povl (PB), Jeanette (JR, Marianne (MB), Bo (BAN) og Allan (AE)
A) Møde med Lars Börner (BGPM) vedr. vedligeholdelsesplan (udenfor agenda)
Agenda:
1) Godkendelse af referat fra sidste møde (8/5)
2) Status på økonomien
3) Vandindtrængen i lejligheder
4) Viceværtsaftaler
5) Status på gartneraftaler
6) Lejekontrakt opgang 6
7) Forsikringer
8) Nøgler
9) Div.
10) Næste møde
A) Møde med Lars Börner (BGPM) vedr. vedligeholdelsesplan
Bestyrelsen gennemgik BGPMs forslag til vedligeholdelsesplan, hvor vi besluttede en række yderligere undersøgelser og tiltag, som vi og BGPM vil foretage. Det drejer sig primært om besigtigelse af tag, altaner, oliering af vinduer indhentning af tilbud for maling af opgange m.v. Vi vender tilbage, når vi har færdig bearbejdet vedligeholdelsesaktiviteterne og beslutter iværksættelse.
Den færdige vedligeholdelsesplan og aktiviteterne vil derefter blive offentliggjort på hjemmesiden.
1) Godkendelse af referat fra sidste møde (8/5)
Referat blev godkendt.
2) Status på økonomien
Vi bruger pænt med penge. Reparation af ventilationsanlæg ca. 30.000 over budget, da det viste sig, at opgang 5 havde brug for en mere omfattende renovering af anlægget.
Elevatorregningerne løber også hurtigt. Vi taler med Jimmy (viceværten) om jævnlige syn på elevatorer, så vi kan være på forkant med behov for service og måske minimere antallet af serviceudkald, som koster os dyrt. Vi har desuden besluttet at inkludere elavatorsyn i aftalen med BGPM. Vi håber at dette kan bremse stigningen i udgifter til rep. og service.
Vi opfordrer på det kraftigste beboerne om at benytte elevatorerne med omtanke og forsigtighed for at begrænse skaderne. Overlæs f.eks. ikke elevatorerne i forbindelse med større transportopgaver og tryk forsigtigt på knapperne. Undgå desuden at forhindre den automatiske dørlukning. Tilkald kun service i weekenden i yderste nødstilfælde, da dette er særdeles dyrt.
MB laver et opslag til opgangene, hvori vi høfligst anmoder beboerne om en forsigtigere brug af elevatorerne.
BGPM købes til at gennemgå regninger og abonnement fra servicefirma for at se, om vi kan hente noget ad den vej. Ordningen vi l køre som forsøg i et år.
Vandskaderegning penthouse: Vi betaler regning og får pengene dækket hjem fra ejerens forsikring via Dan-ejendomme (BAN)
Vi ønsker kvartalsopgørelse på vores konto hos Dan-ejendomme. (BAN)
3) Vandindtrængen i lejligheder
Vedr. lejligheder med vandindtrængen i opgang 1, 2 & 5. Vandet kommer fra huller i ilmodbåndet ved vinduespartierne i opgangen om syd. JR godkender tilbud og bestiller arbejdet med reparation af disse ilmodbånd igangsat.
I opgang 5 (4. sal tv.), hvor der er trængt vand ind ved altandøren, sker dette, fordi der er monteret ilmodbånd under dørtrinnet i stedet for en elastisk fuge, som kan holde vandet ude. Det kan ilmodbånd ikke. Vi undersøger sagen nærmere og vurderer om udskiftning af ilmodbånd til fuge er en generel udbedring, vi skal påtage os.
Opgang 2, 4.tv.: Vandindtrængen undersøges af BGPM. Sker sikkert fordi lodningen i sålbænken, som er af tin, sikkert er sprunget op. JR sender materiale m. fotos til BGPM. (Dette er også sket i Opgang 2, 2.th., hvor beboeren (AE) har repareret sålbænken midlertidigt med tape.)
4) Viceværtsaftaler
PB har fået mappen med de underskrevne viceværtaftaler, som er et ”kludetæppe” af aftaler mellem etaperne, grundejerforeningen og Sundby Rengøringsservice (SBS – Jimmy).
PB ser disse igennem og konkluderer, hvor vi ønsker aftalerne strammet op. PB og JR aftaler møde med Jimmy.
Vi har desuden aftalt, at BGPM tager kontakt til SBS vedr. punkt 5,6, og 7 + småreparationer af varmeanlægget fra vedligeholdelsesplanen.
5) Status på gartneraftaler
Gartneraftalen ligger i grundejerforeningens regi (GF). Skælskør Gartnerservice er udskiftet med HN Service. Tilsyn medgartnerarbejde styres af repræsentanter fra afd. 4 og 5.
Vedr. bede etape 1 nordsiden: JR har (som G/F-repræsentant) drøftet problemet med Peter Nielsen fra HN service. Der er udtaget jordprøver m.v. for at beslutte den bedste fremtidige løsning. Det kan ende med, at den dårlige jord (som er traktoseramt byggeaffald), skal graves op, fjernes og nyt jordlag udlægges, før der kan gro noget ordentligt på stedet. Jorden er muligvis forurenet, hvilket vil have stor indflydelse på omkostninger og metode. HN service kontakter JR for råd og vejledning.
Vi har reklameret til Skælskør Gartnerne over de sløje efeu-planter, som ikke gror. De har 200 efeu-planter klar til os som erstatning, hvis vi ønsker at benytte dem. Vi beslutter dette, når vi har rådgivning fra HN service på plads.
Undgå i øvrigt for megen ”trafik” på efeuen på højene mod syd, da disse ikke tåler betrædning (og leg) særlig godt.
6) Lejekontrakt opgang 6
Lejekontrakten blev fremlagt og godkendt.
7) Forsikringer
Bestyrelsen har undersøgt, om den er betyrelsesansvarsforsikret, og det er den.
8) Nøgler
Vi skal have fremskaffet et par ekstra hovednøgler til bestyrelsen. Det kræver et gråt nøglekort, som er forsvundet. Vi afventer besked fra Sani Stål, som har rettighederne til systemet. BAN vender tilbage med nyt i sagen.
9) Div.
JR sender materiale vedr. driftsaftaler m.v. til BGPM. AE sender dette og sidste referat til BGPM.
Altaner: BGPM entrerer med Teknologisk institut om syn på altaner og efterfølgende rapport. JR bekræfter denne ordre til BGPM sammen med øvrig korrespondance.
Bønlykkes forsikringssag (opgang 2) meldes til Helle fra Dan-ejendomme (BAN).
Næste møde
Afholdes tir. d. 28/8 kl. 19.00 hos PB opgang 3, 3.tv.
Referent AE