Bestyrelsesmøde
E/F Øresund Strandpark – Etape 1
Dagsorden for bestyrelsesmøde 29. oktober 2019
Bestyrelsesmøde: tirsdag den 29. oktober 2019, hos Allan, kl. 19.00
Tilstede: Lena, Allan, Jef, Michaell, Jan, Helge & Ellen-Margrethe
Afbud:
Referat/Dagsorden
Referent: Ellen-Margrethe
1. Godkendelse af dagsorden -> OK
2. Referat fra sidste møde godt pr. mail og offentliggjort på hjemmesiden
3. Valg af referent -> Ellen-Margrethe
4. Ejendommens drift
a. Vand- og varmeforbrug – > Ved en fokuseret – men manuel – indsats igennem sidste varmesæson har Etape1 sparet ca. 68.000 DKK (14%) på den samlede varmeregning og sparet miljøet for endnu mere af CO2.
Med digitalisering forventer vi at skære yderligere ca. 6% af varmeforbruget, primært gennem bedre oplysning via Beboer App og optimeret styring af varmecentralen.
Vandforbruget ligger stabilt.
Allan gav introduktion til den kommende app, som bestyrelsen skal begynde at prøve i entest-/udviklingsversion.
b. IT -> Vurdering af ny struktur for bestyrelsens interne mailadresser og ’udefra-ind’ adr.
i. Det synes, at der er generel tilfredshed med den nye funktionsstruktur for vores mail
c. Forsikringer -> Bilag 1+2 -> forsikringspræmierne er varslet til at stige ca. 42% – hvilket betyder en stigning i ejerbidraget på årsbasis på plus 2 %.
i. Forsikringsudvalget undersøger et par selskabers tilbud, og herefter vil gruppen indstille sit forslag til bestyrelsen.
Vedligeholdelse:
d. Elevatorer -> Vi har (endelig efter 8 måneder) fået tilstandsrapporter fra Schindler og har afholdt møde med dem. Der består sikkerhedsrisici, ligesom mindst 3 af dørmekanismerne bør skiftes til en helt ny servo-baseret type. For at sikre driften, anbefaler vedligeholdelsesudvalget at skifte alle 6 dørmekanismer. Sikkerhedsrisici blev drøftet, da vi har levet med dem i længere tid, og først nu er opmærksomme på dem. Vores prioritering er sikkerhed, stabil drift og økonomi i nævnte rækkefølge. Gennemførelse af tilbud fra Schindler vil kræve afholdelse af ekstraordinær generalforsamling pga. budgetoverskridelse. -> Bestyrelsen besluttede at tage dialogen med Schindler en gang til,og om nødvendigt at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling inden jul for at få mandat til at gennemføre de nødvendige reparationer på elevatorerne.
e. Nye vand- og varmemålere:
i. Vi har fået nye vand- og varmemålere. Arbejdet er næsten færdiglavet og oversteg budgettet noget. Overordnet set forløb arbejdet godt, dog med en relativ alvorlig vandskade og et par småuheld. Arbejdet er stort set færdiglavet også reparation efter vandskaden/-erne.
ii. Vi har fået opgørelse på varmeregnskab -> hvad har det betydet? -> se under varmeforbrug. Med de nye målere og digital adgang giver vi beboerne mulighed for at spare endnu mere ved at blive mere bevidst om forbruget af vand og varme. Målingerne hjemtages med ca. 15 minutters interval og muliggør løbende opgørelse af varmeregnskabet i overensstemmelse med EU’s energi effektivitets direktiv, derindfases over de kommende år. Bestyrelsen forventer at overgå til varmeregnskab på månedsbasis, så snart vores partnere er klar til det. Konsekvensen er, at de, der bruger varme om sommeren, betaler for den.
iii. Hvordan informerer vi beboerne om, hvordan de følger med i eget vand- og varmeforbrug, efter det nu er slut med det årlige aflæsningsbesøg? På mødet præsenterede Allan den nye App og Dashboard. Appen har i en uge været i test hos 8 beboere i 5 lejligheder og forventes frigivet til alle beboere medio november. Dem, der har brugt app’en, synes den er næsten ”magisk”!
f. Tag: inspektion -> Ekstern vurdering: generel god stand, vurderet restlevetid + 10 år. Forebyggende vedligehold er foretaget, men blev noget dyrere end budget, da det blev konstateret, at der lå meget vand under tagpappet (4-8m2) over opgang 2. Skaden er nu repareret – og der kom ikke vand ned gennem loftet. Samlet omkostning ca. 90.000 DKK.
g. Vinduer -> termorude i opgang 5 udskiftes. Ved regnvejret i uge 41/42 kom der vand af gavlvinduerne i en lejlighed i opgang 6 og af et sydvendt vindue i en lejlighed i opgang 4. Vores rådgivende ingeniør er på sagen.
h. Ventilation i opgang 5 Vi har modtaget resultatet af blowertesten og denne viser, at der ikke er utætheder der kan give anledning til lugtgener.
i. Gulvskader -> En beboer har skader på gulv, hvor fineren løsner sig. Bestyrelsen anser ikke, at vi kan gøre noget i den henseende.
j. Vandskade i kælderrum -> ingen af de berørte ejere har efterfølgende rapporteret om beskadigede genstande -> sagerne lukkes.
k. Forslag om græsarmering ved bagudgange pga. ”smat” -> Samlet pris ca. 50.000 DKK. Stilles som forslag til ordinær generalforsamling.
5. Generationsskifte og sikring af kontinuitet via bestyrelsens sammensætning
a. Over de seneste 3 år har vi optimeret drift og vedligehold, opnået betragtelige besparelser, samt etableret en langsigtet økonomisk helhedsplan funderet i en 10-årig vedligeholdelsesplan.
Majoriteten af bestyrelsesmedlemmer har en høj anciennitet i bestyrelsen. Formand Lena meddelte, at hun ikke genopstiller hverken som formand eller til bestyrelsen i 2020, da hun får mere og mere rejseaktivitet.
Næstformand Allan (i vedligeholdelses- og økonomiudvalgene) meddelte, at han genopstiller i 2020, men næppe i 2021 og andre er ikke afklarede endnu.
6. Brugsret til terrasser for stuelejlighederne – ang. 30-årsfrist -> Bilag 3
a. Efter opfordring fra en ejer af en stuelejlighed, samt dialog med DEAS, besluttede bestyrelsen at stille forslag til kommende ordinære generalforsamling om en vedtægtsændring, der ændrer det nuværende datofastsatte udløb af enebrugsret til terrasser, så der fremover skal være et 30-årigt opsigelsesvarsel fra foreningens side. Dette er standard i nyere ejerforeningsvedtægter og fristen på 30 år følger af udstykningsloven. -> bestyrelsen er enig om at fremme forslaget.
b. Det blev drøftet, at andre bestemmelser i vedtægterne med fordel kunne ændres/opdateres. Bestyrelsen besluttede derfor at forsøge at nedsætte en arbejdsgruppe af interesserede beboere. Det er således ønsket, at det evt. forslag til vedtægtsændringer, som bestyrelsen får af den endnu ikke etablerede arbejdsgruppe, også vil blive stillet som et forslag til vedtægtsændringer på den ordinære generalforsamling.
i. Bestyrelsen efterlyser således interesserede beboere til at se på foreningens vedtægter og fremkomme med ændringsønsker hertil
7. Budget opfølgning -> økonomi -> Bilag 4 +5
a. Forslag: Afholdelse af møde i private hjem. Mødeholderen får 300 kr. til dækning af fortæring (fx kaffe/te/brød/chokolade/vin/øl) og andet arbejde i forbindelse med mødeafholdelsen – meget billigere end på restaurant -> Forslaget blev vedtaget
8. Beboer henvendelser / – sager
a. En ejer af en stuelejlighed ønsker at udvide terrassen. Forslag -> Bilag 6 Efter præsentation fra beboeren og spørgerunde ser bestyrelsen positivt på forslaget – dog med et par mindre tilretninger. Derfor vil bestyrelsen få et nyt forslag til videre behandling. Når bestyrelsen ser ny tegning af forslaget – og kan acceptere dette – vil næste skridt være at opnå principiel tilslutning fra Grundejerforeningen, godkendelse på Etapens Generalforsamling samt tinglysning. Alle udgifter i forbindelse med udvidet brugsareal, etablering af ny hæk mv. bliver på lejlighedens ejers regning.
b. Ang. henstilling sko og andre genstande i opgangene; bestyrelsen anmoder beboerne til at holde sine sko og sager inden for lejligheden. Arealet under trappen må ikke benyttes til opbevaring.
9. Persondataforordningen – igen -> blev diskuteret og vurderes yderligere-> databehandlingsaftalen med North Q samt vores privatlivspolitik skal opdateres. Det vurderes om der behøves præsentation på Generalforsamlingen.
10. Grøn strategi -> grønt regnskab allerede nu? -> udsættes til næste møde.
11. Nyt fra Grundejerforeningen:
Overordnet henvises til referaterne på Grundejerforeningens hjemmeside.Den kommende lille miljøstation blev diskuteret. Parkering og evt. nye regler herom blev diskuteret.
12. Juletræet tændes – er der nogle, som vil hjælpe. Uden frivillige ingen ’komsammen’ på Grønningen! Forslag til dato -> fredag den 29. november kl. 17.00.Ellen-Margrethe vil en sidste gang forsøge af være tovholder på arrangementet, herefter må andre træde til. Frivillige ønskes!
13. Sommerfesten den 31. august -> den gik godt og deltagerne (ca. 22) hyggede sig. Natten efter blæste det op, og det betød at vores relativ gamle partipavillon havarerede og kan derfor ikke bruges mere.
14. Evt. Hvilke personlige kontaktmuligheder skal der stå på vores hjemmeside -> emnet blev diskuteret. Private telefonnumre og mailadresser fjernes.
15. Næste møde: tirsdag 26. november kl. 19.00 – 21.00, hvor?
Foreløbige mødedatoer: (tirsdage i lige uger foretrækkes) – tidspunkt: kl.19 -ca. 21.
- mandag 24. juni -> afholdt
- tirsdag 20. august -> afholdt som flere udvalgsmøder
- tirsdag 29. oktober -> afholdt
- tirsdag 26. november ->
- ?? december -> eventuel ekstraordinær generalforsamling??
- tirsdag 28. januar 2020 ->
- tirsdag 25. februar 2020
- Generalforsamling tirsdag 31. marts 2020 -> i Sundby Sejls Pejsestue
- Første møde hvor den ny bestyrelse konstitueres tirsdag 21. april 2020.
Mødet hævet kl. 23.00-isch