Bestyrelsesmøde

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Referat af bestyrelsesmøde 24. juni 2019

Referat af bestyrelsesmøde 24. juni 2019 Bestyrelsesmøde: mandag den 24. juni 2019, i Couloir, kl. 19.00

Tilstede: Lena, Allan, Jef, Michaell, Helge & Ellen-Margrethe 

Afbud: Jan

Referat & Dagsorden

Referent: Ellen-Margrethe

1. Godkendelse af dagsorden -> OK 

2. Referat fra sidste møde godt pr mail og offentliggjort på hjemmesiden 

3. Valg af referent -> Ellen-Margrethe 

4. Ejendommens drift

a. Vand- og varmeforbrug – >

Overordnet ligger vi ca .100 m3 (2%) under forrige år – men da blødgøringsanlægget bruger ca.110 m3, har husholdningerne brugt ca. 200 m3 (4%) mindre. Når vi får de nye vand- og varmemålere vil vi kunne regulere varmvandsbeholderen, så mængden af det varme vand passer bedre til forbruget over døgnet/ugen/året.Bestyrelsen har til hensigt at fremlægge en klimapolitik på næste generalforsamling til beslutning. Fra enkelte beboere har der eksempelvis været ytret ønske om varme i badeværelset i den varme sommerperiode. Derfor vil der ikke blive slukket for varmen denne sommer, selvom det er bekosteligt. Vi tager emnet op på generalforsamlingen 2020.

b. IT og GDPR -> Nyt web-domæne set-up blev diskuteret og besluttet.

Persondataforordning GDPR

Ejerforeningen har en privatlivspolitik tilgængelig på hjemmesiden, hvor man kan læse,vores politik i forhold til personlige data, personhenførbare data og andre data.

i. Foreningen har databehandleraftaler med flere forskellige leverandører, herunder DEASog ISTA og North Q.

ii. De nye målere leverer samme data som de gamle, men mere detaljerede og medtime/minut intervaller i stedet for år. Målerne og dataene tilhører foreningen, opbevares og indgår i vores regnskabsmateriale samt til optimering af ejendommens energiforbrug som led i vores klimaindsats.

iii. Dataene for de enkelte lejligheder stilles til rådighed for ejerne/beboerne i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser om forbrugsmålinger og fordelingsregnskaber, og kun i den periode ejerne/beboerne bor i ejendommen.

iv. Vores privatlivspolitik omfatter allerede forbrugsdata og vil blive opdateret i nødvendigt omfang.

c. Forsikringer -> fortsætter efter sommerferien

Vedligeholdelse:

d. Elevatorer -> Efter forhandling, har vi opnået en refusion på ca. 70.000 kr. fra den tidligere servicepartner. Tilstandsrapport bliver udført den 27. juni 2019, hvorefter der tages stilling til dør-automatikken.

e. Nye vand- og varmemålere: I overensstemmelse med lovgivningen og beslutning på generalforsamlingen installerer vi nye vand- og varmemålere og overgår til digital og trådløs forbrugsaflæsning.

Det betyder:

 Slut med det årlige aflæsningsbesøg.

 Detaljerede forbrugsdata så de klima- økonomibevidste kan optimere eget energi- ogvandforbrug.

 Dataene indgår i den samlede energi-optimering og klimaindsats for ejendommen.

 Nye funktioner som alarmer, eks. hvis et toilet løber eller varmen ikke udnyttes.

 Fugt- og temperaturmåling i kælderen for overvågning af indeklima, lækager mv.

 Vi er parate til EUs-Energieffektivitetsdirektiv, herunder fordelingsregnskab på måneds- eller kvartalsbasis.

 Foreningen sparer penge på administrationen – i takt med at vi slipper for papiret.

Vi har valgt at skifte servicepartner fra ISTA til North Q. North Q har arbejdet med digital energistyring, -visualisering og -optimering af ejendomme i mange år. Selskabet er leverandør til store energiselskaber og har vundet flere priser i Danmark og EU. North Q deltager i flere udviklingsprojekter med bl.a. DTU, Danfoss og store boligselskaber – og os.

i. Sammenkoblingen af data fra varmecentralen og lejlighedsmålerne og fordelingsregnskabet er ny – det findes ikke på markedet i dag, men digitaliseringsbølgen og ”klimatosseriet” driver efterspørgslen i vejret. Vi er forrest i udviklingen og App- funktionerne vil derfor blive udviklet løbende i det kommende år.

ii. Selve målerne produceres i Skanderborg af Kamstrup og forventes at have en fysisk levetid på 16 år.

iii. Det er lavet en monteringsplan og alle lejlighederne får udskiftet måler i perioden 1. – 5. juli 2019. Der er mulighed for at booke eftermiddags-/aftentider, mod tillægsbetaling (ca. 350 kr.) direkte med montøren. Montøren aflæser, afmonterer og indsamler de gamle målere til ISTA, som udarbejder fordelingsregnskabet (2018/19) for sidste gang.

iv. Beboerne opfordres til at lave ’nøgleaftaler’ med søde naboer fra etapen eller venner, så arbejdet også kan udføres, selvom man ikke selv er på matriklen. Vi håber, at beboerne har den nødvendige fleksibilitet. Planen er sat op i opgangene.

f. Tag: inspektion -> general god stand, vurderet restlevetid + 10 år. Forebyggende vedligehold foretages i løbet af sommeren.

g. Vinduer: Oliering af vinduer – udføres samtidigt med udskiftning af målere (se ovenfor). For at opnå det pæneste resultat, set fra indefra, følges maleren med VVS-montøren rundt i blok 1, og maler håndlisterne indefra – forudsat tørvejr. Vi slår altså to fluer med ét smæk og omkostninger til liften sparet!

h. Ventilation -> Ventilation i opgang 5 er videoinspiceret og der rapporteres ”ingen utætheder”.

i. Gulvskader ->der er udført fugtmåling af firmaet Ruskol under gulv i en stuelejlighed grundet mistanke om fugt. Ved målingen fandtes, der er ikke fugt. Skaderne består i, at fineren skaller af/slipper bærelaget. Det vurderes indtil videre at høre under beboerens egen vedligeholdelsespligt.

j. Andet vedligehold /drift -> intet at bemærke 

5. Budget opfølgning -> økonomi -> intet at bemærke 

6. Beboer henvendelser / – sager -> Ulovlig parkering. Vi har fået henvendelse ang. ulovligt parkerede biler og kan fortælle, at Grundejerforeningen har fulgt op på sagen. Det indskærpes, at alle beboere føler vores p-regler – se reglerne på Grundejerforeningens hjemmeside. 

7. Grøn strategi -> grønt regnskab allerede nu? -> se punkt 3a. 

8. Nyt fra Grundejerforeningen:

Ellen-Margrethe og Jef informerede om situationen inden og efter det første bestyrelsesmøde i den nye bestyrelse for de fem etapers fælles Grundejerforening. Formanden (fra etape 5), der blev valgt,
på ”det ordinære bestyrelsesmøde” = generalforsamling i maj, fratrådte og det samme gjorde etape 2s repræsentant. Det betød en ny situation, og derfor blev der på bestyrelsesmødet valgt en konstitueret formand frem til medio august. På Grundejerforeningens møde i august er det ambitionen at få valgt en formand for resten perioden og få påbegyndt arbejdet med bl.a. en overordnet vedligeholdelsesplan og helhedsplan for udvikling af området. 

9. Bestyrelsesgodtgørelse -> udbetales til dækning af kontorartikler, møder, telefoni, internet. I overensstemmelse budget.  

10. Evt. 

11. Næste møde: tirsdag 20. august kl. 19.00 – 21.00

Foreløbige mødedatoer: (tirsdage i lige uger foretrækkes) – tidspunkt: kl.19 -ca. 21. 

o mandag 24. juni -> afholdt

o tirsdag 20. august

o tirsdag 29. oktober

o tirsdag 26. november

o tirsdag 28. januar 2020

o tirsdag 25. februar 2020

o Generalforsamling tirsdag 31. marts 2020 -> i Sundby Sejls Pejsestue

o Første møde hvor den ny bestyrelse konstitueres tirsdag 21. april 2020.

HUSK: sommerfest den 31. august – Sally er tovholder. Sæt kryds i kalenderen. Mere info følger!

Mødet hævet kl. 21.20