Skrevet af: Janis Laubergs Slags: Bestyrelsesmøder Dato: January 22, 2019

Bestyrelsesmøde

E/F Øresund Strandpark – Etape 1

Bestyrelsesmøde – Referat

Tirsdag den 22. januar 2019

Tilstede: Lena, Allan (på telefon), Helge, Peter & Ellen-Margrethe

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden og referat -> ok

2. Årsplan for Bestyrelsen

Kommende mødedatoer

  • Torsdag den 28. februar 2019 – regnskab, budget, GF
  • Tirsdag den 2. april 2019 ugen før påske – Generalforsamling – alt booket.
  • Tirsdag den 2. april 2019 ugen før påske / konstituerende møde
  • Torsdag den 2. maj 2019 – Forslag til første møde i ny bestyrelse

3. Ejendommens Drift

3.1. Vedligehold

  • Varme- og vandmålere. Gennemgang af oplæg til beslutning. Tages under punkt 3.5
  • Varmtvandsforsyningen. Tages under punkt 3.5
  • Elevatorer: Der er kommet oplæg fra Schindler omkring renovering og service. KONE har givet et par mundtlige indikationer, men har indtil nu ikke givet et reelt oplæg. Vedligeholdelsesudvalgets anbefalinger blev diskuteret. Udvalget går videre med udgangspunkt i dets anbefalinger. Stor ros til udvalget!
  • Ventilation/brandtætning i nr. 5 – Der indhentes tilbud for en kameragennemgang, som også kommer til at kræve indgang til omkringliggende lejligheder.
  • Teknologisk institut var forbi i efteråret for at tjekke afskalninger fra altanerne. TI vurderede, at afskalningerne ikke har betydning for altanernes generelle bæreevne eller rækværkernes fastgørelse. Sagen afsluttet.
  • Nøgler: Der er ikke kommet tilbagemeldinger vedrørende nøgler. Låsebussen er blevet spurgt –> rykker dem

3.2. Forbedringer og forslag fra beboere

  • Cykelparkering nr. 4 og 6 udvides – der vil komme et oplæg til generalforsamlingen

3.3. Driftens årscyklus – Abonnementer og løbende kontrakter

  • Vi har samlet al information og opdateret flere af kontrakterne. Når igangværendeprojekter mv er overstået, skal vi have opstillet en ”årscyklus” sammen med SundbyRengørings Service, så vi får en samlet oversigt.
  • Der er lavet et kæmpe arbejde med en omfattende og detaljeret information specieltmed hensyn til vand og varmemålerne.

3.4. Forsikringer og skadesager

  • Vi fik stjålet udendørslamperne udfor nr. 2, 3, 4 og 5 i december. Tyveriet er anmeldt tilpolitiet og forsikringen.

3.5. Energistyring

  • Der er allerede opnået markante effektiviseringer og besparelser, både på energiforbrugog drift/tilsyn.
  • Vi er enige om at udføre optimerende vedligehold af varmecentralen, som gør, at energistyringen af vand og varme er ”state of the art” for området. Investeringen forventes tjent hjem på 1 – 11⁄2 år og iværksættes straks.

Allan fremlagde oplæg og anbefaling vedrørende nye vand og varmemålere opdateret til den nye lovgivning og med flere forskellige alternativer. Der var enighed om at gå videre med anbefalingen og slutforhandle løsningen. Vi satser på at gå over til den nye leverandør pr 1. juli 2019.

3.6. Opfølgning på vedligeholdelsesplanen

  • Opdateres sammen med budget.
  • Der er fokus på besparelser/stordrift, eks kan der spares el for flere tusinde kroner pr ventilator pr. år når disse skiftes, ligesom en samlet udskiftning kan gøre det noget billigere end enkeltvis.
  • Der er ny information om forventet levetid på elevatorer, der må forventes en hoved- renovering indenfor 10-15 år.

4. Grundejerforeningen

Økonomisk helhedsplan for G/F -> det er besluttet, at der skal iværksættes tiltag på området. Anbefaling fra etapernes ERFA gruppe/Formandsinitiativet. 

5. Økonomi og administration

5.1. Generelt

  • Formandsinitiativet/ERFA – status – Allan.
  • Der udveksles erfaringer om drift mv. Ved seneste møde var der bred enighed om, at pålægge bestyrelsen i G/F at udarbejde en «2030-vision» og inddrage beboere mfl i arbejdet.

5.2. Kvartalsregnskab og Budgetopfølgning 2018

  • Udkast til årsregnskab er modtaget – Allan gennemgik. Alt er helt efter planen, men vihar realiseret en del besparelser, og har udsat visse vedligeholdelsesopgaver til 2019.

5.3. Budget for 2019 og 2020

  • Der er ikke udsigt til budgetændringer, der påvirker ejerbidraget udover almindeligprisregulering.

6. Beboersager, Husorden, Kommunikation

6.1. Bestyrelsesmail er gennemgået iht. GDPR retningslinjer!

6.2. Investering i eget domæne og egne mailadresser?

  • Hjemmesiden opdateres

7. Festudvalget

7.1. Sommerfest er planlagt til lørdag den 24. august 2019! Dvs. lørdag i uge 34, eller 4. lørdag i august!

8. Evt.