Bestyrelsesmøde
Emne: Referat af bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Øresund Strandpark Etape 1
(endeligt godkendt på bestyrelsesmøde den 23. februar 2021)
Tid: 26. januar 2020 kl. 18.30
Sted: Teams
1. Godkendelse af dagsorden (alle)
- Dagsorden blev godkendt uden indvendinger
2. Godkendelse af referat fra 24. november 2020 (alle)
- Referat godkendt uden indvendinger
3. Valg af referent
- Thor T. Schnetler er valgt som referent.
4. Ejendommens drift (Per, Allan, Helge)
i. Godkendelse af tilbud vedr. varmecentral
1. Der er ikke krav om, at vi skal indhente flere tilbud.
Den tidligere bestyrelse tog en beslutning om at investere i digitalisering og proaktivt vedligehold. Formålet er at reducere foreningens energiforbrug yderligere. En analyse viser, at vi bruger for meget varme på at varme vand op. En årsag er, at en regulator er fejldimensioneret (slår til for sent). Bestyrelsen er enige om, at lade NORTHQ tage det som ’total entreprise’, da de har kendskab til foreningens faciliteter.
ii. Forsikringssag ØP 1, 1.th
1. Der er nu rejst sag mod den VVS’er der forårsagede skaden under igangværende arbejde, og bestyrelsen har engageret DEAS i den videre dialog for at finde en afklaring.
iii. Forsikringssag ØP 5, st. tv
1. Der er tale om en omløber der er korroderet og er blevet utæt. Jf ansvarsfordeling er der tale om vedligeholdelse og selvrisiko bæres af ejer.
iv. Forsikringssag ØP 3, 4. tv
1. Bestyrelsen har loyalt administreret efter den ansvarsfordeling der er vedtaget på generalforsamling. Den bestilte juridiske vurdering er at, generalforsamlings beslutningen i 2018 om ansvarsfordeling på netop punktet med hoveddøre ikke er lovmedholdelig i forhold til vores vedtægter. Bestyrelsen fremlægger derfor på den kommende generalforsamling en indstilling om at praksis ændres og at selvrisiko dækkes af foreningen. Formanden giver ejeren besked pr mail med kopi til DEAS.
v. Forsikringssag ØP 5, 4
1. Det bedste bud på sagen er, at vandskaden stammer fra loftet, og tøm fjerner derfor en fjerdedel af terrassen. Fredag d. 29.0.21 kommer tømreren og tagdækkeren for at afdække skaden. Forsikringsselskabet afventer, indtil utætheden er fundet. Beboeren ønsker, for egen regning, at udskifte en bærende bjælke, når det terrassen alligevel er under konstruktion, hvilket bestyrelse ikke har indvendinger imod.
2. Tillægspunkt: Grundet kraftig prisstigning og ændring af selvrisiko hos vores forsikringsselskab har vi med få dages varsel afsøgt mulighederne for at finde nyt forsikringsselskab. Reelt har vi kun 2 muligheder. Vi stemmer for at skifte fra Købstædernes Forsikring til Gjensidige Forsikring, da det er det bedste tilbud målt på pris og indhold.
3. Tillægspunkt: Fugning ved vindue opføres på sydvendte altan i opgang 4, 4 tv.
5. Grundejerforeningen (Jens, Per)
i. Opdatering på bestyrelsens sammensætning
1. Der er et markant bedre arbejdsklima end tidligere, og fremtiden tegner lys for samarbejdsklimaet i G/F.
ii. Nyt fra seneste bestyrelsesmøde (20. januar 2021)
1. 4-1 stemte for, at Miljøstationen skal væk fra Etape 5
2. Terrasseudvidelse ØP 1 st. th. var også oppe at vende, og her gav formanden for G/F, Peter, udtryk for, at han kontakter beboeren med henblik på en mindelig løsning.
3. Der er i øjeblikket kun ni lamper som fungerer, og der blev diskuteret med Fischer om det er en erstatningssag eller vedligeholdelses sag. Vi afventer videre information.
4. G/F godkendte at bruge 20.000 på at se på problemet med affaldsskakten og udsugningen ved vores naboer vest for etaperne. Det har generet flere af beboerne i lang tid, som bor tæt op af naboerne.
iii. Budget 2021-2022+ til brug for E/F-budgettering
1. Jens skriver en mail til Peter for at afklare, om der findes budget for 2021 og 2022 i G/F.
iv. Årsregnskab og beretning 2019
1. Etape 1 efterlyser regnskab for 2019 og budgetter for de følgende år. Da disse ikke foreligger følgende den nu løste konflikt i grundejerforeningen er den nye formand for grundejerforeningen blevet opfordret til snarrest at få dette bragt i orden.
v. Terrasse udvidelse ØP 1, st. th.
1. Allan takker for et godt møde, og logger ud af Teams. G/F står fast på den beslutning, som de har truffet og meddelt til ejeren. Bestyrelsen tager G/Fs beslutning til efterretning, og vi pålægger Jens som medlem af G/Fs bestyrelse at arbejde for, at der bliver plantet en ny beplantning, som beboeren er tilfredse med og at ejeren kompenseres for udgifter afholdt som konsekvens af denne urimeligt langtrukne proces.
6. Henvendelse fra Ejere (Per/Allan)
i. Opgradering af internet kapacitet
1. En beboer ønsker at skifte to ’switches’, så beboerne i foreningen har mulighed for at få øget hastigheden af internettet. Det vil øge hastigheden til 1000mb i download / upload. Der er enighed om, at det er rimeligt at foretage denne opgradering og bestyrelsen lægger udgiften ind på budgettet for 2021. Dette nævnes specifikt i budgetredegørelsen til næste Generalforsamling. Formanden orienterer ejeren.
ii. Opsætning af hegn ved nordterrasse ØP 5 st. th. (mail fremsendes)
1. Der er enighed om, at hegnet, stolper m.v. skal leve op til interne regler i foreningen, og det bliver godkendt, hvis stolperne males i den angivne farve (Mahogni farve).
2. Formanden orienterer ejeren
iii. Husorden vedr. oplagring i trapperum
Bestyrelsen har forsøgt at få en dialog med Teknik & Miljøforvaltningen uden resultater. Bestyrelsen har et ansvar for at overholde loven, og der er derfor enighed om, at vi henstiller alle medlemmer i foreningen om at overholde loven. Der bliver husomdelt en henstilling hurtigst muligt.
iv. Henvendelse fra en beboer vedrørende parkeringsforhold omhandlende handikapparkering. Der er discens om, at det er et anliggende for Grundejerforeningen, da det er et principielt spørgsmål under afklaring. Bestyrelsen vil arbejde mod at afvikle eventuelle handicappladser, som ikke bliver benyttet af foreningens medlemmer og fremlægge forslag til praksis på kommende generalforsamling. Formanden besvarer henvendelsen.
v. Der har været henvendelse om skader, som er forstyrrende.
1. Det er et anliggende for G/F, som vil overtage sagen.
7. Økonomi (Allan)
Årsregnskab og budget opfølgning 2020 – udkast forventes udsendt meget kort inden mødet.
i. Foreningen har brugt mindre end budgettet, og det skyldes blandt andet færre udgifter på elevatorerne og dørrenovering som blev billigere end planlagt. Der er dog brugt mere på renovation, og den post vil stige fremover. Advokatudgifterne har været højere end normalt grundet to generalforsamlinger og en vedtægtsscaning i forhold til nye vedtægter. Årsregnskabet giver dog ikke anledning til panderynker.
Budget 2021-2022
ii. Vedligeholdelsesbudgettet hæves med det aftalte.
iii. Øget administrationsomkostninger
1. Forsikringen bliver dyrere, men billigere end præmiestigningen hos vores tidligere forsikringsselskab.
2. Advokatudgifter i forbindelse med vedtægter.
3. Vi kommer til at hæve det månedlige ejerbidrag, og vi forventer en stigning mellem 3-6 procent for at imødekomme stigning i løbende omkostninger.
4. Bestyrelsen er enige om budgettet for 2021-2022, men det detaljerede budget udarbejdes i kommende uger.
5. Det er vores indtryk, at elevatorerne virker som de skal efter renoveringen.
8. Gennemgang af aktivitetsplan (medsendes) (Alle)
Status revision af vedtægter (Per og Allan)
i. Screeningen af vores vedtægter, og i forlængelse af det kontaktede vi en advokat for at få hjælp til at nedfælde dem. Vi brugte Øens Advokater. På den kommende generalforsamling vil vi søge mandat til en vedtægtsændring, hvor vi nedsætter en referencegruppe og får udarbejdet et revideret forslag til et opdateret sæt vedtægter. Bestyrelsen anerkender Allan og Pers store arbejde i denne sag, og der bliver udarbejdet et forslag til generalforsamlingen.
Vedligeholdelsesplan (Allan og Helge)
ii. Vi fortsætter det gode samarbejde med ingeniør Bang & Beenfeldt, og vi iværksætter udarbejdelse af vedligeholdelsesplan sammen med dem. Der er synergi, da de kender ejendommen, og vi skal bruge dem til andre opgaver i den kommende tid.
Ansvarsfordeling forening/ejer (Per)
iii. Vi opdaterer vores ansvarsfordeling i forhold til vores fremtidige vedtægter. Vi venter på en lovet vejledning fra DEAS, som endnu ikke er kommet. Vi vil dog arbejde med at administrere mod de nye vedtægter, som ikke strider mod vores nuværende.
Husorden (dækket under tidligere punkt)
Digital tilmelding (Thor og Michael)
iv. Der har været udfordringer i at få foreningens medlemmer til at tilmelde sig den digitale løsning, men der arbejdes på at få flere medlemmer til at tilmelde sig.
Generalforsamling (medsendes) (Allan og Per)
v. En mulig udskydelse diskuteres grundet Corona-restriktionerne. Dato foreløbigt fastsat til 28. april
Revision forretningsorden (medsendes) (Per)
vi. Vi gennemgik den på forrige møde, rettet den til og vedtog den revideret forretningsorden.
Matrikulering af GF (dækket under tidligere punkt)
9. Diverse
Eventuelt
Mødet startede 18.30, og efter lidt mere end tre timer, takkede vi af for god ro og orden klokken 21.43