Bestyrelsesmøde

Referat fra bestyrelsesmøde 23. februar 2022, kl. 18.30 hos Per, ØP 5.5.

Til stede var: Per, Helge, Jef, Irene, Sally & Thor. Marianne meldte afbud

Mødet startede 18.33. 

1. Godkendelse af agenda

a. Agenda godkendt blandt tilstedeværende medlemmer.

2. Godkendelse af seneste referat (var godkendt pr. mail og lagt på hjemmeside)

3. Valg af referent

a. Thor melder sig frivilligt, og er enstemmigt valgt som referent.

4. Nyt fra grundejerforeningen

a.Der bliver indhentet tilbud på hækken mod nord, og der vil blive sat pinde samt ståltråd op i forbindelse med etableringen for at sikre hækken.

b. Der er tale om at etablere en ny fælles hjemmeside for alle etaperne, som vil koste 30.000 at blive en del af. Fordelen er blandt andet, det vil skabe en rød tråd for etaperne. Ulempen er, at det muligvis kræver en ændring i vedtægterne, da en ny hjemmeside også giver nye muligheder for digital kommunikation med medlemmerne af foreningerne. Bestyrelsen beder Grundejerforeningen om et oplæg til generalforsamlingen.

c. Der er tiltagende problemer med kloaksystemet, og derfor vil Grundejerforeningen iværksætte spuling og eftersyn af hele kloaksystemet.

5. Vedligeholdelsesplan, input til budget 2022+2023 og skal vi tegne abonnement

a. I samarbejde med Bang & Beenfeldt kommer der inspektion af gavlen for at se, hvor vandet kommer ind. Der er budgetteret med cirka 30.000kr til arbejdet.

b. Arbejdet med udskiftning af altanglas bliver påbegyndt når vedligeholdelseplan er godkendt.

c. Udskiftning af limfugebånd påbegyndes når vedligeholdelses plan er godkendt

d. Ventilatorerne skal efter planen udskiftes, da de efterhånden er en del år gamle.

e. Vedligeholdelsesplan blev kort gennemgået, og der bliver ikke fundet anledning til yderligere kommentarer. Den indlæses i budget til godkendelse på generalforsamling,

f. Der er tale om at tegne et abonnement hos Bang & Beenfelt, som skal være med til at administrere og sikre, at Vedligeholdelsesplanen bliver opdateret og fulgt. Der vil skabe en rød tråd blandt skiftende bestyrelser, og det er til foreningens fordel, at Vedligeholdelsesplanen bliver fulgt og opdateret. Dette skal vedtages på en Generalforsamling i forbindelse med godkendelse af budget.

6. Revision af vedtægter, status

a. Bestyrelsen afventer, at advokaten fra Øens Advokater vender tilbage med rettelser efter Beboermødet den 8. februar.

7. Kontraktudkast Sundby Rengørings Service

a. Ingen indvendinger mod den nye kontrakt. Bestyrelsen godkender tilbuddet. Helge & Per tager det videre forløb.

8. Økonomi

a. Der er udarbejdet et budgetforslag med tilhørende regnskab.

b. Der skal laves ny energimærkning senest 30. marts 2022, og det er bestilt hos DEAS.

c. Det foreslås at øge ejerbidraget med 2 procent grundet den generelle prisudvikling i samfundet. Dette bliver forelagt til næste Generalforsamling, hvor budgettet skal vedtages.

9. Forberedelse til Generalforsamling

a. Generalforsamling afholdes 26. april kl. 18.30

b. Agendaen gennemgås

c. Vi kontakter Øens Advokater for at få et tilbud på, at de stiller med dirigent, da der venter en omfattende opgave med blandt andet revision af nye vedtægter m.v.

d. Der undersøges alternativer til Sundby Sejl, da flere medlemmer har ytret utilfredshed med akustik, larm fra køkkenet og forplejning. 

e. Der bliver diskuteret muligheder for at tiltrække nye bestyrelsesmedlemmer til vores forening.

f. Der vil blive undersøgt, om generelle ejerhenvendelser kan gå til DEAS for at optimerer betingelserne for den valgte bestyrelse.

10. Henvendelser fra ejere:

a. Lade punkter til el-biler

i. En arbejdsgruppe har indsendt et konkret forslag på etablering af lade muligheder til el- og hybridbiler, da der kommer flere og flere blandt beboerne. Der er uenighed i bestyrelsen om, hvorvidt der er et behov, og der henvises til Grundejerforeningen.

b. Handikapparkering

i. En handikapplads bortfalder.

c. Henvendelse om parkeringsselskab

i. Beboeren skal kontakte Grundejerforeningen ved henvendelse om eventuelt nyt selskab.

d. Henvendelse om afkalkningsanlæg

i. En beboer har henvendt sig om, at de to vandskader vi har haft for nylig, kan have noget at gøre med B&W anlægget som er hårde ved vandrørene.

e. Diverse utætheder ved vinduer

i. Der har været tre tilfælde af indtrængen vand i sammenhæng med den store regnmængde i februar. Det har været et gentagne problem for nogle medlemmer, og bestyrelsen vil i samarbejde med Sundby Rengørings Service prøve at finde årsagen.

f. Revnet rude hos beboer

i. Der er rekvireret en glarmester til at skifte ruden.

g. Manglende varmt vand

i. En beboer har oplevet, der har manglet varmt vand. Bestyrelsen har ikke oplevet det, og vi har ikke hørt mere om det sidenhen.

h. Brev fra beboer

i. Formanden forlod bestyrelsesmøde, inden dette punkt blev gennemgået grundet mulig inhabilitet.

ii. Der vil blive indsamlet den nødvendige dokumentation og sendt beboeren.

11. Aktivitetsliste

a. Der vil blive lavet en ”Bestyrelseshåndbog”, som skal være med til at give stafetten videre til en ny bestyrelse og sikre en god start.

12. Eventuelt

a. Den store vandmængde foran det nye byggeri nord for vores etape bliver vendt, men vi har ikke indflydelse på håndteringen, da det er bygherren i det nye byggeri, som er ansvarlig.

Bestyrelsesmødet slutter i go’ ro og orden 20:50 

Næste møde vil finde sted den 16. marts 18.30 hos Per ØP 5.5