Bestyrelsesmøde
Øresund Strandpark Etape 1.
Referat af bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Øresund Strandpark Etape 1
d. 1.maj 2023 kl. 18:30
Mødet fandt sted hos Irene Skov, Øresund Parkvej 1, 1 th
Til stede Kristian Brorsen, Allan Bo Schoenberg, Ole Svane Dam, Irene Skov og Ulla Krogshede.
Afbud: Ellen-Margrethe
1. Godkendelse af agenda
Agendaen godkendtes efter gennemgang og indsættelse af flere punkter.
2. Godkendelse af seneste referat 11. april 2023
Referatet fra sidste bestyrelsesmøde i den tidligere bestyrelse godkendtes. Som ny i bestyrelsen afstod Allan fra at stemme.
3. Valg af referent
Ulla blev valgt som referent.
4. Referat af Generalforsamlingen 17.04.2023
Referatet var rundsendt sent i går aftes, og Allan havde sendt forslag til justeringer tidligere på dagen.
Sidste års Bestyrelse oplyste, at man allerede havde ”godkendt” referatet og underskrevet af formanden fra sidste år. Den nye bestyrelse trådte i kraft efter punkt 7 på Generalforsamlingen og består 4 medlemmer. Det blev aftalt at tilbagekalde referatet fra DEAS og at aftale justeringerne via e-mail i de kommende dage, samt lade det underskrive af formanden, efter konstitueringen.
5. Konstituering af bestyrelsen
Der er på ordinær generalforsamling valgt 4 bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter
I henhold til vedtægterne §14.1 skal der vælges en formand. Ole ønskede ikke at fortsætte som formand og ej heller som foreningens repræsentant i Grundejerforeningen.
Efter gennemgang af Forretningsordenen (punkt 6) valgtes Formand: Ulla
6. Bestyrelsens Forretningsorden
Forretningsordenen fra den tidligere bestyrelse var udsendt med indkaldelsen og Allan havde sendt forslag til justeringer, som blev gennemgået:
§3: ”Der vælges et bestyrelsesmedlem som skal have ansvaret for at der indkaldes til bestyrelsesmøderne.” foreslås tilføjet: ”jf. dog vedtægternes §15.1”.
§4: ”Hvert bestyrelsesmedlem har 1 stemme.” foreslås tilføjet: ”jf. dog vedtægternes §15.3”.
§x Med henblik på at sikre transparens og at foreningens repræsentant i Grundejerforeningen er udstyret med rette mandat i henhold til allerede gældende praksis foreslås tydeliggjort med følgende som ny paragraf 6, der rykker nuværende §6 til §7 osv.:
§ x. Repræsentation i Grundejerforeningen og evt. andre fora
Ejerforeningen skal udpege et bestyrelsesmedlem til at repræsentere Ejerforeningen i Grundejerforeningen Øresund Strandpark. Bestyrelsesmedlemmet bliver medlem af begge bestyrelser, og skal loyalt varetage Ejerforeningens interesser overfor Grundejerforeningen.
Bestyrelsesmedlemmer, der repræsenterer Ejerforeningen i andre fora eller bestyrelser, skal iagttage Ejerforeningens vedtægter, Generalforsamlings- og Bestyrelsesbeslutninger, herunder Ejerforeningens tegningsregel og denne Forretningsorden. Forud for deltagelse i sådanne fora eller bestyrelsessammenhænge, der kan forpligte Ejerforeningen, skal mødeindkaldelser, dagsordener og beslutningsgrundlag forelægges den samlede bestyrelse, der vurderer Ejerforeningens interesser og tager stilling i de enkelte sager.
Det blev drøftet, at paragraffen kunne indsættes som del af §7 eller §11 af redaktionelle hensyn.
§11: ”Bestyrelsens opgaver består bl.a. af følgende” foreslås tilføjet ”som specifikation til vedtægternes §16.2:”
Bestyrelsesmedlemmerne vender tilbage med bekræftelse per e-mail, hvorefter Forretningsordenen anses besluttet i sin helhed.
7. Hvem gør hvad?
a. I henhold til Bestyrelsens Forretningsorden (punkt 6) valgtes Allan som næstformand.
b. Godkendelse af regninger varetages af – Irene og Ole (2 i forening)
c. Kontrol af DEAS’ bogføring varetages af Irene
d. Ud over Helge har Jef angivet en interesse for at hjælpe bestyrelsen med projekter
e. Repræsentanter til grundejerforeningens bestyrelse. Den verserende uenighed om lovstof blev drøftet og det vurderedes at alle parter kan holde fokus på bolden. Opgaven varetages af Allan med Ulla som suppleant.
f. Indkaldelse til bestyrelsesmøder med agenda varetages af Irene
g. Alt der vedrører forsikring varetages af Kristian Brorsen
8. Grundejerforeningen aktiviteter med interesse for Etape 1
h. Beslutningen på ordinær generalforsamling i Etape 1 overbringes G/F. Allan formulerer et forslag som rundsendes til godkendelse.
i. Det er nødvendigt at opnå indsigt i økonomi og vedligeholdelsesplan
j. GF skal tilsikre en snerydning forekommer som aftalt med gartner
k. Generel gartnertilstand er lav – det er ikke kun etape 1 der er utilfreds med niveauet for vore udenomsarealer
l. G/F Bestyrelsesmøde 09.05.2023. Ulla rundsender agenda med bilag. Allan og Ulla deltager i mødet.
9. Gavle
a. All-Risk forsikring er tegnet
b. Entrepriseforsikring aktiv
c. Det blev aftalt at indgå aftale om Byggeadministration med DEAS selvom det er dyrt
d. CB sammen med Helge
e. Ulla mødes med Bang & Beenfeldt og entreprenør 02.05.2023 kl 10 da Helge er forhindret.
10. Vedligeholdelsesplanen
a. 2023-2032
b. Vi anmoder Bang & Beenfeldt om igangsætning af projekt limfuge bånd. Ulla fortalte, at efter tilsyn med Bang & Beenfeldt kan vi blive nødt til at udføre udskiftning af sålbænke samtidig.
c. Gennemgang på næste bestyrelsesmøde
11. Økonomi
a. Saldobalance per 23.04.2023 blev gennemgået
a. Konto 01202 og 13910 ekstra ejerbidrag/henlæggelse – Irene afklarer med Deas. Irene forklarede at midt i regnskabsåret 2022 ændrede DEAS bogføringsmetode.
b. Fastsættelse af godtgørelse til bestyrelsen – 6 i bestyrelsen, budgettet er lagt an på 3. Det aftaltes at dele budgettet i 6 i stedet for 3. Allan og Kristian afstår fra at modtage godtgørelse.
c. Sidste års Bestyrelse oplyste, at man allerede havde ”godkendt” at den ekstra opkrævning til vore fællesudgifter for de 5 første måneder fordeles udover de resterende 7 måneder i 2023 i stedet for som normalt med tilbagevirkende kraft for de første 5 måneder, og derefter som specificeret i budgettet. Den nye bestyrelse trådte i kraft efter punkt 7 på Generalforsamlingen og består 4 medlemmer. Allan mente at beslutningen var ugyldig og uhensigtsmæssig og meddelte sin dissens.
d. Regnskabspraksis sættes på aktivitetslisten, jf. diskussion på Generalforsamling
e. Kvaliteten af DEAS´ bogføring blev drøftet. Sættes på aktivitetslisten.
12. Udlejning
Vi gennemgik oversigt over igangværende udlejninger. Intet at bemærke.
13. Supplerende forslag fra bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Arbejde videre med cykelskur
14. Henvendelser fra ejere
a. Vandindtrængning – vi forventer at arbejdet med udskiftning af limfuge bånd samt sålbænke vil løse problemet.
b. Beboerhenvendelse og møde 27. marts 2023 – væsentlig uenighed om juridiske forhold
15. Aktivitetsliste
a. Opdateret med cykelskur, regnskabspraksis, administrator, forsikring, Ny hjemmeside – nuværende domæne er under forandring.
b. Gennemgang af forsikringer ved Ole. Overdrages til Kristian.
16. Næste bestyrelsesmøder
12. juni 2023 kl. 18:30 hos Ulla
15. august 2023 kl. 18:30 Allan
25. september 2023 kl. 18:30 Ellen-Margrethe
13. november 2023 kl. 18:30 Christian
22.januar 2024 kl. 18:30 Ole
4. marts 2024 kl. 18:30 Irene
17. april 2024 generalforsamling
17. Eventuelt
a. Der er i referat fra 22. august 2022 nævnt et navn som vil blive fjernet
Mødet sluttede kl. 2130