Skrevet af: Janis Laubergs Slags: Bestyrelsesmøder Dato: June 6, 2023

Bestyrelsesmøde

Bestyrelsesmøde mandag den 6. juni 2023, kl. 18.30 hos Ulla, ØP5, 5.

Tilstede: Allan, Irene, Ulla,

Afbud: Ellen-Margrethe, Kristian, Ole,

Agenda

Godkendelse af agenda

Indhold godkendt.  Vi skal finde en lidt anden struktur fremadrettet.

Godkendelse af seneste referat 

Referat udarbejdet af Ulla, og tilrettet med input fra Irene og Allan.

Valg af referent

Allan.

Gavlprojektet

  • Bestyrelsens tovholder er Ulla, der arbejder sammen med Helge.
  • Opstart: Der har været masser af kommunikation med både rådgivende ingeniør, administrator (finansiering) og entreprenør.  Opstarten er forsinket, entreprenøren har sendt de første anmodninger om ekstraarbejder, som vi mener er indeholdt i entreprisen.  Vi bliver nødt til at henholde os til kontrakten med bilag, herunder AB-18.  Kontrakterne gennemgået.
  • Det blev besluttet at pro-aktivt gøre entreprenøren opmærksom på tidsfrister for opstart og færdiggørelse, samt arbejdsplaner mv.  Ulla kontakter Zabi.
  • Varsling til beboere:  Opsat i opgange.  Yderligere information kommer.

Fugebånd (Ilmod bånd)

  • Bestyrelsens tovholder frem til tilbud er i hus:  Allan.  Allan har ikke mulighed for at drive projektet.
  • Summary om projektet, behov for B&Bs rådgivning i denne simple sag, samt foreningens likviditet blev drøftet (se også punkt likviditetsbudget).
  • Der er identificeret stor synergi ved at gennemføre delvis oliering af vinduer (Budget 2025) fra opsat stillads (besparelse op til 150.000 DKK), såfremt tilbud/budget tillader det.  August-September er optimal til arbejde med ekspanderende fugebånd.
  • Der indgås timebaseret rådgiveraftale med B&B, og der hjemtages tilbud. 
  • Forventet opstart medio August.

Vandskader

  • 3 styk vandskader i forbindelse med vinduer mv.  Så snart gavlprojekt og fugebånd er afsluttet, konstaterer vi om problemerne er løst, og tager udbedring op til vurdering.  Flere af sagerne har en lang historik.

Vedligeholdelsesplanen

Udover igangværende opgaver udsættes punktet til efter sommeren.

  • Udskiftning af drænpumpe er ikke aktuelt efter inspektion af Thomas VVS. Der findes ingen pumpe 😊.

Skralderum

  • SRS har taget action på en sag om fastsiddende genstand i skakt i ØP3.  Ekstraregning betales.
  • Allan har indhentet tilbud på etablering af sensorer og LED-lys.  Knap 60.000 DKK – udsættes til efter sommeren, evt. indhentes alternativt tilbud og forslag til generalforsamling 2024.
  • Der har været en sag om overfyldte flaskecontainere – hvor en medarbejder fra SRS foretog en uheldig disposition.  Sagen påtalt.

Grundejerforeningen – aktiviteter med interesse for Etape 1

  • Oplæg til møde den 10.05.2023 rundsendt den 22.05.2023. 
  •  
  • Grundejerforeningen har bedt bestyrelsen tilkendegive vores beslutning til G/F’s  ønske om at ansøge om overtagelse af ansvar for parkering på privat fællesvej 
    • Beslutningspunkt ikke på agendaen.
    • Allan mener, at beboerdemokratiet har krav på en Generalforsamlingsbeslutning i denne slags sager.
    • Ulla har forhørt sig hos DEAS.  Korrespondencen rundsendes, så alle kan forholde sig til det skrevne.  Allan anførte, at vi det seneste 2 år har brugt Øens Advokater til den slags forespørgsler.
    • Der er 3-timers zone i hele området.  Det er langt fra er sikkert, at man vil få en tilladelse, men man risikerer at sætte fokus på de offentligt tilgængelige P-pladser, der er på vore veje.
    • Der kan ikke træffes beslutning på stående fod.
  • Udvidet vedligeholdelsespligt for opmærkning af private fællesveje fra KK. Link til KK.dk. Tilføjet efter mødet: Reelt ingen ændring, og ingen betydning, da KK ejer matriklen ud mod Amager Strandvej, hvor der er hajtænder.  Med undtagelse af MC-parkering er al anden opmærkning er på de private arealer.  
  • Generalforsamlingens beslutning var taget ad notam.  Også andre foreninger er utilfredse, og der vil blive sat ind.
  • Diskussion af ”Gartneraftalen” som SLA og at den nye gartner har en reduceret opgaveliste.  Der er ikke tale om billigere priser, men lavere serviceniveau.

Økonomi

  • Saldobalance 30.05.2023 gennemgået.
  • Likviditetsoversigt/notat udarbejdet af Allan gennemgået.
  • Aftalekontoen på 555.000 DKK overføres til driftskonto.
  • Elevatorer – oplæg og tilbud fra Schindler drøftet.  Allan følger op.

Jubilæumsfest

Oplæg fra udvalget godkendt.  Bestyrelsens tovholder er Allan.

Gjensidige Forsikring

Glasforsikring – tillæg ved Kristian.  Udsættes til næste møde.

Olieforurening – Allan forundredes over, at der ikke er foretaget anmeldelse til forsikringsselskab.  Anmeldes nu samt opfølgning på Grundejerforeningen.    

Henvendelser fra ejere

  • Anmodning om brug af de grønne arealer til børnefødselsdag – der henvises til Husordenen.  Irene svarer beboeren. Kommentar:  Bestyrelsen skal reelt slet ikke spørges.  (slettes i endelig udgave)
  • Der har været en klage over bilvask med tilslutning af vand til Etape 1’s vandhane i miljøstationen.

Supplerende forslag fra bestyrelsesmedlemmer og suppleanter – se vedhæftede input til agenda fra Allan

GDPR

Vor hjemmeside er ikke beskyttet af login.  Ikke GDPR-compliant.  Der søges hurtigst muligt efter løsning.

Email

Al ekstern korrespondence fra personlige mailbokse ( @Etape1.dk) sendes i kopi til Google mail.

Hjemmeside

Vi undersøger hvad G/F arbejder på inden vi iværksætter egne tiltag.

Forretningsorden

  • Ingen kommentarer udvekslet siden sidste møde som aftalt. 
  • På mødet blev udtrykt tvivl om effekten af tilføjelser til tidligere Forretningsorden.  Tilføjelsen til Forretningsordenen er gældende ret, og blot til for at sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er vidende herom.
  • Ingen beslutning.  Konsekvensen er, at Bestyrelsen pt. ikke har en Forretningsorden. 

Konstituering

  • Et flertal ønskede at ændre konstitueringen fra sidste møde, således at Ulla repræsenterer Ejerforeningen i Grundejerforeningens bestyrelse.
  • Et flertal på 3 mod 1 valgte herefter Ulla til at repræsentere Ejerforeningen i Grundejerforeningens bestyrelse.

Aktivitetsliste

Udsættes til næste møde.

Eventuelt 

Intet at bemærke.

Næste bestyrelsesmøde

Næste planlagte møde er 15. august kl. 18:30.

Irene og Allan foreslog at afholde ekstraordinært bestyrelsesmøde for at komme videre med de store overordnede spørgsmål.  Ingen dato fastsat.

Mødet afsluttet 22:40