Bestyrelsesmøde
Mødetid: 6. oktober 2008 kl. 19.00
Mødested: Hos Steen i nr 5
Deltagere:
Formand Thomas Frisendal
Bestyrelsesmedlem Steen Bjørn Nielsen
Bestyrelsesmedlem Morten Truelsen
Næstformand Bent Kristensen
Referent: Thomas Frisendal
1 Godkendelse af referater
De seneste referater er alle godkendte uden bemærkninger. (Tages
fremover op som fast punkt).
Ansvarlig: Thomas
2 Økonomi
Økonomien ser fornuftig ud. Vi har fået penge tilbage for for meget
betalt udendørsstrøm, som vedrører de andre etaper. Vi har
konstateret en del fejl i Datea’s bogføring, og Datea har også udtalt,
at de ikke periodiserer regnskaberne. Dette mener vi ikke, vi kan
leve med i længden, hvorfor vi aktivt støtter arbejdet i
formandsgruppen med at finde en ny administrator.
Ansvarlig: Bent
3 Byggeteknisk rådgiver i hele bebyggelsen
Der er nu valgt firmaet EKJ som vores fælles byggetekniske rådgiver.
Fra EKJ er vores primære kontaktperson Preben Vanmann
Rasmussen. Hans første opgaver bliver at bistå os i
ventilationssagen, at give løbende rådgivning samt at forberede og
gennemføre 5-års gennemgangen.
Ansvarlig: Thomas
4 5-års gennemgang
Vi er i planlægningsfasen med dette. Fællesarealerne klarer vi i
samarbejde med EKJ. Derudover vil vi bede EKJ om at afholde en
medlemsaften (kursus), hvor medlemmerne får instruktion og
rådgivning samt en standard checkliste.
Ansvarlig: Thomas og Steen (medlemsaften)
5 Rengøring
Bestyrelsen er ikke tilfreds med rengøringen. Vi tager det op med de
andre foreninger. En af de ting, vi kunne ønske os, er en plan for
hvornår der laves hvad, således at vi kan følge op på tingene. Vi vil
også opfordre til, at der arrangeres regelmæssige ”rundvandringer”
således at vi sammen med Sundby Rengøring kan vurdere
forbedringsmulighederne.
Ansvarlig: Thomas
6 Fælles hjemmeside web master
Der er – på initiativ af formandsgruppen og grundejerforeningen –
etableret en mulighed for etablering af en fælles platform for
foreningernes hjemmesider. Dette indebærer, at al drift og teknik
samt webmaster arbejde lægges ud til en professionel. Hertil
kommer, at der vil være en fælles portal, hvorfra man kan komme til
de enkelte foreninger. Indtil videre har Grundejerforeningen og etape
4 tilkendegivet, at de vil være med. Omkostningerne ligger på 5000 i
etablering og mellem 5000 og 9000 i årlige omkostninger til drift og
vedligeholdelse. Bestyrelsen tilsluttede sig initiativet og vil bede om
at få overført vores nuværende hjemmeside (som vedligeholdes af
formanden pt.) til den nye opsætning.
Ansvarlig: Thomas
7 Grundejerforeningen
Miljøstationen er nu genetableret, sådan da. Der er en mangelliste,
bl.a. hæk og genplantning af træer ind mod autoværkstedet. Den
tekniske kvalitet af miljøstationen, ikke mindst pladerne, der falder
af, døren, vakkelvorne stolper osv. tages med i 5-års
gennemgangen. Der udarbejdes en vejledning til beboerne på både
dansk og engelsk.
I øvrigt er taget på miljøstationen til godkendelse hos kommunen, og
er i skrivende stund godkendt.
Grønningen og legeplades mv – ikke på plads der er en del detaljer
under diskussion stadigvæk.
Sagen om bimålerne af el og afregning af samme (baseret på en
rapport fra Duus El) ligger nu hos Skanska til kommentar. Det har
medført omfordeling af el-udgifter således at både vi og G/F har fået
penge tilbage.
Parkeringsreglementet vil også blive udleveret på engelsk.
Mht. netop parkeringsreglementet har Politiet påpeget, at det hidtil
beskrevne regelsæt vedr. gulpladebiler ikke er præcist nok. Derfor vil
G/F’s reglement fremover forbyde parkering af alle gulplade biler,
som ikke er godkendte til privat transport. Det vil sige, at kun
gulpladebiler, der er forsynet med mærkaten fra SKAT vedr. tilladelse
til privat anvendelse, kan parkere i bebyggelsen. Bestyrelsen støtter
dette udfra betragtningen om, at der er for mange biler, og at
erhvervsmæssige biler kan parkeres på f.eks. Lergravsvej og
Strandlodsvej.
Ansvarlig: Morten
8 Formandsgruppen
Byggeteknisk rådgiver er valgt (fa. EKJ).
Løbende sager er valg af fælles administrator (vigtig for os) og
homogenisering af TV, telefoni og bredbånd. Det sidste emne er
svært at få opbakning til, så vi gør ikke mere for sagen. Det første
emne vil vi derimod gerne have en løsning på.
Ansvarlig: Thomas
9 Eventuelt
Vi vil kigge på oliering af vinduer udvendigt og også på mulighederne
for ændring (neddrosling) af belysningen i opgangene. Etape 3 kører
et forsøg med dette, som vi følger med i.
Ansvarlig: Morten
Næste møde
3. december 2008. Tid og sted fastlægges senere.