Bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Øresund Strandpark Etape 1 d. 22. januar 2024 kl. 18:30

Mødet fandt sted hos Ulla Krogshede, Øresund Parkvej 5, 5

Til stede: Ellen-Margrethe, Irene, Ulla
Afbud: Kristian, Ole. Allan udtrådt på grund af salg af lejlighed

Følgende rokade er sket den 15. december 2023:

• Allan Bo Schønberg er udtrådt af bestyrelsen og
• Ellen-Margrethe Soelberg (suppleant) er indtrådt i bestyrelsen

1. Godkendelse af agenda

Agendaen godkendt.

2. Godkendelse af seneste referat 13. november 2023

Referatet fra sidste bestyrelsesmøde i den tidligere bestyrelse godkendtes.

3. Valg af referent

Ulla blev valgt som referent.

4. Administration

1. Økonomi
   • Budget / Regnskab for 2024 er under udarbejdelse
   • Ingen kommentarer til saldobalancen. Driftsøkonomi følger planen.
   • Vores aftale med Bang & Beenfeldt om gennemgang af vedligeholdelsesplan vil vi ændre fra årlig til hvert 3’dje år
   • Bang & Beenfeldt vil fremsende en rammeaftale for fremtidigt samarbejde
   • Generalforsamlingsbeslutningen 2022 om udskiftning af imod-bånd er taget med i budgettet 2024.
   • Sundby Rengørings Service har varslet stigning i priserne per 1. januar 2024
2. DEAS
   • Ny kontakt i DEAS… Ena Germann Sørensen
   • Det skal afklares hvilke og hvor længe dokumenter gemmes i DEAS
   • Domænet oresund-parkvej.dk er pt tilknyttet en person i etape 5. Det skal undersøges om det kan administreres af DEAS.
   • Bestyrelsen ønsker at kunne kommunikere til andre ejere via e-mail. Det skal undersøges om DEAS har de pågældende e-mailadresser samt hvordan vi evt. får adgang til dem.
3. G/F
   • Ladestander udvalget, der blev etableret for 2 år siden og som fik til opgave at beskrive den optimale løsning, har fremsendt et notat. Dette notat diskuteres/tilrettes og forventes præsenteret på den kommende generalforsamling d.30. april
4. Formandsinitiativ
   • Det første møde blev holdt i januar 2024 og det blev besluttet at mødes 4 gange om året. Formandsinitiativet vil bestræbe at koordinere mange af de fælles interesser, der er mellem etaperne. Sager af fælles interesse kan være fx valg af leverandører på forskellige områder. Formandsinitiativet tager ikke formelle beslutninger, men beslutter anbefalinger til de enkelte foreninger. Det er derefter op til etapernes bestyrelser at træffe de endelige beslutninger.
5. Bestyrelsesgrundlag: Vedtægter, Forretningsorden, Hvem gør hvad, mm
   • Vi vil arbejde på at få dokumenteret alt af interesse for at kunne udføre bestyrelsesarbejde og dermed gøre det mere transparent at virke i bestyrelsen
   • Bestyrelsen ønsker at nedsætte et kompetenceudvalg, af Frivillige der støtter op om bestyrelsesopgaver.
6. Forsikring
   • Det er bekymrende at de mange skader ifm vandindtrængning ikke dækkes af vores Forsikringsselskab. Vi vil afdække om vi kan udvide forsikringen til at omfatte dette eller finde et bedre alternativ.
7. Hjemmesiden
   • Vi har nu fået en ny hjemmeside. Det udestår dog
     • At den peger til det rigtige domæne
     • At alle relevante dokumenter er uploadet
     • At kvalitetssikre indhold

5. Drift

1. Varmeanlæg
   • Det viser sig at den grundige rengøring ikke var fyldestgørende. Det resulterede i lavt vandtryk. Den beskidte del er nu renset og atter tilsluttet. Det afstedkom lidt brunligt vand som blev løst ved at lade vandet løbe.
2. Kalkanlæg
   • Intet at bemærke
3. Elevatorer
   • Vi vil kigge på at ændre telefonabonnement fra fastnet til anden form for telefoni.
4. Energi – NorthQ
   • Intet at bemærke
5. Sundby Rengøring
   • Modtaget ny kontrakt
   • Afholdt møde med repræsentanter fra de 5 ejerforeninger samt Kenn Rasmussen, driftsleder fra SRS. Der var enstemmigt en opfattelse af at kvaliteten halter – der er alt for mange ting der ikke bliver gjort. SRS skal udføre kvalitetskontrol.
   • Viceværten opgaver kan udføres med lidt mere nidkærhed og opfølgning
   • SRS sender forkerte fakturaer som resulterer i mere arbejde for foreningerne i form af kontrol, opfølgning og kreditfakturaer SRS har udnævnt Samirah til kvalitetschef – bestyrelsen har bedt hende svare på hvordan hun vil sikre gennem kontrol at service leveres i overensstemmelse med kontrakten.

6. Vedligeholdelsesplan

1. Vedligeholdelsesplan
   • Den på generalforsamlingen 2022 beslutning om at udskifte imodbånd udføres i foråret 2024
2. Status igangværende projekter
   • Gavle.
     • Det skal afstemmes med DEAS hvorvidt brevene kan sendes til ejerne om betaling trods den manglende sidste faktura fra Nyrup.
   • Udskiftning af imodbånd samt gennemgang af vores klimaskærm.
     • Projektet starter uge 9 med forventet varighed på 3 mdr.
     • Kommunikation til ejerne forventes udsendt i uge 5.
     • Der er pt modtaget e-mail fra 7 ejere om vandindtrængning

7. Bestyrelsesmailen

1. Henvendelser fra ejere
   • I alt 7 lejligheder har anmeldt om vandindtrængning

8. Bestyrelsesmøder i 2023-2024

12. juni 2023 kl. 18:30 hos Ulla
15. august 2023 kl. 18:30 Allan
25. september 2023 kl. 18:30 Irene
13. november 2023 kl. 18:30 Ellen-Margrethe
22.januar 2024 kl. 18:30 Ulla
4. marts 2024 kl. 18:30 Ole
11. april 2024 Generalforsamling

9. Eventuelt

1. Bestyrelsens dag den 2. marts i Forum København. Opfordring til alle ejere om at tage en tørn i bestyrelsen.
2. Allan udtrådt af bestyrelsen 14. december 2023