Bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Øresund Strandpark Etape 1
d. 04. marts 2024 kl. 18:30

Mødet fandt sted hos Ole Svane Dam, Øresund Parkvej 1,4.tv.
Til stede: Ellen-Margrethe, Irene, Ulla, Ole
Afbud: Kristian

1. Godkendelse af agenda

Agendaen godkendtes efter gennemgang.

2. Godkendelse af seneste referat 22. januar 2024

Referatet fra sidste bestyrelsesmøde i den tidligere bestyrelse godkendtes.

3. Valg af referent

Ulla blev valgt som referent.

4. Administration

• Økonomi
  • Regnskabet for 2023 viser et overskud, da det budgetterede udskiftning af imod-bånd på sydsiden er udskudt til udførelse i 2024. Budget for 2024 er udarbejdet og viser et underskud på kr 89948. Det skyldes at udbedring af vandindtrængning der var planlagt i 2023, er udsat til 2024 samt at materialepriserne er steget.
  • I vores aftale med Bang & Beenfeldt indgår årlig udarbejdelse af vedligeholdelsesplan.
  • Bang og & Beenfeldt har fremsendt en rammeaftale til underskrift.
  • SRS-Kontrakten vil blive underskrevet så snart vi får den aftalte service og kvalitet.
• 2) DEAS
  • Som del af invitationen til generalforsamling den 30. april 2024 sendes Gavlregnskab + link til vedligeholdelsesplan til samtlige ejere.
• 3) G/F
  • Budget samt vedligeholdelsesplan skal sendes årligt til de 5 ejerforeninger. Der vil heraf fremgå det forventede årlige bidrag til grundejerforeningen. Desuden vil det bidrage med gennemsigtighed af hvilke større aktiviteter grundejerforeningen forventer at gennemføre.
  • Miljøstation. Det skal drøftes om der skal repareres på eksisterende bygning eller der skal bygges en ny miljøstation som i udtryk ligner den lille miljøstation.
  • Der er budgetteret med et nyt asfaltlag i 2028
  • Ladestander-udvalget er færdig med deres undersøgelse og materiale er fremsendt til alle ejerforeninger. Det skal fremsendes til alle ejere i Etape1 som grundlag for afstemning på generalforsamlingen.
• 4) Bestyrelsesgrundlag: Vedtægter, Forretningsorden, Hvem gør hvad, mm
  • Vi vil arbejde på at få dokumenteret alt af interesse for at kunne udføre bestyrelsesarbejde og dermed gøre det mere transparent at virke i bestyrelsen
  • Bestyrelsen ønsker at nedsætte et kompetenceudvalg, af Frivillige der støtter op om bestyrelsesopgaver som f.eks. opsyn med varmecentral, blød vand, kontrol af Schindlers fakturaer osv; små opgaver som ikke tager særlig lang tid, men det er svært for bestyrelsen at have en viden inden for alt.
• 5) Forsikring
  • Det er bekymrende at de mange skader ifm vandindtrængning ikke dækkes af vores Forsikringsselskab. Vi vil afdække om vi kan udvide forsikringen til at omfatte dette eller finde et bedre alternativ.
• 6) Hjemmesiden
  • Vi har nu fået en ny hjemmeside. Det udestår dog
    • At alle relevante dokumenter er uploadet
    • At kvalitetssikre indhold

5. Drift

1. Varmeanlæg
   • Der er en ejerhenvendelse på manglende tryk og varmt vand om aftenen ca19:00-20:30. Det skal undersøges om andre oplever de samme gener
2. 2) Kalkanlæg
   • Aftalt anode + eftersyn med Kruger i maj
3. 3) Elevatorer
   • Vi har en aftale med Schindler at de udfører check af elevatorer hvert kvartal
   • Vi vil kigge på at ændre telefonabonnement fra fastnet til anden form for telefoni. Vi forventer at modtage et tilbud fra Schindler.
4. 4) Energi
   • Intet at bemærke
5. 5) Sundby Rengøring
   • Modtaget ny kontrakt
   • Vi forventer at SRS udfører kvalitetskontrol.
   • SRS sender fortsat forkerte fakturaer som resulterer i mere arbejde for foreningerne i form af kontrol, opfølgning og kreditfakturaer

6. Vedligeholdelsesplan

1. Vedligeholdelsesplan
   • Der er aftalt et møde med Bang & Beenfeldt for den årlige gennemgang af vores bygninger. Den er at finde på ejendom.dk
2. Status igangværende projekter
   • Gavle
     • Genbeplantning af roser udestår
   • Udskiftning af limfugebånd
     • Arbejdet er påbegyndt og følger den til alle ejere udleverede plan
     • Ilmodbånd udskiftes og alle nævneværdige forhold om klimaskærmen noteres som kommentarer
     • Sluttelig vil alle disse kommentarer give et godt overblik og skabe mulighed for en målrettet diskussion og beslutning for de tiltag der er nødvendige at gøre for at optimere klimaskærmen

7. Bestyrelsesmailen

1. Henvendelser fra ejere
   • Øresund Parkvej 6, 4tv oplever lavt vandtryk samt manglende varmt vand ml kl ca19:00-20:30.
   • Der er noteret i mængde 1 dl vand i kælderen ved kælderrum 52. Der er i en længere periode meldt at der ikke er kommet mere vand ej heller er det nævnte vand fordampet

8. Bestyrelsesmøder i 2023-2024

12. juni 2023 kl. 18:30 hos Ulla
15. august 2023 kl. 18:30 Allan
25. september 2023 kl. 18:30 Irene
13. november 2023 kl. 18:30 Ellen-Margrethe
22.januar 2024 kl. 18:30 Ulla
4. marts 2024 kl. 18:30 Ole
29. april 2023 kl. 18:30 Irene
30. april 2024 generalforsamling

Eventuelt

Mødet sluttede kl. 2040