Bestyrelsesmøde
Referat af bestyrelsesmødet den 13. juni 2013 hos Leif
Mødetidspunkt: 13. juni 2013, kl. 19.00
Til stede: Mona, Gertrud, Susanne, Leif, Keld, Morten, Kurt og Stine
Punkt:
1. Valg af referent;
Stine blev valgt.
2. Godkendelse af sidste referat;
Referat fra bestyrelsesmødet den 12 marts 2013 blev godkendt.
3. Punkter fra generalforsamling;
Punkterne fra Generalforsamlingen blev gennemgået. Det blev aftalt at balancen pr. 31/6-13 som blev godkendt på generalforsamlingen bliver diskuteret på næste møde. Leif følger op på budgettet.
4. Overtagelse af opgaver fra Mona og Gertrud;
Gertruds opgaver:
-Hjemmeside, Stine sørger for at den bliver opdateret, tjekker mailen 1 gang pr. 14 dage, videresender mail til resten af bestyrelsen. I tilfælde af IT problemer skal Thomas Rybak kontaktes.
-Referat skrivning. Det blev aftalt at det skal gå på tur. Det skal efter renskrivning gå til godkendelse hos resten af bestyrelsen med en frist, før det bliver lagt på hjemmesiden.
Monas opgaver:
-Mona havde en liste med uafsluttede spørgsmål/opgaver med. Pkt.1 vedr. hegn, det kommer, men vi afventer kommunen, da det formentlig bliver sat op, når der bliver etableret cykelsti. Pkt. 2 Ulla og Teddys brev, her skal Leif svare, højden på hegnet er forudbestemt til 1,20 meter. Pkt. 3 Keld vil ringe til Christian Ramsby og sikre han har fået svar på sit spørgsmål. Pkt. 4. blot til orientering. Pkt. 5 fyrretræer er blevet genplantet efter de er gået ud eller blevet stjålet. Beslutning om nye træer ligger hos grundejerforeningen. Pkt. 6 vedr. oliering af træværk, det er en beslutning, der ligger på en generalforsamling. Pkt. 7. dyrehegn må max være 1,20 meter, en Grundejerforeningen beslutning. Pkt. 8 græsslåning på voldene og ved fyrretræerne, det bliver gjort 2 gange årligt, samtidig med at der bliver klippet hæk.
5. Fordeling af opgaver;
På næste møde skal listen med opgaver opdateres, pt. er opgavefordelingen følgende:
Formand – Keld
Næstformand – Leif
Kontakt med Sundby rengøring – Kurt/Morten før Kurt/Mona
Kontakt til revisor/ejendomsselskab – Keld/Leif
Elektroniske Postkasse/hjemmeside – Stine
Grundejerforening – Kurt/Leif
Elevator – Kenneth
Nøgleansvar – Morten har universalnøgle, på næste møde skal nøgleansvar fordeles.
Videoovervågning – Morten/Kenneth
Varmecentral – Keld/Leif
Cykeloprydning – Kurt/Susanne
5-års gennemgang – Leif
TOR-rådgiver – Morten/Leif
Bygningsvedligeholdelse – intern vicevært -Leif
Abonnementer/håndværker-elevator – Leif
6. 5-års gennemgang;
Der forhandles lige nu om en forligsmæssig løsning af A-punkterne. Forligsforslag og forbehold blev diskuteret. Leif forhandler videre efter rundsending af diverse forligsforslag. I forbindelse med reparation af tag og tagkrone, kræver Skanska en kontaktperson overfor beboerne, når Skanskas ugelange reparationsarbejde skal foregå i løbet af juli, august eller september. Der er kommet en kreditnota fra EKJ på 6.840 kr., hermed afslutter vi sagen med EKJ. For eftertiden anvender vi TOR som rådgiver vedr. taget. Morten og Leif vil være kontakt personer.
7. Nyt fra grundejerforening;
Der er blevet plantet nye ahorntræer på den østlige del af grønningen, og der bliver sat 2 bænke op ved sansegyngen. Flere ahorntræer er på vej på den vestlige del. Stolperne til de nye cykelstativer bliver boret ned og det er ”slotsgrus” der er anvendt som underlag.
GF og vores egen bestyrelse har tidligere godkendt placeringen af cykelstativer for enden af nr. 15 i ragousabeddet. Stativerne bores ned i det er slotsgrus, der bliver anvendt som underlag.
GF har givet grønt lys for opstilling af cykelstativer til ladcykler langs cykelskuret ud for nr. 9. Der er ikke tilladt med bum på vejen mellem etape 1 og 2 uden Politiets og Kommunens godkendelse, så indtil videre er bum blevet sat på hold.
8. Nyt vedr. elevatorer;
Kenneth var ikke til stede på mødet, så det bliver vendt på næste møde.
9. Nyt fra Rafn og søn;
Der er intet nyt vedr. Rafn og søn. Leif vil senere rykke for en status.
10. Cykelparkering den nye, og tag over de 2 nuværende;
Tilbud på glastag over cykelskuerne foreligger, det koster 53.000 kr. pr. cykelskur. Vi har 4 pr. cykelskur og anslår ca. 90.000 kr. Punktet afventer
11. Oliering af træværk;
Indtil videre afventer vi. Det vil da være en generalforsamlingsbeslutning. Vi tager det op igen til efteråret.
12. Parkering af ladcykler uden for cykelskur;
Det blev godkendt på mødet, at der bliver lavet parkering til ladcykler, som på forhånd er blevet godkendt af Grundejerforeningen. Græsarealet øst for cykelskuret ved motorcykelparkeringen vil blive inddraget og arealet skal belægges med ”slotsgrus”. Susanne undersøger nærmere omkring det vil påvirke friarealer.
13. Cykeloprydning;
Der vil ske oprydning af cykler. Fristen er sat til 1. oktober 2013, og der vil blive sat opslag op i midten af august. De vil blive placeret langs cykelskuret ud for nr. 9 tæt ved motorcykelparkeringen. Susanne undersøger nærmere omkring det lovmedholdelige.
14. Klage fra Maltesen (er tidl. udsendt på mail);
Leif tager en snak med dem.
15. Eventuelt;
- Der er kommet en mail fra Christina Hougaard ang. højden på hækken, det er en arkitekt beslutning. Susanne vil besvare mailen.
- Vedligeholdelse af lyskasser hos beboerne i stueetagen. Det blev vendt at beboerne skal have besked på forhånd, hvis viceværten ønsker adgang til deres have.
- Branddøren i opgange må ikke benyttes som almindelig adgangsdør. Susanne vil lave et nyt opslag og hænge på dørene.
- Låsebussen har været på besøg. Der er tegnet abonnement med dem. De gennemgik alle døre og låse. Der var en del tiltrængte reparationer, som blev ordnet på stedet i løbet af dagen. Hoveddørenes fodbeslag blev sat ud af drift og dørpumpen strammet op, hvorefter dørene ikke skævvrides mere. Leif følger op med indbrudssikring af dørene.
- Lergravsvej lokalplan blev vendt.
Næste bestyrelsesmøde er den 24. september 2013 hos Susanne.
Mødetidspunkt: 13. juni 2013, kl. 19.00
Til stede: Mona, Gertrud, Susanne, Leif, Keld, Morten, Kurt og Stine
Punkt:
1. Valg af referent;
Stine blev valgt.
2. Godkendelse af sidste referat;
Referat fra bestyrelsesmødet den 12 marts 2013 blev godkendt.
3. Punkter fra generalforsamling;
Punkterne fra Generalforsamlingen blev gennemgået. Det blev aftalt at balancen pr. 31/6-13 som blev godkendt på generalforsamlingen bliver diskuteret på næste møde. Leif følger op på budgettet.
4. Overtagelse af opgaver fra Mona og Gertrud;
Gertruds opgaver:
-Hjemmeside, Stine sørger for at den bliver opdateret, tjekker mailen 1 gang pr. 14 dage, videresender mail til resten af bestyrelsen. I tilfælde af IT problemer skal Thomas Rybak kontaktes.
-Referat skrivning. Det blev aftalt at det skal gå på tur. Det skal efter renskrivning gå til godkendelse hos resten af bestyrelsen med en frist, før det bliver lagt på hjemmesiden.
Monas opgaver:
-Mona havde en liste med uafsluttede spørgsmål/opgaver med. Pkt.1 vedr. hegn, det kommer, men vi afventer kommunen, da det formentlig bliver sat op, når der bliver etableret cykelsti. Pkt. 2 Ulla og Teddys brev, her skal Leif svare, højden på hegnet er forudbestemt til 1,20 meter. Pkt. 3 Keld vil ringe til Christian Ramsby og sikre han har fået svar på sit spørgsmål. Pkt. 4. blot til orientering. Pkt. 5 fyrretræer er blevet genplantet efter de er gået ud eller blevet stjålet. Beslutning om nye træer ligger hos grundejerforeningen. Pkt. 6 vedr. oliering af træværk, det er en beslutning, der ligger på en generalforsamling. Pkt. 7. dyrehegn må max være 1,20 meter, en Grundejerforeningen beslutning. Pkt. 8 græsslåning på voldene og ved fyrretræerne, det bliver gjort 2 gange årligt, samtidig med at der bliver klippet hæk.
5. Fordeling af opgaver;
På næste møde skal listen med opgaver opdateres, pt. er opgavefordelingen følgende:
Formand – Keld
Næstformand – Leif
Kontakt med Sundby rengøring – Kurt/Morten før Kurt/Mona
Kontakt til revisor/ejendomsselskab – Keld/Leif
Elektroniske Postkasse/hjemmeside – Stine
Grundejerforening – Kurt/Leif
Elevator – Kenneth
Nøgleansvar – Morten har universalnøgle, på næste møde skal nøgleansvar fordeles.
Videoovervågning – Morten/Kenneth
Varmecentral – Keld/Leif
Cykeloprydning – Kurt/Susanne
5-års gennemgang – Leif
TOR-rådgiver – Morten/Leif
Bygningsvedligeholdelse – intern vicevært -Leif
Abonnementer/håndværker-elevator – Leif
6. 5-års gennemgang;
Der forhandles lige nu om en forligsmæssig løsning af A-punkterne. Forligsforslag og forbehold blev diskuteret. Leif forhandler videre efter rundsending af diverse forligsforslag. I forbindelse med reparation af tag og tagkrone, kræver Skanska en kontaktperson overfor beboerne, når Skanskas ugelange reparationsarbejde skal foregå i løbet af juli, august eller september. Der er kommet en kreditnota fra EKJ på 6.840 kr., hermed afslutter vi sagen med EKJ. For eftertiden anvender vi TOR som rådgiver vedr. taget. Morten og Leif vil være kontakt personer.
7. Nyt fra grundejerforening;
Der er blevet plantet nye ahorntræer på den østlige del af grønningen, og der bliver sat 2 bænke op ved sansegyngen. Flere ahorntræer er på vej på den vestlige del. Stolperne til de nye cykelstativer bliver boret ned og det er ”slotsgrus” der er anvendt som underlag.
GF og vores egen bestyrelse har tidligere godkendt placeringen af cykelstativer for enden af nr. 15 i ragousabeddet. Stativerne bores ned i det er slotsgrus, der bliver anvendt som underlag.
GF har givet grønt lys for opstilling af cykelstativer til ladcykler langs cykelskuret ud for nr. 9. Der er ikke tilladt med bum på vejen mellem etape 1 og 2 uden Politiets og Kommunens godkendelse, så indtil videre er bum blevet sat på hold.
8. Nyt vedr. elevatorer;
Kenneth var ikke til stede på mødet, så det bliver vendt på næste møde.
9. Nyt fra Rafn og søn;
Der er intet nyt vedr. Rafn og søn. Leif vil senere rykke for en status.
10. Cykelparkering den nye, og tag over de 2 nuværende;
Tilbud på glastag over cykelskuerne foreligger, det koster 53.000 kr. pr. cykelskur. Vi har 4 pr. cykelskur og anslår ca. 90.000 kr. Punktet afventer
11. Oliering af træværk;
Indtil videre afventer vi. Det vil da være en generalforsamlingsbeslutning. Vi tager det op igen til efteråret.
12. Parkering af ladcykler uden for cykelskur;
Det blev godkendt på mødet, at der bliver lavet parkering til ladcykler, som på forhånd er blevet godkendt af Grundejerforeningen. Græsarealet øst for cykelskuret ved motorcykelparkeringen vil blive inddraget og arealet skal belægges med ”slotsgrus”. Susanne undersøger nærmere omkring det vil påvirke friarealer.
13. Cykeloprydning;
Der vil ske oprydning af cykler. Fristen er sat til 1. oktober 2013, og der vil blive sat opslag op i midten af august. De vil blive placeret langs cykelskuret ud for nr. 9 tæt ved motorcykelparkeringen. Susanne undersøger nærmere omkring det lovmedholdelige.
14. Klage fra Maltesen (er tidl. udsendt på mail);
Leif tager en snak med dem.
15. Eventuelt;
- Der er kommet en mail fra Christina Hougaard ang. højden på hækken, det er en arkitekt beslutning. Susanne vil besvare mailen.
- Vedligeholdelse af lyskasser hos beboerne i stueetagen. Det blev vendt at beboerne skal have besked på forhånd, hvis viceværten ønsker adgang til deres have.
- Branddøren i opgange må ikke benyttes som almindelig adgangsdør. Susanne vil lave et nyt opslag og hænge på dørene.
- Låsebussen har været på besøg. Der er tegnet abonnement med dem. De gennemgik alle døre og låse. Der var en del tiltrængte reparationer, som blev ordnet på stedet i løbet af dagen. Hoveddørenes fodbeslag blev sat ud af drift og dørpumpen strammet op, hvorefter dørene ikke skævvrides mere. Leif følger op med indbrudssikring af dørene.
- Lergravsvej lokalplan blev vendt.
Næste bestyrelsesmøde er den 24. september 2013 hos Susanne.
Punkter til næste møde:
- Elevator – Kenneth
- Nøgleansvar
- Opgaveliste med ansvarspersoner
- Indbrudssikring af hoveddørene – tilbud
- Budgetopfølgning
- Sparelys foran elevator
Referent
Stine Harbo Sørensen